La correcta gestión del licenciamiento y las actualizaciones de los sistemas CONTPAQi® son fundamentales para asegurar la continuidad operativa, incluyendo el acceso y la funcionalidad para los usuarios adicionales. Es crucial entender cómo las diferentes modalidades de licenciamiento y las promociones impactan la vigencia de estos usuarios.
Restricciones en la Adquisición de Usuarios Adicionales
Es importante tener en cuenta que ciertas promociones y esquemas de licenciamiento tienen limitaciones respecto a la expansión de la base de usuarios. Por ejemplo, en algunas ofertas, No aplica en la compra de usuarios adicionales o crecimiento de usuarios estando en la versión vigente. Esto significa que, en escenarios específicos de promociones, la adquisición o el incremento de usuarios no es compatible si ya se cuenta con la versión actual del sistema.
Beneficios de Usuarios en Esquemas Anuales
Al optar por planes anuales, se pueden obtener ventajas que incluyen la disponibilidad de usuarios sin costo adicional. Una promoción específica indicaba: Ahorra tiempo y dinero contratando en plan anual, durante diciembre recibe 12 meses y paga 11 además usuarios de conexión web sin costo e incluye snapshot de todo el año y la licencia de windows server. Este tipo de ofertas permite integrar usuarios de conexión web, lo que amplía la capacidad de trabajo colaborativo sin incurrir en costos extras por estos usuarios durante el periodo de la promoción anual.
Impacto de las Actualizaciones en la Vigencia del Sistema y Usuarios
La vigencia del sistema CONTPAQi® y, por ende, el acceso para todos los usuarios (incluyendo los adicionales), está directamente ligada a las actualizaciones y al cumplimiento de ciertas condiciones.
- Una garantía común es que Las actualizaciones de sistemas CONTPAQi® adquiridas y activadas a partir del 2 de diciembre 2022, contarán con garantía de actualización sin costo para las versiones mayores que se liberarán durante el 2023. Esta garantía asegura que los usuarios mantendrán su acceso a las nuevas funcionalidades y compatibilidad fiscal sin costos adicionales de actualización por un periodo determinado.
- Para mantener funcionalidades críticas, es importante hacer la actualización a la última versión para poder continuar con el beneficio de timbrado a cero pesos. La continuidad del servicio de timbrado, vital para la emisión de CFDI, depende de mantener el sistema actualizado, lo cual afecta a todos los usuarios que realizan estas operaciones.
La transición entre tipos de licenciamiento también influye en la vigencia y las funcionalidades. Por ejemplo, Aplica en sistemas tradicionales al cambiar al mismo producto en esquema anual. Este cambio puede abrir nuevas oportunidades y beneficios para los usuarios. Asimismo, para asegurar una transición fluida, la serie tradicional debe estar activada antes de cualquier proceso de cambio de licenciamiento. Una vez realizado, al realizar el cambio de licenciamiento se bloqueará la serie con licencia tradicional para venta, lo que confirma la activación del nuevo esquema.
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Condiciones en la Renovación de Licencias
Las renovaciones de los sistemas CONTPAQi® son clave para mantener la operatividad de los usuarios, incluyendo los adicionales. Las condiciones para estas renovaciones suelen especificar que se mantengan las características existentes.
Por ejemplo, en algunos casos se especifica que Aplica en renovaciones mismas características y usuarios. Esto sugiere que para que una renovación sea efectiva bajo ciertas condiciones (o para acceder a promociones de renovación), el número de usuarios y las características del sistema deben permanecer iguales. También se menciona que el número de renovaciones aplica para el mismo sistema y aplica en renovaciones adquiridas en la misma compra para ciertos beneficios.
Puntos Clave sobre Restricciones en Renovaciones y Promociones
Es fundamental conocer las limitaciones de las promociones para una correcta planificación de las licencias:
- Algunas promociones indican: No aplica para renovaciones.
- De igual forma, puede existir la condición de que: No aplica para cambio a licenciamiento anual.
- En el caso de querer una versión superior: No aplica para crecimiento a producto mayor anual (crecimiento comercial).
- Y como regla general, se indica: No es acumulable con otras promociones.
Actualizaciones de Timbrado y Cumplimiento Fiscal
La vigencia de las funcionalidades críticas, como el timbrado de documentos fiscales, se actualiza regularmente para cumplir con las disposiciones del SAT. Esto impacta directamente a todos los usuarios que hacen uso de estas herramientas.
Se ha compartido información importante sobre la Continuidad de timbrado 2022, la cual te ayudará a planear tus actividades comerciales de los siguientes meses. Además, recuerda que estas reglas aplican para Licenciamiento Tradicional, que ayuda al timbrado de CFDI.
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Los sistemas CONTPAQi® reciben Service Packs y mejoras continuas para asegurar su correcta operación. Un ejemplo de esto son las Mejoras de la versión de CONTPAQi® Comercial Premium: Actualización de vigencias de timbrado 3.3 y 4.0. Conforme a la prórroga informada por el SAT, para el uso de la factura electrónica 4.0 al 1 de enero de 2023 y continuando con un periodo de convivencia con la versión 3.3 se realizaron los ajustes necesarios en los sistemas para la actualización de las vigencias de timbrado. Estas actualizaciones son vitales para mantener la vigencia de los procesos fiscales y el acceso a los servicios de timbrado para todos los usuarios.
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