En el entorno de Oracle Fusion Cloud Financials, comprender y verificar el estado de contabilización de una factura es un aspecto fundamental para la gestión financiera. Este proceso se apoya en módulos clave como Oracle Payables y el Oracle Subledger Accounting (SLA).
Introducción a la Contabilización en Oracle R12 con SLA
¿Qué es Oracle Subledger Accounting (SLA)?
Oracle Subledger Accounting (SLA) es el centro de contabilidad en Oracle Application Release 12 (R12). Se utiliza para derivar todos los atributos necesarios para contabilizar una transacción en el Libro Mayor General (Oracle General Ledger).
En R12, SLA se emplea para obtener atributos contables muy básicos, como el monto introducido, el monto contabilizado, la fecha y el código de moneda, así como atributos más complejos, como el Ledger, el ID de combinación de códigos y los períodos. Después de derivar estos atributos contables, las transacciones se transfieren al GL desde SLA. De esta manera, en R12, ningún submódulo (AP, PO, PA, etc.) transfiere las transacciones directamente al GL, sino que todas las transacciones se transfieren al GL siguiendo estos dos pasos:
- Los submódulos transfieren los datos a SLA.
- SLA deriva la información contable y transfiere los datos a GL.
SLA ofrece la flexibilidad de gestionar todas las reglas contables en un solo lugar, actuando como una fuente única de verdad para el GL. No existe una responsabilidad separada para acceder a la configuración de SLA o ver las transacciones generadas por SLA; más bien, se puede acceder a la configuración de SLA y revisar las transacciones contabilizadas mediante menús extendidos adjuntos a cada módulo de submódulos.
Proceso de Contabilización en SLA
El funcionamiento de SLA implica varios pasos clave:
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- Registro de Transacciones de Submódulos en SLA: Después de validar, aprobar o costear la transacción en el módulo respectivo, el submódulo llama a la API de SLA para crear una referencia de la transacción validada en SLA. Esta referencia se conoce como EVENTO. Los eventos se crean llamando a la API pública “xla_events_pub_pkg.create_events” proporcionada por SLA. Depende de los submódulos cómo llamar a la API; por ejemplo, Oracle Payables la llama cuando el usuario crea la contabilidad para la factura. Al llamar a esta API, Oracle pasa un ID único y una clase de evento, que puede ser un ID de factura, un ID de distribución de orden de compra o un ID de elemento de gasto, entre otros. Tan pronto como el submódulo genera un evento en SLA, SLA devuelve un event_id único, que servirá como referencia para todas las entradas contables generadas por SLA. Una vez que el evento se crea correctamente en SLA, significa que la transacción está registrada en SLA para su contabilización.
- Creación de Líneas Contables por SLA: Después de registrar el evento en SLA, se pueden crear entradas contables ejecutando el programa XDODTEXE. Este ejecutable es proporcionado por SLA y es utilizado por todos los submódulos con diferentes nombres de programas concurrentes. Aproximadamente 160 programas concurrentes utilizan el mismo ejecutable, por ejemplo, en Proyectos se usa con el nombre “PRC: Create Accounting”. Este ejecutable realiza las siguientes acciones:
- Recopila información de las tablas base en los submódulos.
- Deriva los atributos contables basándose en los datos obtenidos de los submódulos.
- Deriva el ID de combinación de códigos basándose en las reglas de negocio.
- Crea líneas de diario basadas en la definición de diario predefinida.
- Crea líneas en las tablas XLA_AE_HEADERS y XLA_AE_LINES.
Control de Períodos Contables en Oracle Payables
El estado de los períodos contables en Oracle Payables es crucial para determinar si una factura puede ser contabilizada. Payables permite ingresar facturas, registrar pagos y anular pagos en períodos contables abiertos. Es posible ingresar facturas en ejercicios futuros, pero no se podrá contabilizar ninguna factura en períodos futuros hasta que el estado del período cambie a Abierto. Cuando se actualiza un Estado de Período a Cerrado, Payables comprueba automáticamente si tiene alguna factura, pago sin contabilizar o cualquier lote de pagos sin confirmar en ese período. Si tiene algún registro no contabilizado o un lote de pagos sin confirmar, Payables informa que tiene excepciones y le permite ejecutar, a través del botón Excepciones, el Informe Excepciones de Cierre de Período. Los períodos de Payables están separados de sus períodos de General Ledger. Para ello, se puede navegar a una Responsabilidad de Payables >> Contabilidad >> Controlar Períodos de Cuentas por Pagar.
A continuación, se detallan los estados de los períodos y sus implicaciones para la contabilización de facturas:
| Estado del Período | Descripción | Permite Ingresar Facturas | Permite Contabilizar Facturas |
|---|---|---|---|
| Nunca abierto | Payables no permite ingresar facturas o pagos en un período que no ha sido abierto. Cuando se define un periodo se asigna un estado de Nunca abierto. | No | No |
| Futuro | Payables permite ingresar facturas en un período futuro. Se aplica una retención de contabilización y el pago de cualquier factura que se ingrese en un período futuro cuando trabaja con flujo de aprobación. Esto se libera cuando se abre el período y vuelve a enviarse a Aprobación. | Sí | No (se aplica una retención) |
| Abierto | Payables permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un periodo abierto. | Sí | Sí |
| Cerrado | Payables no permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un período cerrado. Puede volver a abrir un período cerrado si los períodos correspondientes de General Ledger y Purchasing están abiertos. | No | No |
| Cerrado Permanentemente | Payables no permite ingresar, contabilizar y anular facturas o pagos en un período cerrado permanentemente. | No | No |
Verificación de Facturas Contabilizadas y su Estado
Acceso a Transacciones Contabilizadas de SLA
Para verificar las transacciones contabilizadas por SLA, se pueden utilizar menús extendidos adjuntos a cada módulo de submódulos, lo que permite revisar las transacciones contabilizadas.
Informes Clave para la Verificación de Facturas
Oracle Payables ofrece una variedad de informes que son esenciales para revisar el estado y la contabilización de las facturas. A continuación, se describen algunos de los más relevantes:
- Posted Invoice Register (Registro de Facturas Contabilizadas): Utilice este informe para revisar las facturas contabilizadas en un período particular. Las facturas se contabilizan al ejecutar el programa "Payables Transfer to General Ledger". El "Posted Invoice Register" lista cada cuenta de Pasivo de Cuentas por Pagar y las facturas contabilizadas en dicha cuenta, junto con la información del proveedor y el monto para cada factura. Payables muestra el monto de la factura y el monto de distribución contabilizado en la moneda de la factura. También muestra el monto de distribución contabilizado en su moneda funcional para una conciliación más sencilla con su libro mayor general. También puede utilizar este informe para conciliar las variaciones entre el monto de una factura y su monto de distribución. Las variaciones pueden resultar de la reversión de distribuciones o de entradas de corrección.
- Accounts Payable Trial Balance (Balance de Comprobación de Cuentas por Pagar): Utilice este informe para conciliar la actividad de cuentas por pagar con el Libro Mayor General. Este informe lista todas las facturas abiertas de los proveedores y el monto total pendiente de pago a ellos en una fecha particular. Todos los proveedores se agrupan según la cuenta de pasivo. Es útil para identificar facturas que aún no han sido completamente procesadas o pagadas.
- Invoice Register (Registro de Facturas): Utilice este informe para revisar todas las facturas ingresadas según ciertos parámetros. Puede ser utilizado para archivar las facturas diarias por lotes. Para revisar todas las facturas no aprobadas en un lote, seleccione el nombre del lote y la opción 'Unapproved Invoices only' como 'Yes'. Para revisar todas las facturas canceladas por período, seleccione el período contable y la opción 'Cancelled Invoices only'.
- Invoice History Report (Informe de Historial de Facturas): Utilice este informe para revisar todas las transacciones relacionadas con un proveedor. Este informe se puede usar principalmente para conciliar saldos con el proveedor. El sistema proporciona todos los detalles de todas las transacciones, como el monto de la factura, el número de factura y el monto restante contra cada factura. El saldo del proveedor también se muestra al final de las transacciones.
- Invoice on Hold Report (Informe de Facturas Retenidas): Utilice este informe para verificar todas las facturas que están retenidas antes de aprobarlas. Proporcione un nombre de retención como parámetro para obtener todas las facturas que están retenidas debido a esa retención. Este informe es clave para entender por qué una factura podría no haber sido contabilizada.
- Matching Hold Detail Report (Informe de Detalle de Retenciones por Coincidencia): Utilice este informe para revisar información detallada de cuentas por pagar y compras para facturas con retenciones por coincidencia y liberaciones de retenciones por coincidencia. Puede imprimir este informe antes de iniciar un lote de pagos para determinar si liberar manualmente alguna factura para el pago. Puede ayudar a identificar a los proveedores que frecuentemente tienen facturas con retenciones por coincidencia.
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