La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros. Muchas veces, contabilización de la nómina y registro contable de la nómina se usan como sinónimos, pero no son lo mismo. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización.
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo. Las llamadas “pólizas de diario” registran las operaciones que se producen dentro de la empresa. Llevar registro del desempeño de la empresa en materia de egresos por la remuneración de empleados.
¿Cómo se Contabiliza el Pago de la Nómina?
Ahora sí, ha llegado el momento de ponernos en acción, vamos a responder el siguiente interrogante: ¿cómo se contabiliza el pago de la nómina? En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina. Es decir, el uso de software especializado en la gestión del pago a los trabajadores.
Como te adelantamos, esta es una actividad que está enteramente alineada al cálculo de nómina.
Conceptos Clave en la Contabilización de la Nómina
- Percepciones: Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas patronales.
Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador. Ahora bien, cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente. Sueldo de los trabajadores.
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Por otro lado, es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades.
Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados. Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Tipos de Póliza
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. ¿A qué se debe este crecimiento en la adopción de soluciones digitales? A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos. En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
Beneficios de Automatizar la Contabilización de la Nómina
La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Ahora bien, esto no tiene por qué ser así. ¿Cómo puede ayudarte la automatización de la contabilización de la nómina a resolver esta gestión?
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- Ganar agilidad. Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la productividad. Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar eficiencia.
- Mejor toma de decisiones. Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida implementación.
La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal. Depende del calendario de pagos de la empresa.
Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
Ejemplo de Ajuste Anual del ISR
Cuando el empleador realiza el ajuste anual a sus trabajadores en términos del artículo 97 de la LISR, de los resultados que obtenga entre el ISR a cargo y el saldo a favor entre los distintos trabajadores, se cuenta con las siguientes opciones: la diferencia que resulte a favor del contribuyente, compensarla contra la retención de diciembre y las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario posterior, y compensar los saldos a favor de un contribuyente contra las cantidades retenidas a las demás personas, siempre que se trate de contribuyentes que no estén obligados a presentar declaración anual
Para ver la aplicación de estos puntos, considérese el siguiente ejemplo:
ISR a Cargo (Favor) del Ajuste Anual
| Concepto | Trabajador uno | Trabajador dos | Trabajador tres | Trabajador cuatro |
|---|---|---|---|---|
| ISR a cargo | $1,463.46 | $37,558.43 | $60,075.06 | $44,778.75 |
| Menos: Retenciones del ejercicio | 2,285.31 | 36,540.00 | 60,846.00 | 43,601.00 |
| Igual: ISR a cargo (favor) del ajuste anual | ($821.85) | $1,018.43 | ($770.94) | $1,177.75 |
El empleador debe retener el ISR a cargo del ajuste anual a sus trabajadores dos y cuatro. Respecto a los trabajadores que obtuvieron un saldo a favor, se tienen dos opciones: La primera es compensarlo contra el ISR a retenerles en el mismo periodo del ajuste y si aún resulta un remanente a favor, puede aplicarse contra las retenciones que deban efectuarles en 2021.
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Ingresos Netos a Pagar
| Concepto | Trabajador uno | Trabajador dos | Trabajador tres | Trabajador cuatro |
|---|---|---|---|---|
| Salario | $5,499.90 | $17,802.00 | $25,290.90 | $20,478.00 |
| Menos: ISR correspondiente al salario | 352.49 | 3,286.02 | 5,379.71 | 3,855.81 |
| Más/Menos: ISR a cargo (favor) del ajuste anual sin exceder del anterior | (352.49) | 1,018.43 | (770.94) | 1,177.75 |
| Igual: Ingresos netos a pagar | $5,499.90 | $13,497.55 | $20,682.13 | $15,444.44 |
Remanente del ISR a Favor del Ajuste Anual
| Concepto | Trabajador uno | Trabajador tres |
|---|---|---|
| ISR a cargo (favor) del ajuste anual | $821.85 | $770.94 |
| Menos: ISR correspondiente al salario | 352.49 | 5,379.71 |
| Igual: Remanente del ISR a favor del ajuste anual | $469.36 | $0.00 |
La segunda opción es efectuarles la devolución del saldo a favor utilizando el ISR retenido a los trabajadores con saldo a cargo.
¿Qué es el ISR Retenido?
Las retenciones de ISR (Impuesto Sobre la Renta) son un aspecto crucial de la tributación en muchos países, incluyendo México. Si trabajas o recibes ingresos por servicios profesionales, es probable que hayas oído hablar de ellas. Las retenciones de ISR por salarios son una práctica común en el ámbito laboral. Cuando eres empleado, tu patrón hace el cálculo del impuesto sobre la renta que debes pagarle al fisco de acuerdo con el salario que se te paga y finalmente tu empleador lo descuenta (lo retiene) de tu salario, para pagárselo al SAT.
El ISR retenido es la cantidad de impuesto sobre la renta que tu empleador retiene de tu salario antes de que lo recibas. El cálculo del ISR retenido en sueldos y salarios se basa en una fórmula que toma en cuenta tu salario bruto, deducciones permitidas y las tasas impositivas vigentes. Esta fórmula puede variar según la legislación fiscal de tu país o región.
El ISR retenido se considera un anticipo del impuesto sobre la renta que debes pagar al final del año fiscal. Cuando presentas tu declaración de impuestos, este monto se compara con el impuesto real que debes. Si has tenido retenciones mayores a tu obligación tributaria, puedes recibir un saldo a favor.
En el caso de las retenciones por salarios, es tu empleador quien retiene el ISR de tus ingresos y lo remite a la autoridad fiscal.
¿Es posible recuperar el ISR retenido?
Sí, es posible si es que al final del año fiscal resulta que te han retenido más de lo que debías. Esto sucede comúnmente cuando tienes deducciones o estimulos fiscales que no fueron considerados en las retenciones mensuales. Para recuperar el exceso de retenciones, deberás presentar tu declaración de impuestos de manera adecuada y seguir los procedimientos establecidos por la autoridad fiscal.
El ISR retenido en nómina se refiere específicamente a las retenciones realizadas por un empleador a sus empleados. Estas retenciones se calculan en función del salario de cada empleado y las tasas impositivas correspondientes.
El Impuesto sobre la Renta (ISR) retenido no siempre se devuelve automáticamente. La devolución del ISR retenido depende de varios factores, incluyendo tu situación fiscal personal y las leyes tributarias de tu país.
En México, la retención del 10% de ISR es una práctica común en ciertas situaciones.
Las retenciones son una parte esencial para poder cumplir con tu responsabilidad fiscal. Entender cómo funcionan las retenciones de ISR te ayudará a tomar decisiones financieras adecuadas y a evitar sorpresas desagradables al presentar tu declaración de impuestos.