La naturaleza esencial del registro para el contribuyente es la consecuencia de recibir un NIT en la Ley de Registro, necesario para presentar declaraciones de impuestos, realizar pagos, comunicarse con la administración de forma general, y requerido en las transacciones financieras y comerciales. Hoy en día, en muchos países, el ciudadano que no tiene un NIT tiene una vida llena de obstáculos. Para la administración, se deriva de que el registro es la fuente original de información básica para identificar, localizar, clasificar a los contribuyentes y crear sus obligaciones tributarias. El registro requiere una ley que lo respalde, de modo que se puedan implementar los requisitos necesarios para su existencia y administración, incluidas sanciones y multas por infracciones. El documento presenta alternativas para adoptar el tipo de regulación más adecuado a la cultura y organización política del país.
La Fiabilidad de la Información Registrada
La fiabilidad de los datos registrados es una preocupación permanente de la administración tributaria. Un control efectivo de los omitidos y morosos depende de la actualización de los datos de identificación, ubicación y obligaciones de los contribuyentes; adicionalmente, los datos de actividad económica y tipo de sociedad son importantes para la gestión de riesgos y auditoría. La fiabilidad de estos datos es esencial para notificar, inspeccionar, auditar y tomar acciones legales y administrativas en la corrección de irregularidades. El texto recomienda medidas y técnicas para el registro y actualización fiables de los datos.
Ocasionalmente se encuentran registros disfuncionales, y no es posible usarlos para detectar omisiones en la presentación de declaraciones, para comunicarse con los contribuyentes o para apoyar la auditoría. El principal problema es la existencia de una alta proporción de contribuyentes con estado activo que no están en operación, o al menos no están actualizados en el registro. El documento analiza las posibles causas de estas desviaciones, las formas de evitarlas y presenta recomendaciones para depurar la información del registro. El CIAT ha desarrollado una herramienta que permite a las administraciones realizar un autodiagnóstico de sus registros, útil para evaluar y establecer objetivos de mejora.
Proceso y Requisitos de Inscripción
El proceso de inscripción al padrón estatal consta de cinco pasos, en los cuales usted debe registrar y guardar información, recibiendo al finalizar, un aviso de aceptación de solicitud. El primer paso es obtener el manual de Inscripción al Padrón Estatal, el cual de manera explícita le muestra el proceso de inscripción. En el capítulo se explican: la información estándar que debe formar parte del registro, el posible estado de un contribuyente no registrado y la necesidad de usar procedimientos formales para los cambios.
Para la inscripción de una persona física o moral, cuyo domicilio fiscal principal se encuentre en otro estado, el contribuyente deberá presentar copia de la apertura del establecimiento o sucursal efectuada ante el SAT, así como Constancia de Situación Fiscal emitida por el mismo Órgano. Es importante considerar que los archivos no deben tener un tamaño superior a 5mb. Como parte del proceso, la comunicación se establece mediante un correo electrónico que determina el propio contribuyente al capturar los datos en la solicitud de inscripción al padrón estatal.
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Al finalizar el proceso, se puede recibir un Aviso de Registro Patronal (IMSS en el estado de Querétaro) y tarjeta de identificación patronal, según corresponda al tipo de inscripción.
Modernización y Simplificación del Registro
A nivel mundial y de varias maneras, las administraciones tributarias han ido reduciendo el tiempo y el costo necesarios para crear empresas, simplificando y unificando los procesos y el registro y concesión de licencias de las empresas. Se presentan alternativas para alcanzar estos objetivos. También hay sugerencias para, aunque no sean simultáneas con otros órganos de registro, facilitar el registro y la actualización de la información mediante formularios en línea, observando las restricciones indicadas en el texto. Al mismo tiempo, el objetivo es fomentar la legalización de las microempresas informales mediante la creación de nuevos tipos de personas jurídicas individuales. El documento presenta nuevas tecnologías que facilitan los procesos de registro y actualización y la fiabilidad en la información capturada.
Comunicación con el Contribuyente: El Domicilio Electrónico
La comunicación al contribuyente de resoluciones y actos que afecten a sus derechos e intereses es un requisito legal para la administración tributaria. En los países de cultura latino-germánica es obligatorio hacer notificaciones formales, bajo pena de perder la efectividad del acto administrativo. El texto describe los requisitos habituales para que una notificación produzca efectos sobre la forma y el contenido del documento, la dirección, el medio de entrega y de quién puede recibirse la notificación.
Hasta unos años, la regla era enviar la notificación al domicilio fiscal del contribuyente, informado en el registro. Algunas administraciones aceptaban actualizaciones de direcciones mediante la declaración anual del impuesto sobre la renta. La creación del domicilio electrónico del contribuyente, ya adoptado por la mayoría de los países, según ISORA, ha facilitado un cambio, proporcionado agilidad y seguridad a la comunicación entre la administración y el contribuyente por un costo muy bajo. La dirección electrónica autorizada tiene todos los elementos legales de un domicilio fiscal.
Las notificaciones, instrucciones y comunicaciones en general son enviadas por la administración a esta dirección de correo electrónico en el buzón de correo electrónico fiscal, ubicado en la oficina virtual de la administración tributaria. Esto es un camino evidente. Se pueden proporcionar servicios de apoyo adicionales mediante el uso de mensajería instantánea, SMS o correos electrónicos enviados a teléfonos móviles y direcciones registradas por el contribuyente para advertir que una comunicación está llegando al buzón. El capítulo presenta las decisiones estratégicas clave para la implementación del domicilio electrónico y sus principales características.
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Recursos y Contacto
Para cualquier duda o comentario relacionado con Inscripciones a impuestos estatales, favor de comunicarse al 227 18 00 extensiones 2227 y 2229 o acudir a Madero 105, 1er. Piso, Col. en las oficinas de la dirección de ingresos. Adicionalmente, las declaraciones y pagos pueden realizarse mensualmente ingresando al portal de Recaudanet, www.recaudanet.gob.mx, a nombre de Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro.
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