El artículo 33 del Código de Comercio establece que todo comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema debe permitir identificar las operaciones individuales y sus características, conectar dichas operaciones con los documentos comprobatorios originales, y seguir la huella de las operaciones desde su origen hasta los estados financieros.
Obligaciones Generales según el Código de Comercio
El artículo 37 del Código de Comercio establece que todos los registros contables deben llevarse en castellano, independientemente de la nacionalidad del comerciante. Además, el artículo 46 obliga a todo comerciante a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años.
Libros Contables Específicos
El artículo 35 del Código de Comercio detalla que en el libro mayor se deben anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
En el libro de actas que cada sociedad debe llevar, según el artículo 41 del Código de Comercio, se debe expresar: la fecha respectiva, los asistentes a las juntas generales, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos tomados (consignados a la letra), y los votos emitidos cuando las votaciones no sean económicas. Para las actas del consejo de administración, solo se requiere la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados.
Contabilidad Electrónica y Disposiciones Fiscales
El artículo 28, fracción III, del Código Fiscal de la Federación (CFF) indica que los registros o asientos que integren la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el reglamento del mismo código y las disposiciones de carácter general que emita el SAT. La documentación comprobatoria de los registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Lea también: ¿Qué es el Manejo de Registros Contables?
El artículo 33, rubro B, del Reglamento del CFF precisa los requisitos que deben reunir los registros o asientos contables; asimismo, para el registro de las operaciones deberá incluirse en el catálogo de cuentas el código agrupador de cuentas del SAT, contenido en el anexo 24 de la RMF para 2015.
Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos.
Postulados Básicos de las Normas de Información Financiera (NIF)
Según las normas de información financiera (NIF), en específico la A-1, denominada "Estructura de las normas de información financiera", la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad (transacciones, transformaciones internas y otros eventos) y que producen sistemática y estructuradamente información financiera.
La NIF A-1 señala que el postulado básico que obliga a la captación de la esencia económica en la delimitación y operación del sistema de información contable es el de sustancia económica, mientras que los postulados establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas que lleva a cabo una entidad y otros eventos que la afectan económicamente.
La NIF B-2, denominada "Postulados básicos", precisa las características de los postulados mencionados como sigue:
Lea también: Dominando los registros contables en la construcción
Sustancia Económica
La sustancia económica debe prevalecer en la delimitación y operación del sistema de información contable, así como en el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidad. Lo anterior, con objeto de incorporar los efectos derivados de las operaciones de acuerdo con su realidad económica y no sólo en atención a su forma jurídica, cuando una y otra no coincidan. Debe otorgarse, en consecuencia, prioridad al fondo o sustancia económica sobre la forma legal.
Ejemplo: Contablemente, si una entidad económica eroga en un periodo contable $10,000 por concepto de papelería, esto debe reflejar los estados financieros en una cuenta de gastos que se denomine "Papelería"; sin embargo, si de $10,000 una parte ($2,500) no se comprobó con documentación que reúna requisitos fiscales, algunas personas dan prioridad al efecto fiscal, por lo que registran $2,500 en una cuenta global de gastos denominada "No deducibles", y la diferencia ($7,500) la llevan a la cuenta de gastos de "Papelería". Esto último no está permitido por dicho postulado.
Devengación Contable
Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse de manera contable en su totalidad, en el momento en que ocurren, independientemente de la fecha en la que se consideren realizados para fines contables.
Al efecto, debe tomarse en cuenta lo siguiente:
- La contabilidad sobre una base de devengación contable (o sobre una base de acumulación) no sólo capta operaciones pasadas que representaron cobros o pagos de efectivo, sino también obligaciones de pago en el futuro y recursos que representan efectivo a cobrar en el futuro. En este sentido, es importante considerar que la contabilidad no debe basarse en el flujo de efectivo.
- La realización se refiere al momento en el que se materializa el cobro o el pago de la partida, lo cual normalmente sucede al recibir o pagar efectivo o sus equivalentes, o bien, al intercambiar la partida por derechos u obligaciones, por ejemplo, cuando el cobro o el pago de la partida se efectúa con un activo fijo. Así, la partida se considera devengada cuando ocurre, en tanto que se considera realizada para fines contables cuando es cobrada o pagada. Por consiguiente, el momento de devengación contable de una partida podrá no coincidir necesariamente con su momento de realización.
- Este postulado también comprende el concepto de periodo contable; y asume que la actividad económica de la entidad, la cual tiene una existencia continua, puede ser dividida en periodos convencionales, los cuales varían en extensión, para presentar la situación financiera, los resultados de operación, los cambios en el capital contable o patrimonio contable y los cambios en su situación financiera, incluyendo operaciones, que si bien no han concluido totalmente, ya han afectado económicamente a la entidad. Para este fin, se establece que el periodo contable sea equivalente a un ciclo normal de operaciones de la entidad, cuando éste sea igual o mayor a un año; cuando el ciclo sea menor a un año, debe considerarse periodo contable el ejercicio social de la entidad.
Asociación de Costos y Gastos con Ingresos
Los costos y gastos de una entidad deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo, independientemente de la fecha en que se realicen. Este postulado es el fundamento del reconocimiento de una partida en el estado de resultados integral; es decir, los ingresos deben reconocerse en el periodo contable en el que se devenguen, e identificar los costos y gastos (esfuerzos acumulados) que se incurrieron o consumieron en el proceso de generación de tales ingresos. Ejemplo: las ventas generadas y el costo de ventas correspondiente.
Lea también: Contabilidad empresarial simplificada
Valuación
Los efectos financieros derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afecten económicamente a la entidad, deben cuantificarse en términos monetarios, atendiendo a los atributos del elemento a ser valuado, a fin de captar el valor económico más objetivo de los activos netos.
En un reconocimiento inicial, el valor económico más objetivo es el valor original de intercambio al momento en que se devengan los efectos económicos de las operaciones, o una estimación razonable que se haga del mismo.
tags: #registros #contables #requisitos #legales