En el ámbito de las transacciones comerciales y financieras, los comprobantes de pago son documentos esenciales que actúan como una evidencia tangible de esa transacción. Un comprobante de pago es un documento que funciona como una prueba de que se ha entregado un bien o servicio a cambio de una contraprestación económica, ya sea en efectivo, cheque, transferencia bancaria u otros medios de pago.
“Tanto un ingreso como un gasto suponen una corriente económica en la que no existe movimiento de dinero (recibir una factura, por ejemplo). Es decir, a diferencia de una factura, que con frecuencia se entrega antes de que el dinero haya cambiado de manos, un comprobante de pago “es un documento justificativo que da evidencia de una transacción financiera en la cual se ha realizado un pago o cobro de la operación”." La digitalización ha reforzado aún más su utilidad, facilitando el acceso, el archivo y la trazabilidad de estos documentos. La transición hacia formatos electrónicos ha transformado la forma en la que empresas y profesionales gestionan sus comprobantes de pago. En México, muchas empresas ya han migrado a procesos 100% digitales para ahorrar tiempo y reducir costos.
El Rol de la CNBV en la Regulación de Medios de Pago Electrónicos
La Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) es el órgano regulador que supervisa a las entidades financieras en México. La Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) desempeña un papel crucial en la regulación y supervisión de las fintech en México. Particularmente, las Disposiciones de Carácter General han abordado la necesidad del uso de los medios electrónicos como: la firma electrónica, la firma electrónica avanzada y factores de autenticación. La CNBV exige que los contratos digitales incluyan autenticación del cliente, seguridad robusta, trazabilidad de cada paso y cumplimiento de lineamientos técnicos y operativos.
Sin embargo, si tus contratos no cumplen con lo que exige la CNBV, pueden ser impugnados o invalidados. En pocas palabras: es como si no tuvieras contrato.
Requisitos Específicos de la CNBV para Contratos Digitales y Fintech
En los últimos años, la CNBV ha adaptado sus disposiciones para permitir la contratación de comisionistas de base tecnológica, es decir, terceros que actúan en nombre de instituciones financieras a través de plataformas digitales. Además de la documentación financiera, la CNBV revisa los mecanismos de seguridad digital, como la validación de identidad mediante documentos oficiales, pruebas biométricas y otros métodos que aseguran la autenticidad de los usuarios.
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La CNBV exige que las fintech adopten mecanismos robustos que aseguren que cada usuario sea quien dice ser. Además de la validación de identidad, la CNBV exige que las fintech implementen estrictas medidas de protección de datos personales y biométricos. Las fintech deben garantizar que los datos de sus clientes, como información financiera y datos biométricos, estén resguardados bajo sistemas avanzados de encriptación y medidas de ciberseguridad. Las fintech que operan bajo la regulación de la CNBV deben garantizar la transparencia en el manejo de los datos y la confidencialidad de la información. Las instituciones deben conservar evidencia verificable de cada etapa del proceso contractual: autenticación, consentimiento y ejecución.
A continuación, se detallan algunos requisitos clave:
- La validación del cliente debe realizarla la institución financiera antes de cualquier operación.
- Una vez autenticado el cliente, el comisionista puede acceder a su información únicamente durante la operación.
- Los contratos deben contemplar medidas de protección como cifrado de extremo a extremo, autenticación multifactor y uso de llaves digitales.
- La institución financiera debe informar al cliente de manera clara sobre qué datos se recopilan, cómo se utilizan, con quién se comparten y qué derechos tiene sobre ellos.
- Las instituciones deben conservar evidencia verificable de cada etapa del proceso contractual: autenticación, consentimiento y ejecución.
- Toda contratación con comisionistas tecnológicos requiere autorización o aviso expreso de la CNBV, según el uso, integración y acceso o manejo de información o bases de datos que se vayan a tratar.
La CNBV, en su rol regulador, seguirá adaptando las normativas para garantizar que las fintech incorporen las mejores prácticas tecnológicas en la validación de identidad.
El Sistema de Pagos Electrónicos Interbancarios (SPEI) y el Comprobante Electrónico de Pago (CEP)
SPEI® es un sistema desarrollado y operado por el Banco de México que permite al público en general realizar en cuestión de segundos pagos electrónicos, también llamados transferencias electrónicas, a través de la banca por internet o de la banca móvil. Hacer pagos a través del SPEI® es muy seguro pues estas operaciones se realizan a través de un ambiente o red privada y protegida.
Características y Proceso del SPEI
- Este servicio se solicita directamente con la institución financiera donde tienes tu cuenta.
- Aunque generalmente tiene un costo (puede ser una cuota mensual o por cada pago enviado), ¡vale la pena!
- Por seguridad, el servicio de envío de transferencias de las entidades financieras podrían solicitar dar de alta previamente la cuenta que recibirá el pago, la cual puede usarse después de cierto tiempo.
- Si realizas operaciones por montos menores a 1,500 UDIS, los tiempos de procesamiento son reducidos y en muchos casos el registro de la cuenta beneficiaria se simplifica.
El número de referencia (folio de hasta siete dígitos) y el concepto de pago (una leyenda de hasta 40 dígitos) son datos que le llegaran a la persona que recibe el pago; también recibirás el identificador del pago que generó tu banco conocido como clave de rastreo. Esta información permite identificar el pago en los estados de cuenta (en papel o electrónico) así como rastrear el pago en caso de futuras aclaraciones. Te recomendamos acordar con quien recibirá el pago por el SPEI® cuál será la leyenda o texto que usarán en el concepto de pago.
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El Comprobante Electrónico de Pago (CEP)
¿Se te olvidó imprimir o guardar tu comprobante? Tu pago nunca se extravía.
- El Comprobante Electrónico de Pago (CEP) es un comprobante o documento electrónico que emite el Banco de México con fines informativos para avalar la realización de un pago.
- MI-SPEI es un servicio de información a través del cual puedes consultar el estado de un pago mediante la clave de rastreo o el número de referencia que tu banco te proporcionó al momento de realizarlo. Este módulo de información te permite conocer, por ejemplo, si el pago fue devuelto por alguna razón o si nunca se dio. Se informa cuando el pago fue cancelado por el banco en donde tiene la cuenta quién lo solicitó.
¿Quieres validar un CEP? El CEP puede obtenerse en un formato de impresión (PDF) así como en un archivo de datos (XML). Esto es, puedes validar que el sello digital con el que se firmó el comprobante electrónico, así como la información contenida en el mismo, corresponden con la información proporcionada por el banco que recibió el pago en el SPEI®.
Factura Electrónica 4.0 y su Interacción con la CNBV
A partir del 1 de abril de 2023, de conformidad con el “Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2022” expedida por el Servicio de Administración Tributaria, la Comisión Nacional Bancaria y de Valores inició con la expedición de la Factura Electrónica versión 4.0. En caso de realizar pagos por concepto de productos o aprovechamientos, no es necesario registrarse en el SCPADI.
La Importancia de la Gestión Adecuada de Comprobantes de Pago Electrónicos
Los comprobantes de pago sirven como registro de las transacciones realizadas en las que ha habido un movimiento de flujos monetarios. Esto es importante, por ejemplo, para cuidar la salud financiera y poder hacer un mejor seguimiento de lo que entra y lo que sale. En el caso de las empresas, por ejemplo, estas tienen la obligación de guardar diferente documentación contable durante un mínimo de años. Los comprobantes de pago les servirán en inspecciones fiscales o para probar que compraron y pagaron eso que se han deducido fiscalmente.
Los comprobantes de pago cumplen múltiples funciones dentro de la actividad económica diaria:
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- Cumplimiento fiscal: Son esenciales para justificar ingresos y gastos.
- Respaldo legal: Funcionan como evidencia en caso de disputas, reclamaciones o auditorías.
La gestión adecuada de los comprobantes de pago es fundamental para mantener la integridad financiera de una organización. Los comprobantes de pago son esenciales para garantizar la transparencia, la legalidad y el control financiero en cualquier organización.
Pagar con tarjeta es habitual en compras de productos de equipamiento personal y para el hogar cuando se hacen en centros comerciales y grandes almacenes, y en compras en hipermercados u 'online'. En estos casos, al igual que cuando los pagos se hacen a través de un dispositivo móvil o por internet (es decir, cuando no son en efectivo o con un cheque), la transacción queda registrada en el banco de forma automática, por lo que no sería imprescindible solicitar ese comprobante de pago.
En el Portal Cliente Bancario del Banco de España coinciden con que en muchas ocasiones no es necesario ese “pedir copia” del pago con tarjeta, pero recomiendan siempre fijarse bien en las cantidades en el momento de pagar para asegurarse de que el importe es el correcto. Además, una cosa es la copia, el resguardo del TPV, y otra el ‘ticket’ de compra. Este último, que en muchos comercios ya es posible obtener de forma electrónica, sí recomiendan guardarlo para comprobar que ambas cantidades -la que aparece en el ‘ticket’ y la pagada- coinciden. Si, por ejemplo, nos damos cuenta de que nos han cobrado de más, el ‘ticket’ solo no valdría como prueba: necesitamos ese comprobante de pago que muestre que en realidad la cantidad que pagamos fue superior a la indicada.
En última instancia, los comprobantes de pago son básicos para llevar un buen control de nuestras finanzas personales y, por lo tanto, cuidar nuestra salud financiera. “Nuestras finanzas deben tener toda la información necesaria para la toma de decisiones y por ello es muy recomendable no solo tener en cuenta el devengo de la operación, es decir, cuándo se realiza, sino también cuándo realmente se paga, que en muchos casos coincide, pero en el ámbito empresarial no suele”, señala el profesor de la UNIR.
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