La inscripción de los trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es una opción que los empleadores pueden tomar para cumplir con las obligaciones fiscales en México.
El Artículo 27 del Código Fiscal de la Federación estipula la obligación de los empleadores de solicitar la inscripción al RFC para aquellos trabajadores a quienes se les realicen pagos por sueldos y salarios. De acuerdo con la fracción V del artículo 99 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, es obligación del patrón registrar, en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), a las personas que contraten para prestar servicios subordinados.
Esta obligación durante muchos años se cumplió presentando la DIM, en la información de salarios y subsidio al empleo, proporcionando la CURP de los trabajadores y su clave del RFC a 10 posiciones. Ahora que las nóminas serán CFDI, necesitamos la clave del RFC de los asalariados a 13 posiciones, por lo cual deberemos inscribir en dicho Registro a las personas que no demuestren estar inscritas o no proporcionen su clave completa.
Cuándo Inscribir a un Trabajador
La ficha indica que la inscripción de trabajadores aplica únicamente cuando estos no han sido inscritos anteriormente en el RFC. Por tanto, si el patrón contrata a un trabajador que ya cuenta con RFC, no está obligado a inscribirlo de nuevo, pues sería un trámite ocioso. En este caso, lo que procede es presentar la reanudación de actividades, procedimiento que se comenta en apartados siguientes.
El problema en la práctica en estos casos es que generalmente cuando un trabajador termina su relación laboral el patrón no presenta la suspensión en el RFC, y como continúa activo, el nuevo patrón no podría presentar una 'reanudación de actividades' del trabajador, pues no está suspendido. En este caso, no hay regla o procedimiento de la autoridad que marque cómo proceder, por esto es que la obligación del aviso de reanudación es poco observado en la práctica.
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Proceso de Inscripción para Empleadores: Servicio de Inscripción Masiva Exprés
El SAT ya puede brindar el servicio de alta en el Registro Federal de Contribuyentes a los trabajadores que laboren con alguna persona física o moral. Esta medida sustituirá o complementará el procedimiento anterior, en el que el patrón presentaba la declaración informativa de sueldos y salarios. El SAT lo ha llamado Servicio de inscripción masiva exprés, y consiste en tener la posibilidad de inscribir a los trabajadores a través del portal del SAT, pudiendo realizarse desde cinco inscripciones por trámite, sin límite máximo y con el mínimo de requisitos. Este trámite puede realizarse desde cualquier lugar y a cualquier hora, los 365 días del año.
Pasos para la Inscripción Masiva
- Generar el archivo de tus trabajadores con medios propios o a través de la aplicación del SAT RU Electrónico, en el cual deberás dar de alta al patrón, ya sea persona moral o física, para después capturar los datos del empleado. Con esto, crearás un archivo que enviarás desde la página del SAT. El archivo Formato_inscripcion.xls que adjunto a este correo les puede servir para generar el archivo de texto plano. delimitado por tabulaciones.
- Solicitar el trámite de inscripción y adjuntar el archivo generado en el punto anterior. Para esto, debes ingresar a Mi portal desde la página del SAT, ir a Servicios y solicitudes y dar clic en Solicitud.
- Consultar el estatus y el resultado del trámite realizado.
Inmediatamente después de haber enviado la Ficha 40/CFF el empleador recibirá un comprobante de envío de la solicitud.
Inscripción de Menores de Edad
Si se trata de un menor de edad, mayor de 16 años, debe seguirse lo establecido en la ficha “160/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas menores de edad a partir de los 16 años”. Los menores de 16 años legalmente no tienen permitido tener una relación subordinada de trabajo.
Suspensión o Reanudación de Actividades del Trabajador
Dada una suspensión o reanudación de las actividades del trabajador, el Reglamento del CFF en su artículo 30, fracción IV, inciso b), segundo párrafo, se deberá presentar la ficha 75/CFF “Aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados”. El segundo caso, hace referencia a la obligación patronal de inscribir a sus trabajadores al RFC cuando el caso sea aplicable.
Requisitos y Proceso de Inscripción Individual para Personas Físicas (Asalariados)
Inscribirte en el RFC es gratis y esencial para empezar a trabajar; agenda tu cita presencial o virtual en el portal del SAT con tu INE y, si tu credencial no muestra dirección, un comprobante de domicilio. Tramita ahí mismo tu e.firma. Recuerda que el trámite es gratuito y debes agendar una cita en las oficinas del SAT para realizarlo, conforme al procedimiento publicado por el Servicio de Administración Tributaria.
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Documentos Necesarios
Para inscribirte en el RFC como persona física solo necesitas una identificación oficial vigente, como tu INE. Si esa identificación no incluye tu domicilio, deberás presentar además un comprobante de domicilio.
- Identificación oficial: Es decir tu INE vigente.
- Comprobante de domicilio (solo en caso de que tu identificación oficial no contenga tu domicilio).
Agendar una Cita Presencial en el SAT
Para agendar tu cita ingresa al portal de Citas del SAT y selecciona el trámite "Inscripción al padrón de contribuyentes Personas Físicas". Después llena tus datos personales, elige la fecha y hora disponibles, y lleva impreso el acuse de la cita. Si finalmente no puedes asistir, cancela la cita para evitar el bloqueo temporal de tu RFC.
- Ve directo al Portal de Citas del SAT, ahí selecciona el trámite que necesitas, en este caso “Inscripción al padrón de contribuyentes Personas Físicas”.
- Llena tus datos personales, no te piden nada complicado, solo lo básico (CURP, nombre y correo electrónico).
- Elige la fecha y hora que te venga bien. Encontrar disponibilidad puede ser como buscar una aguja en un pajar, por lo que te recomendamos paciencia.
- Recibirás un correo con la confirmación. ¡Y listo! Importante: Debes llevar impreso tu acuse de la cita. Cuando tengas tu cita podrás consultar la fecha y hora, cuantas veces quieras o cancelarla en caso de que no puedas asistir, recuerda que es fundamental cancelar la cita para que ese espacio sea ocupado, ya que de lo contrario al no asistir a dos citas sin cancelación se bloqueará tu RFC del sistema por 15 días.
Inscripción a Través de la Oficina Virtual
Si lo tuyo no es lo presencial, puedes optar por realizar el trámite en la oficina virtual. Sí, puedes darte de alta en el RFC sin acudir presencialmente usando la Oficina Virtual del SAT. Para ello es necesario contar con lo siguiente:
- Identificación oficial vigente.
- Comprobante de domicilio (solo en caso de que tu identificación oficial no contenga tu domicilio).
- Formato de inscripción a través de Oficina Virtual (FOV-I) firmado.
Envía la documentación digitalizada antes de la cita y sigue las instrucciones que recibirás por correo electrónico.
- Selecciona el trámite que necesitas, en este caso “Inscripción al padrón de contribuyentes Personas Físicas”.
- Registra tus datos personales. El día de tu cita ingresa a la sesión virtual de acuerdo a las instrucciones del correo recibido.
¿Qué es la e.firma y su Importancia?
La e.firma es una herramienta digital que te permite realizar trámites fiscales de forma segura por internet. Es el certificado digital con el que el Servicio de Administración Tributaria te identifica para firmar documentos y declaraciones. Es como tu firma autógrafa, pero en versión digital. La necesitarás para ciertos trámites, como presentar declaraciones anuales o firmar documentos oficiales. Si planeas realizar estos trámites, es recomendable obtener tu e.firma al momento de inscribirte en el RFC.
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Herramientas y Asesoría Adicional
Si todo esto te suena a «chino», plataformas como TaxDown pueden ayudarte. Aunque su servicio principal es la presentación de declaraciones anuales, también ofrecen asesoría para otros trámites relacionados con el SAT. Con su ayuda, puedes asegurarte de que todo esté en orden y evitar dolores de cabeza innecesarios. TaxDown te guía y ayuda a recuperar saldo a favor.
Entre los servicios que pueden ofrecer se encuentran:
- Perseguir tu devolución.
- Asesoría incluida todo el año.
- Asistencia vía chat con respuesta en menos de 48h o 24h, según el plan.
- Seguimiento de los requerimientos del SAT.
- Webinars exclusivos para mejorar el resultado del próximo año.
- Asesor dedicado a ti durante todo el proceso.
- Asistencia vía chat/llamada/videollamada.
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