¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio. Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
Obligación de Llevar Libros Contables
De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, tal como se indica en el Artículo 33 del Código de Comercio.
Libros Contables Obligatorios
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Los libros contables obligatorios son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
Libro Diario
En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos.
Libro Mayor
El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final, según el Artículo 35 del Código de Comercio.
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Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Un ejemplo es el libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Formato de los Libros Contables
De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados. Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero, según el Artículo 37 del Código de Comercio.
III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
Libro de Actas
Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. En el libro de actas que llevará cada sociedad, cuando se trate de juntas generales, se expresará: la fecha respectiva, los asistentes a ellas, los números de acciones que cada uno represente, el número de votos de que pueden hacer uso, los acuerdos que se tomen, los que se consignarán a la letra; y cuando las votaciones no sean económicas, los votos emitidos, cuidando además de consignar todo lo que conduzca al perfecto conocimiento de lo acordado. Cuando el acta se refiera a junta del consejo de administración, solo se expresará: la fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados, de acuerdo al Artículo 41 del Código de Comercio.
Conservación de los Libros
Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años, tal como lo indica el Artículo 46 del Código de Comercio.
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Consecuencias del Incumplimiento
Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión.
Nota aclaratoria: Los supuestos previstos tratándose de libros corporativos son diversos y su configuración en la realidad puede variar y por ende dar lugar a consecuencias jurídicas distintas.
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