Una auditoría interna es una actividad que aporta valor y ayuda a mejorar las operaciones de una empresa, ya que se centra en optimizar el rendimiento de la organización y el cumplimiento de sus objetivos. Las auditorías son una manera muy efectiva de verificar que los diferentes departamentos de una empresa funcionan correctamente.
Este proceso se lleva a cabo de forma detallada y permite evaluar el cumplimiento de las políticas, los procesos operativos y las obligaciones fiscales y legales de la empresa. A diferencia de otros tipos de auditorías, la auditoría interna es llevada a cabo por personas que trabajan para la compañía a auditar, lo cual permite controlar eficientemente las actividades del negocio a un costo reducido.
Objetivos de una Auditoría Interna
Las auditorías internas cumplen con distintos objetivos. Por una parte, ofrecen una especie de radiografía de la empresa, gracias a la cual es posible detectar errores en las funciones de sus diferentes departamentos.
En general, la necesidad de una auditoría se hace evidente cuando una empresa alcanza un crecimiento acelerado que dificulta tener un control directo de todos los departamentos. Es probable que durante una jornada laboral todo parezca marchar en orden, pero un pequeño error o modificación en los protocolos puede significar un problema considerable con el paso del tiempo.
Otro de los objetivos fundamentales de esta actividad es el de detectar y evitar fraudes, estafas o el desvío de recursos dentro de la empresa. El fraude empresarial sigue siendo una práctica que debe evitarse en todo tipo de industrias y es gracias a herramientas como las auditorías y a los auditores que las llevan a cabo que estos delitos se pueden identificar y prevenir.
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En resumen, podemos decir que las auditorías internas ayudan a proteger los intereses de la empresa, minimizar los riesgos y aumentar la productividad. La auditoría interna se centra en analizar que la operación de una compañía sea correcta de acuerdo a la normativa interna y externa aplicable.
Tipos de Auditoría Interna
Las auditorías internas pueden ayudar de diferentes formas a las empresas que las practican. Al igual que muchas compañías que cuentan con distintos departamentos para atender sus necesidades, las auditorías internas se dividen en distintos objetivos que permiten analizar los aspectos más importantes de su operación.
A continuación, te explicamos algunos de los diferentes tipos de auditoría interna más comunes:
- Auditoría financiera: se centra en los estados financieros y en la salud económica de la empresa.
- Auditoría de calidad: su propósito principal es garantizar los estándares de calidad establecidos por la empresa.
- Auditoría administrativa: se centra en el control de las actividades administrativas de la empresa. Su objetivo principal es aumentar la productividad general y disminuir los errores.
- Auditoría operacional: este tipo de auditoría busca optimizar los sistemas y los procesos operativos de la empresa.
- Auditoría de sistemas de la información: consiste en una revisión general de todos los sistemas informáticos de una empresa. De esta manera se puede evaluar la capacidad y el desempeño de los equipos de cómputo y realizar las actualizaciones que sean necesarias.
- Auditoría de cumplimiento: esta auditoría ayuda a garantizar que se respeten y se cumplan las políticas internas de la empresa.
- Auditoría interna medioambiental. La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental fija los requisitos que tienen que cumplir las empresas en esta materia para que su actividad sea segura y responsable. El auditor interno verificará que los procesos de una compañía den cumplimiento a esta normativa.
- Auditoría interna de seguridad laboral. En este caso, el auditor comprobará que la compañía ha adaptado sus procesos y funcionamiento al mandato de la norma ISO 45001 que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
- Auditoría interna de calidad. La norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad es la ISO 9001 y es el marco para planificar los procesos de auditoría que evalúan el cumplimiento de los procesos que garantizan que una compañía es capaz de satisfacer a sus clientes y proveer productos y servicios que cumplen con las exigencias y normativas, internas y externas a la organización, vigentes.
Administración del Departamento de Auditoría Interna
El departamento de auditoría interna debe tener una posición y una autoridad relevantes dentro de la empresa para garantizar el cumplimiento de sus funciones. Mientras más alto se encuentre dentro del organigrama, mejores serán los resultados generales. Asimismo, este departamento debe contar con el respeto y la confianza de la dirección de la empresa para poder implementar los cambios necesarios de manera efectiva.
El área de auditoría interna funciona en realidad como un órgano independiente dentro de la empresa, el cual lleva a cabo sus funciones sin motivación alguna más que cumplir con su misión para hacer las sugerencias pertinentes. El personal que trabaja en este departamento debe cumplir con ciertas características que le permitan realizar su trabajo sin la influencia de factores internos o personales, como la objetividad, la honestidad y la imparcialidad.
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A continuación, te explicamos los puntos más relevantes en la administración del departamento de auditoría interna.
- Definir las áreas que requieren una auditoría: Antes de iniciar una auditoría interna, es necesario identificar las áreas o departamentos de la empresa que requieren una revisión.
- Planear las actividades de auditoría: Este es un proceso que requiere tiempo y organización. Es necesario que los miembros del departamento que va a auditarse sean informados con suficiente antelación para que se pueda recopilar la documentación necesaria en su totalidad. El único caso en el que una auditoría se lleva a cabo por sorpresa es cuando existe una sospecha de alguna actividad ilícita o inmoral.
- Labores prácticas de auditoría: Las funciones prácticas de la auditoría comienzan con la revisión de toda la documentación e información requerida previamente por el auditor. Cuando se detectan fallos internos, estos se registran y el auditor procede a preparar una serie de recomendaciones para el departamento en cuestión.
Recuerda que el objetivo de la auditoría interna es el de mejorar las funciones de los departamentos, por lo que no debe haber un temor de sanciones o represalias por los resultados obtenidos.
- Informe de resultados: Una vez terminado el proceso, el auditor elabora un informe con los hallazgos de su investigación. En este informe se deben incluir las conclusiones y las medidas recomendadas para mejorar. La dirección de la empresa y los departamentos involucrados deberán recibir una copia de los hallazgos y las recomendaciones para poder dar seguimiento a las medidas propuestas.
- Fijar un período de seguimiento: Después de hacer las recomendaciones necesarias, es indispensable fijar un período para implementar los cambios. Una vez pasado este tiempo, el auditor debe verificar que el departamento auditado esté cumpliendo con sus indicaciones.
Gracias a una auditoría, es posible precisar lo que realmente ocurre en un departamento específico y encontrar una manera de optimizar la manera de trabajar. Esta es una labor que requiere una gran cantidad de tiempo y recursos, por lo que el departamento de auditoría interna debe contar con un equipo adecuado para el tamaño y las necesidades de la empresa.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
El tamaño de este departamento y la cantidad de personas que lo integran depende de diversos factores, siendo uno de los más importantes la relevancia que tiene esta área para la dirección de la empresa. Un auditor cuenta con las competencias necesarias para examinar a detalle la situación actual de la empresa. No obstante, este debe contar con el apoyo de la dirección y un equipo de trabajo adecuado.
A continuación, te mencionamos algunos de los criterios más importantes para definir el tamaño del departamento de auditoría interna:
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- El tamaño de la empresa
- La relación costo-beneficio para la empresa
- La incidencia de actos ilícitos o errores
- La confianza de la dirección en las funciones de la auditoría interna
En cuanto a su estructura, este departamento puede conformarse de diversas formas y con puestos distintos. Esto depende principalmente de las necesidades de la empresa y su tamaño. Sin embargo, existen ciertos puestos esenciales para el buen funcionamiento de esta área, los cuales vendrían siendo:
- Director de auditoría
- Gerente de auditoría interna
- Supervisor de auditoría interna
- Encargado de auditoría interna
- Auditor auxiliar