La correcta gestión de la nómina es crucial para evitar riesgos fiscales. Uno de los aspectos fundamentales es la clasificación de riesgo de puesto y su impacto en la prima de riesgo de trabajo.
Prima de Riesgo: Información Requerida
Para calcular la prima de riesgo, el patrón debe ingresar la clasificación de riesgo de puesto y la prima de riesgo de trabajo por cada período de la empresa. Después de ingresar la información, se debe hacer clic en "Agregar". Si la información es correcta y no hay más datos para agregar o editar, se debe hacer clic en "Guardar".
La información se mostrará en la sección de "Registros Patronales".
Configuración de Puestos
En la sección de "Catálogos de Nómina", se debe ingresar al apartado de "Puestos" para configurarlos. Si ya existen puestos configurados, se mostrarán en una ventana emergente. Para agregar un nuevo puesto, se debe hacer clic en "Nuevo Puesto".
Se abrirá una nueva ventana emergente donde se ingresará una clave y descripción para el control interno e identificación de los puestos. Al activar la recurrencia, se indica que ese movimiento se configurará automáticamente para ese puesto.
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En la parte inferior de la ventana se visualizarán los movimientos agregados, permitiendo editarlos o eliminarlos. Una vez que la información sea correcta, se debe hacer clic en "Guardar".
Configuración de Empleados
Dentro de la sección de "Catálogos de Nómina", se encuentra el apartado de "Empleados" para su configuración. Al ingresar, se abrirá una ventana emergente donde se visualizarán los empleados existentes en una tabla. Para agregar un nuevo empleado, se debe hacer clic en "Nuevo Empleado".
Se abrirá una ventana emergente donde se debe ingresar la siguiente información:
Datos Personales
Se debe ingresar el nombre del empleado, CURP, RFC, Código Postal, Número de Seguro Social y Fecha de Nacimiento. Se puede habilitar la opción para visualizar los espacios en blanco en el nombre, lo que permite asegurar la correcta captura de la información.
Datos Laborales
Se debe ingresar una clave interna para identificar al trabajador, su correo electrónico, seleccionar el tipo de régimen, tipo de contrato, el tipo de jornada que aplique y su fecha de ingreso. También se debe especificar la entidad federativa y si el empleado es sindicalizado o no.
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Al agregar el puesto, se importará la información del Salario Diario. Posteriormente, se deben seleccionar los días a cotizar, días de descanso y retención de crédito, estos últimos dos solo en caso de que aplique. Los movimientos registrados en esta sección solo se visualizarán para este empleado.
Los datos bancarios del empleado son opcionales y se utilizan de forma interna.
Asimilados
En caso de que aplique, se debe habilitar el botón de "Asimilados". Al hacerlo, se indicará que el empleado es asimilado y se aplicarán validaciones específicas.
Empleados en la Nómina
Para agregar empleados a la nómina, se deben seleccionar los empleados configurados anteriormente y hacer clic en "Agregar" para cada uno. En la parte inferior se mostrará la fecha de inicio y fin del período, la fecha de pago, el número de días pagados y la descripción de la nómina. También se debe seleccionar la serie.
El sistema permite editar la información en caso de que sea necesario. En la sección de "Empleados en la Nómina", se podrán visualizar los empleados que conforman la nómina que se está generando. Para cambiar o verificar la información, se debe hacer clic en el engrane del lado derecho y seleccionar "Ver" o "Editar Movimientos".
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Una vez que se visualicen los montos e información correcta en cada uno de los empleados, se debe hacer clic en "Generar Nómina". Se mostrará una ventana emergente indicando el número de comprobantes que se generarán. Para autorizar, se debe introducir la contraseña con la que se ingresa al sistema. Este proceso puede demorar algunos segundos, dependiendo del número de empleados en la nómina.
CFDI 4.0 y su Importancia
Es fundamental estar en la versión 4.0 del CFDI para prevenir riesgos fiscales. Esto implica emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) de nómina de manera correcta y cumplir con los requisitos obligatorios para garantizar el cumplimiento fiscal y laboral.
Prestaciones Laborales y su Análisis
Las empresas deben analizar el tratamiento fiscal de las prestaciones, clasificando los ingresos y considerando los riesgos fiscales que marca la Ley del ISR. De igual modo, deben identificar las percepciones del Salario Base de Cotización.
Validación de CFDI de Nómina
Es común que las empresas tengan errores en los datos del CFDI de nómina, principalmente en la información de los empleados. Para evitarlo, es necesario revisar detalladamente y actualizar los datos, conociendo el tratamiento a dar en el cálculo de la nómina. Esto evitará sanciones y riesgos fiscales.
También se debe asegurar la generación del CFDI de nómina por los conceptos de percepción para los empleados de acuerdo con la Ley del ISR (LISR), como:
- Primas de seguro de vida.
- Gastos médicos de cualquier tipo.
- Las cantidades entregadas al empleado por concepto de anticipos de nómina y viáticos.
ISR Retenido vs. Salario del Trabajador
El SAT puede detectar discrepancias cuando el salario del trabajador está por debajo del salario mínimo vigente.