Muchas cosas pueden pasar cuando no tenemos el control y la previsión que requiere un proceso de auditorías. Desgraciadamente suelen suceder cosas que afectan en tiempo y forma cualquier programa de auditoría, ¡AFORTUNADAMENTE! Existe la bondad de los planes de riesgos, es cuestión de saber hacerlos y ejecutarlos.
¿Qué es un Plan de Riesgos?
El riesgo es la probabilidad de sufrir el efecto de un evento inesperado o una serie de ellos que tienen lugar en una o en múltiples etapas de un programa de auditorías. Un riesgo depende de la probabilidad de que se presente el evento y el impacto que pueda causar (Riesgo = Probabilidad x Impacto) debemos considerar factores como:
- Evento: ¿Qué podría pasar?
- Probabilidad: ¿Qué tan probable es que suceda?
- Impacto: ¿Qué tan malo sería si sucede?
- Acción de mitigación: ¿Cómo puedes reducir la probabilidad (y qué tanto)?
- Acción de contingencia: ¿Cómo puedes reducir el impacto (y qué tanto)?
Reducción del riesgo = Acción de mitigación x Acción de contingencia. El resultado es a lo que llamaremos exposición. Es la cantidad de riesgo que no podemos evitar.
Muchas veces se tiene que evaluar los costos contra beneficios. El riesgo asumido se da cuando decidimos proceder. (Algunas veces, sin tener opción, por ejemplo: Implementar un programa de auditorías con presupuesto limitado)
Pasos para Elaborar un Plan de Riesgos para Programas de Auditorías
- Delimite los riesgos de su programa de auditorías
Cómo responsable de gestionar un programa de auditorías, puede enfrentar diferentes riesgos: Planificación del programa, de recursos para el programa de auditoría, de selección del equipo de auditoría, de comunicación, implementación del programa, de la información documentada, de la supervisión, revisión y mejora, y de la disponibilidad del auditado, de la disponibilidad de la evidencia. - Trabaje en equipo
Reúnase con su equipo auditor y piensen qué podría pasar y cómo se podría prevenir, empleen la técnica de tormenta de ideas y toma nota de las principales ideas y opiniones. - Identifique las consecuencias de cada riesgo
Aproveche la sesión de tormenta de ideas para obtener opiniones objetivas acerca de las consecuencias e impacto de lo que podría pasar y asócialo a cada riesgo. - Elimine las preocupaciones y asuntos no relacionados
Si esta su programa de auditorías en marcha no se preocupe por lo que sucede en el planeta Marte, es aquí donde tiene que valorar cada riesgo y sus consecuencias. Concéntrese en hechos reales que podrían pasar. - Realice una lista de los riesgos identificados
Sólo listelos, no necesita ordenarlos por el momento. - Asigne la probabilidad
Para cada elemento de riesgo en su lista, determine si las posibilidades de que sucedan son altas, medias o bajas. - Asigne el impacto
Asígnelo como alto, medio o bajo. - Determine el nivel de riesgo de cada elemento listado
Muchas veces se usa una tabla para hacer esta tarea. Sea flexible y realista en el análisis. - Clasifique los riesgos
Liste todos los elementos de riesgo que haya identificado de mayor a menor valor de riesgo obtenido, ¡Verá que no son tantos! - Calcule el riesgo total
Sumando el aporte que tiene cada elemento de riesgo. - Desarrolle estrategias de mitigación
La función de la mitigación es reducir la probabilidad de que se concrete un riesgo. Concéntrese en hacer esto para los riegos altos y medios. - Desarrolle planes de contingencia
La contingencia es para reducir el impacto de un riesgo. ¡Ponemos manos en la obra! - Analice la efectividad de cada plan
El hecho de que un riesgo previsto no se presente debido a la aplicación de un plan que lo elimina o controle es hablar de eficacia. - Calcule el riesgo efectivo
Después de las estrategias de mitigación y los planes de contingencia, ahora sus riesgos deberían ser menores, en teoría. - Ojo de águila con sus riesgos
Ahora que ya conoces sus riesgos, necesita determinar cómo sabrá que se materializarán, así que ya está preparado para poner las contingencias. Según avance tu programa de auditorías podrá ver si los riesgos se convierten en problemas, pero después de seguir estos pasos tendrás menos riesgos y mejores resultados.
Ejemplos de Riesgos en Programas de Auditoría
Un programa de auditorías bien documentado será su primera fuente de información para detectar riesgos y hacer un plan para enfrentarlos. A continuación, se presentan algunos ejemplos de riesgos comunes y estrategias de mitigación:
Lea también: Cómo crear una matriz de riesgos efectiva en Excel: Guía completa
| Riesgo | Descripción | Posible Causa | Mitigación |
|---|---|---|---|
| Falta de independencia y objetividad | Los auditores internos pueden estar sujetos a la presión de la dirección u otras partes interesadas para influir en el resultado de las auditorías. | Los auditores internos pueden tener conflictos de intereses personales o laborales que podrían sesgar su juicio. | Garantizar la independencia y objetividad de los auditores internos al establecer políticas y procedimientos que eviten cualquier conflicto de interés. |
| Planificación y recursos inadecuados | Es posible que las auditorías internas no se planifiquen o cuenten con los recursos adecuados, lo que puede generar ineficiencias y oportunidades perdidas. | La organización puede no tener una comprensión clara del propósito de la auditoría o el alcance de la auditoría. Es posible que la organización no haya asignado suficiente tiempo o recursos a la auditoría. | La organización debe desarrollar un plan claro para cada auditoría, incluidos el propósito, el alcance, los objetivos y los recursos necesarios. La dirección debería considerar el suficiente tiempo si ejercer presión ejecutiva. |
| Falta de competencia y experiencia | Es posible que los auditores internos no tengan la competencia y la experiencia necesarias para realizar auditorías eficaces. | Es posible que la organización no tenga una comprensión clara de las habilidades y la experiencia requeridas para los auditores internos. La organización puede no tener un proceso para identificar y desarrollar la competencia de los auditores internos. | La organización debe desarrollar una comprensión clara de las habilidades y la experiencia requeridas para los auditores internos. La organización debe desarrollar un proceso para identificar y desarrollar la competencia de los auditores internos. La organización debe crear una cultura de aprendizaje y mejora continua para los auditores internos. |
| Comunicación e informes inadecuados | Es posible que los hallazgos y recomendaciones de la auditoría interna no se comuniquen de manera efectiva a la gerencia y otras partes interesadas. | Falta de planificación y coordinación de la comunicación. Falta de canales y procesos de comunicación claros. Falta de capacitación en comunicación efectiva. Pobres habilidades de comunicación del equipo de auditoría. Falta de apoyo directivo para la comunicación. | Desarrolle un plan de comunicación que identifique a las partes interesadas clave, sus necesidades y los mejores canales de comunicación para cada uno. Establezca procesos de comunicación claros para compartir los resultados y las recomendaciones de la auditoría. Brindar capacitación sobre comunicación efectiva al equipo de auditoría. Supervisar la eficacia de la comunicación y realizar mejoras según sea necesario. Obtenga el apoyo de la gerencia para la comunicación demostrando el valor de la comunicación efectiva e involucrando a la dirección en el proceso de planificación de la comunicación. |
| Garantía inadecuada de logro de los objetivos | Es posible que las auditorías internas no brinden una garantía adecuada a la dirección y otras partes interesadas de que se están cumpliendo los objetivos de la organización. | Falta de competencia o experiencia del equipo auditor. Planificación o preparación inadecuada para la auditoría. Incumplimiento del plan de auditoría. Documentación inadecuada de la auditoría. Falta de comunicación de los hallazgos de la auditoría a la gerencia y otras partes interesadas. | Asegúrese de que el equipo de auditoría sea competente y tenga experiencia en la realización de auditorías ISO 19011:2018. Planifique y prepare al equipo auditor cuidadosamente para cada auditoría. Siga de cerca el plan de auditoría. Documentar la auditoría minuciosamente. Comunicar los hallazgos de la auditoría a la dirección y otras partes interesadas de manera oportuna. |
| Seguimiento inadecuado | Es posible que la dirección no haga un seguimiento adecuado de los hallazgos y recomendaciones de la auditoría interna. | Falta de recursos o tiempo para implementar las recomendaciones. Falta de compromiso de la dirección para abordar los hallazgos. Desacuerdo con los hallazgos o recomendaciones. Incapacidad para identificar la causa raíz del problema. Falta de comunicación entre el equipo de auditoría y la dirección. | Asegúrese de que exista un proceso claro para implementar los hallazgos y recomendaciones de la auditoría. Asigne una responsabilidad clara para la implementación a un individuo o equipo específico. Monitorear el progreso en la implementación y rastrear cualquier riesgo o problema. Proporcionar retroalimentación regular a la gerencia sobre el progreso de la implementación. Comunicarse regularmente con el equipo de auditoría para asegurarse de que estén al tanto de cualquier cambio o desafío. |
| Falta de compromiso de la alta dirección | Es posible que la alta dirección no esté comprometida con la función de auditoría interna, lo que puede dar lugar a una falta de recursos y apoyo. | La alta dirección puede no comprender la importancia de la auditoría interna. La alta dirección puede no ver el valor de la auditoría interna. La alta gerencia puede no tener el tiempo o los recursos para apoyar la auditoría interna. La alta dirección puede no tener confianza en la función de auditoría interna. | Educar a la alta dirección sobre la importancia de la auditoría interna. Comunicar el valor de la auditoría interna a la alta dirección. Proporcione comprensión a la alta dirección sobre el tiempo y los recursos que se necesitan para respaldar la auditoría interna. Genere confianza en la función de auditoría interna demostrando su independencia, objetividad y competencia. |
| Falta de un estatuto/carta de auditoría interna | Carta de Auditoría Interna. El estatuto de auditoría es un documento formal que define el propósito, la autoridad, la responsabilidad y la posición de la auditoría interna dentro de una organización. Es posible que la organización no tenga un estatuto de auditoría interna que defina el alcance, la autoridad y la responsabilidad de la función de auditoría interna. | La organización puede no tener un documento que defina el alcance, la autoridad y la responsabilidad de la función de auditoría interna. Esto puede conducir a una serie de problemas. | Para mitigar este riesgo, la organización debe desarrollar e implementar un estatuto de auditoría interna. El estatuto debe ser un documento formal que defina el objeto de la función de auditoría interna, el alcance, la autoridad y la responsabilidad de la función de auditoría interna. El estatuto debe ser firmado por el auditor líder del proceso de auditoría y la alta dirección. Debe ser revisado, actualizado y comunicado periódicamente. |
| Falta de un manual de auditoría interna | Es posible que la organización no tenga un manual de auditoría interna que brinde orientación sobre la realización de auditorías internas. | La causa del riesgo de falta de un manual de auditoría interna es que la organización puede no tener los recursos o la experiencia para desarrollar y mantener un manual de auditoría interna. Esto puede conducir a una serie de problemas. | Para mitigar este riesgo, la organización debe desarrollar e implementar un manual de auditoría interna que proporcione una guía clara sobre la realización de auditorías internas, además: Brindar capacitación a los auditores internos sobre la norma ISO 19011:2018. Establecer un proceso para revisar y aprobar los planes de auditoría. Desarrollar un sistema para rastrear e informar sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoría. Asegurarse de que todos los informes de auditoría sean revisados y actuados por la gerencia. |
| Documentación inadecuada | El trabajo de auditoría interna puede no estar adecuadamente documentado, lo que puede dificultar el seguimiento del progreso y la identificación de problemas. | Falta de tiempo o recursos para documentar adecuadamente el trabajo de auditoría. Falta de comprensión de la importancia de la documentación. Normas o procedimientos de documentación mal definidos. | Desarrollar e implementar un plan de documentación integral que describa el propósito, el alcance y el formato de toda la documentación de auditoría. Brindar capacitación a los auditores sobre la importancia de la documentación y la forma correcta de completarla. Establecer un sistema para rastrear y revisar la documentación de auditoría. |
| Garantía de calidad inadecuada | La organización puede no tener un programa efectivo de garantía de calidad para las auditorías internas. | La falta de un programa efectivo de aseguramiento de calidad para auditorías internas puede ser causada por la falta de recursos dedicados a esta actividad, la falta de comprensión de la importancia del aseguramiento de calidad o la falta de conocimiento de las mejores prácticas en este ámbito. | La organización puede mitigar este riesgo desarrollando e implementando un programa efectivo de garantía de calidad para las auditorías internas. Este programa debe incluir un sistema para controlar, monitorear y mejorar la eficacia de las auditorías internas. Realizar revisiones periódicas de las auditorías internas para evaluar su cumplimiento con los requisitos de la norma ISO 19011:2018 y con los procedimientos internos establecidos. Designar a un equipo o persona independiente dentro de la organización para llevar a cabo las revisiones de aseguramiento de calidad. Esta entidad debe tener la competencia necesaria para evaluar la eficacia de las auditorías internas. Establecer criterios claros de evaluación y medición de la calidad de las auditorías internas, como la precisión de los hallazgos, la identificación de oportunidades de mejora y la efectividad de las recomendaciones. |
| Falta de mejora continua | La organización puede no tener un proceso para mejorar continuamente la función de auditoría interna. | Esto podría deberse a una serie de factores, tales como falta de recursos, falta de apoyo de la gerencia y falta de conciencia de la importancia de la mejora continua. | La organización debe implementar un proceso para mejorar continuamente el proceso de auditoría interna. Este proceso debe incluir los siguientes pasos: Identificar áreas de mejora. Desarrollar e implementar planes de mejora. Supervisar y evaluar la eficacia de los planes de mejora. Al seguir estos pasos, la organización puede asegurarse de que su función de auditoría interna mejore continuamente y satisfaga las necesidades de la organización. |
| Uso inadecuado de la tecnología | Es posible que la organización no esté utilizando la tecnología de manera efectiva para respaldar el proceso de auditoría interna. | Es posible que la organización no cuente con la tecnología necesaria para respaldar la función de auditoría interna. Es posible que la organización no tenga la experiencia para usar la tecnología de manera efectiva. Es posible que la organización no cuente con un proceso para administrar el uso de la tecnología en el proceso de auditoría. | La organización debe identificar la tecnología que se necesita para respaldar la función de auditoría interna. La organización debe capacitar a su personal sobre cómo usar la tecnología de manera efectiva. La organización debería desarrollar un proceso para gestionar el uso de la tecnología en el proceso de auditoría. |
| Evaluación de riesgo inadecuada | Es posible que los auditores internos no evalúen adecuadamente los riesgos para los objetivos de la organización. | Falta de conocimiento o experiencia en evaluación de riesgos. Falta de tiempo o recursos para realizar una evaluación de riesgos exhaustiva. Presión para completar la auditoría rápidamente, sin tomarse el tiempo para evaluar adecuadamente los riesgos. | Hay que asegurar que los auditores internos tengan el conocimiento y la experiencia necesarios en la evaluación de riesgos. Proporcione a los auditores internos el tiempo y los recursos que necesitan para realizar una evaluación de riesgos exhaustiva. Crear una cultura dentro de la organización que fomente la comunicación abierta y honesta sobre los riesgos. Establecer un proceso para la gestión de riesgos que esté integrado con el sistema de gestión general de la organización. |
| Inadecuada selección de áreas de auditoría | Los auditores internos no pueden seleccionar áreas de auditoría que estén alineadas con el perfil de riesgo de la organización. | Los auditores internos pueden no tener una comprensión clara del perfil de riesgo de la organización. Es posible que los auditores internos no tengan acceso a la información que necesitan para tomar decisiones informadas sobre las áreas de auditoría. Es posible que los auditores internos no tengan el tiempo o los recursos para realizar una evaluación de riesgos exhaustiva. | Realizar una evaluación exhaustiva del perfil de riesgo de la organización: Es importante comprender los riesgos significativos a los que se enfrenta la organización y cómo pueden afectar su desempeño. Esto incluye identificar áreas clave de riesgo, como aquellas relacionadas con la integridad financiera, el cumplimiento normativo o la continuidad del negocio. Asegúrese de que los auditores internos comprendan claramente el perfil de riesgo de la organización. Proporcione a los auditores internos acceso a la información que necesitan para tomar decisiones informadas sobre las áreas de auditoría. Proporcione a los auditores internos el tiempo y los recursos que necesitan para realizar una evaluación de riesgos exhaustiva. |
| Inadecuada planificación de las auditorías | Es posible que los planes de auditoría interna no se adapten adecuadamente a las necesidades específicas del área de auditoría. | Falta de tiempo o recursos para planificar adecuadamente las auditorías. Falta de comprensión del área de auditoría o del sistema de gestión de la organización. Falta de experiencia en auditoría. | Asignar tiempo y recursos suficientes para planificar las auditorías. Hay que asegurar que los auditores tengan el conocimiento y la experiencia necesarios del área de auditoría y del sistema de gestión de la organización. Utilice un enfoque basado en el riesgo para planificar las auditorías, centrándose en las áreas que tienen más probabilidades de tener riesgos significativos. Involucrar al auditado en el proceso de planificación para garantizar que la auditoría sati... |
Adaptación a Nuevos Riesgos
Derivado de la pandemia, los auditores internos cambiaron rápidamente el enfoque de sus planes de auditoría, atendiendo los riesgos críticos planteados por la crisis. Los líderes están lidiando con la reapertura de sus negocios de forma segura, la administración de la fuerza laboral a distancia, la aceleración de la transformación digital, la construcción de cadenas de suministro más resilientes y el fortalecimiento de la relación con los clientes. La planificación de escenarios dentro del programa de gestión de riesgo empresarial será prioritario a medida que las empresas se adapten a la nueva realidad.
La pandemia ha impactado las opiniones de los stakeholders sobre el desempeño corporativo y cómo las organizaciones supervisan y revelan los riesgos ASG. Los planes de prevención y respuesta a crisis deben centrarse en la resiliencia y en mantener las operaciones. Al evaluar estos y otros riesgos, los detalles y los datos son fundamentales.
Consideraciones de la Norma ISO 19011:2018
ISO 19011:2018 5.3: Existen riesgos y oportunidades relacionados con el contexto del auditado que pueden asociarse con un programa de auditoria y pueden afectar el logro de sus objetivos. La (s) persona (s) que administra el programa de auditoria debe identificar y presentar al cliente de la auditoria los riesgos y oportunidades que se consideran al desarrollar el programa de auditoria y los requisitos de recursos, para que puedan abordarse de manera adecuada.
Puede haber riesgos asociados con lo siguiente:
- Planificación, por ejemplo no establecer objetivos de auditoria relevantes y determinar el alcance, numero, duracion, ubicaciones y cronograma de las auditorias.
- Recursos, por ejemplo no se dispone de tiempo, equipo o capacitacion suficientes para desarrollar el programa de auditoria o realizar una auditoria.
- Seleccion del equipo auditor, por ej. Competencia general insuficiente para realizar auditorias de manera efectiva.
- Comunicacion, por ejemplo procesos / canales de comunicacion externos / internos ineficaces.
- Implementacion, por ejemplo coordinacion ineficaz de las auditorias dentro del programa de auditoria, o no considerando la seguridad de la informacion y la confidencialidad.
Las oportunidades para mejorar el programa de auditoria pueden incluir:
Lea también: Guía completa sobre la auditoría de riesgos laborales.
- Permitir que se realicen auditorias multiples en una sola visita.
- Minimizando el tiempo y las distancias de viaje al sitio.
- Hacer coincidir el nivel de competencia del equipo de auditoria con el nivel de competencia necesario para lograr los objetivos de la auditoria.
- Alinear las fechas de auditoria con la disponibilidad de auditar.
Lea también: Importancia de la Auditoría Interna