Hay muchos elementos del proceso de contabilidad de los que se debe realizar un seguimiento, además de los cálculos y la elaboración de presupuestos. El proceso de cuentas por pagar es uno de los más importantes. Las cuentas por pagar describen los distintos importes que tu empresa debe a proveedores externos por bienes y servicios que aún no has pagado, por ejemplo, compras con tarjeta de crédito, costes de producción, inventario y servicios de reparación.
El ingreso de saldos iniciales en cuentas es fundamental para garantizar un control contable preciso. A continuación, profundizaremos en el concepto de cuentas por pagar, su importancia, cómo registrar los saldos iniciales y los asientos contables asociados.
¿Qué son las Cuentas por Pagar?
Las cuentas por pagar, también conocidas como cuentas por pagar, son las deudas totales que tienes con otras empresas por bienes o servicios que te han facturado. Estas se registran como pasivos corrientes en el balance de una empresa. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa pretende pagar durante el próximo año o ciclo operativo.
Las deudas de cuentas por pagar de tu empresa se encuentran en el pasivo corriente de tu balance general. Estos importes se tratan como deudas a corto plazo y no como deudas a largo plazo, como un préstamo comercial.
Las cuentas por pagar (AP) son la deuda total que tienes con otras empresas por la adquisición de sus productos o servicios.
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Las cuentas por pagar solo se aplican a las empresas que utilizan el principio contable de devengo, no en la contabilidad de efectivo. Esto se debe a que el método contable de devengo registra los ingresos y gastos cuando se facturan y pagan. La contabilidad de devengo utiliza el procesamiento de facturas para adquirir y ofrecer servicios mediante tarjeta de crédito o débito, en lugar de exigir que el pago se realice en tiempo real. Normalmente, cuando un proveedor te facture por un producto o servicio, tendrás 30 días para pagar tu factura de proveedores.
Importancia del Saldo Inicial y los Ajustes Contables
Cuando realizamos todas las operaciones de cierre en nuestra contabilidad, como rastreo final se suele hacer un balance de sumas y saldos y comprobar que los saldos finales de las cuentas tienen sentido y son correctos. Los diversos motivos por los que suelen estar estas cuentas abiertas son muchos y difíciles de englobar de una manera sencilla pero queremos comentar la forma más usual de proceder contablemente y sus implicaciones fiscales.
Contablemente debemos recordar que los posibles gastos e ingresos de ejercicios anteriores que quisiéramos reflejar ahora, en un ejercicio posterior, no se pueden llevar a sus cuentas del Grupo 6 o Grupo 7, sino, que, atendiendo a la norma de Registro y valoración 22 se deberán anotar como reservas. El ingreso o el gasto correspondiente a ejercicios anteriores que se derive de dicha aplicación motivará, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas. Lo fundamental a la hora de hacer los ajustes es estudiar cuál es la procedencia de dichos saldos arrastrados y explicarlo en la memoria de una manera clara.
Manejo de Saldos Pendientes de Ejercicios Anteriores
Se supone que tenemos abiertas cuentas, por ejemplo de proveedores, de ejercicios anteriores y cuyo saldo sabemos que no se va a cerrar. Veamos algunos casos comunes:
- Despiste contable: El caso más sencillo pero menos habitual sería que se tratara de un despiste contable. Es posible que la operación se pagase en su momento pero se olvidó hacer el apunte correspondiente.
- Operación no realizada: Otra posibilidad sería que la operación, finalmente no se llevara a cabo y se nos olvidó anularla.
- Saldo impagable: El caso más usual sería que el saldo pendiente de la cuentas viene de ejercicios anteriores y no tenemos idea de qué ha pasado con ella, pero tenemos la certeza de que no se va a hacer el pago.
En cualquier caso el ingreso hay que imputarlo fiscalmente al ejercicio del devengo, es decir, el ejercicio en que se produjo la corriente real de bienes y servicios.
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Otras Cuentas por Pagar: Definición y Tratamiento Contable
Otras cuentas por pagar es una cuenta de pasivo en la contabilidad financiera, que se refiere a los montos adeudados o recibidos temporalmente de otras unidades o individuos que no están directamente relacionados con la actividad principal de la empresa. Su contenido de registro incluye principalmente el alquiler de activos fijos y envases arrendados, depósitos en garantía recibidos, pensiones de jubilación unificadas por pagar, salarios no cobrados por los empleados dentro del plazo establecido, entre otros. Esta cuenta existe tanto en el antiguo como en el nuevo sistema contable, aunque su contenido de registro ha experimentado algunos cambios.
Las otras cuentas por pagar son una cuenta de pasivo. El lado del crédito representa un aumento del pasivo, y el lado del débito representa una disminución del pasivo. El saldo acreedor al final del período refleja los otros montos por pagar que la empresa tiene pendientes y no ha pagado.
En el balance general, las otras cuentas por pagar se clasifican como pasivos corrientes, reflejando las deudas a corto plazo no relacionadas con la actividad principal que la empresa necesita pagar dentro de un año o de un ciclo operativo.
Las cuentas por pagar se originan directamente de actividades operativas principales como la compra de materiales, mercancías o la recepción de servicios. Las otras cuentas por pagar, en cambio, abarcan diversos montos por pagar y recibidos temporalmente relacionados con actividades no principales.
Alcance de la Contabilización de Otras Cuentas por Pagar
Normalmente, esta cuenta registra los montos que una empresa debe o ha recibido temporalmente de otras unidades o individuos, como el alquiler de activos fijos y embalajes alquilados, los depósitos de garantía recibidos, y los montos adeudados o recibidos temporalmente de unidades o individuos afiliados. Según las Normas de Contabilidad Empresarial y los programas de examen relacionados, el alcance de la contabilización de otras cuentas por pagar incluye principalmente:
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- El alquiler de activos fijos arrendados a corto plazo, el alquiler de activos de bajo valor arrendados.
- El alquiler de embalajes alquilados.
- Los depósitos de garantía recibidos (como el depósito por embalajes, la fianza de arrendamiento, etc.).
- Las contribuciones a la seguridad social y al fondo de vivienda que deben ser asumidas personalmente por los empleados y son retenidas de sus salarios.
- Los montos adeudados o recibidos temporalmente de unidades o individuos afiliados.
- Diversos tipos de indemnizaciones, multas, recargos por mora, penalizaciones por incumplimiento, etc.
- Los fondos obtenidos por la empresa mediante la venta con pacto de recompra.
Por otro lado, los pagos por mercancías frecuentemente adeudados a los proveedores se registran en las cuentas de "Cuentas por pagar" y "Pagarés por pagar".
Asiento Contable para Otras Cuentas por Pagar
Las empresas deben establecer y utilizar la cuenta "Otras cuentas por pagar" para su contabilización. En el plan de cuentas, el código de la cuenta "Otras cuentas por pagar" generalmente comienza con "2", por ejemplo, "218 Otras cuentas por pagar". Esta cuenta pertenece a la categoría de pasivos.
En el lado del crédito se registran los diversos importes por pagar y los ingresos temporales recibidos, mientras que en el lado del débito se registran los pagos o cancelaciones de dichos importes por pagar e ingresos temporales. Al final del mes, si el saldo está en el crédito, indica el efectivo pendiente de pago o recibido temporalmente que la empresa tiene en existencia. Si aparece un saldo deudor (en el débito), indica que la empresa ha pagado de más o realizado pagos por adelantado, cuya naturaleza se ha transformado en un activo, y debe reclasificarse en la partida "Otras cuentas por cobrar" al preparar el Balance general.
Esta cuenta debe tener subcuentas detalladas según la categoría de los importes por pagar e ingresos temporales. Por ejemplo, se pueden establecer subcuentas como "Remesas por pagar por compras a distancia", "Dividendos por pagar", "Depósitos en garantía", etc., para su contabilización.
Cuando una empresa incurre en diversos pagos pendientes, recepciones temporales o devoluciones relacionadas, debita cuentas como "Depósitos bancarios" o "Gastos administrativos" y acredita la cuenta de "Otras cuentas por pagar". Al realizar el pago correspondiente, debita "Otras cuentas por pagar" y acredita cuentas como "Depósitos bancarios". El tratamiento contable básico es el siguiente: al ocurrir la obligación, según la naturaleza del importe, se debitan cuentas como "Gastos administrativos", "Gastos de fabricación", "Gastos de venta", "Pérdidas no operativas", "Otros gastos operativos", etc., y se acredita "Otras cuentas por pagar"; al pagar o devolver, se debita "Otras cuentas por pagar" y se acreditan cuentas como "Depósitos bancarios".
Ejemplos de Contabilización
Aquí se presentan algunos ejemplos de asientos contables:
Ejemplo 1: Alquiler por Pagar
La Compañía Dahua alquila un edificio de fábrica mediante un arrendamiento operativo. Según lo estipulado en el contrato de arrendamiento, el alquiler mensual se paga a finales del mes siguiente. Este mes, la compañía reconoce un gasto por alquiler por pagar de 2,500. El asiento contable es:
Débito: Gastos generales de fabricación 2,500
Crédito: Otras cuentas por pagar - por arrendamientos 2,500
El mes siguiente, se paga el alquiler por pagar mediante transferencia bancaria. El asiento contable es:
Débito: Otras cuentas por pagar - por arrendamientos 2,500
Crédito: Depósitos bancarios 2,500
Ejemplo 2: Pensiones Unificadas por Pagar
La Compañía Dahua está inscrita en un plan de pensiones unificado. Este mes, según la norma establecida, se reconoce un gasto por pensiones unificadas por pagar de 3,000. El asiento contable es:
Débito: Gastos administrativos - seguro laboral 3,000
Crédito: Otras cuentas por pagar - por pensiones unificadas 3,000
Ejemplo 3: Depósito de Garantía Recibido
La Empresa A alquila una máquina a una empresa y recibe un depósito de garantía de 6,000. La Empresa A realiza el siguiente asiento contable:
Débito: Depósitos bancarios 6000
Crédito: Otras cuentas por pagar 6000
Ejemplo 4: Reembolso de Depósito de Garantía
Continuando con el ejemplo anterior, al finalizar el período de arrendamiento, la empresa devuelve el equipo, y la Empresa A reembolsa el depósito de garantía. Los asientos contables de la Empresa A son los siguientes:
Débito: Otras cuentas por pagar 6000
Crédito: Depósitos bancarios 6000
Registro de Saldos Iniciales en Cuentas Contables
El ingreso de saldos iniciales en cuentas sin marcación especial es fundamental para garantizar un control contable preciso; estas cuentas no incluyen inventarios, activos fijos, cuentas por cobrar ni por pagar, por lo que su registro debe realizarse de manera ordenada y estructurada para asegurar una correcta contabilización.
Pasos para Registrar los Saldos Iniciales:
- Verificación de Elementos: Antes de ingresar los saldos iniciales, verifica que los siguientes elementos estén creados y configurados correctamente:
- Terceros define las personas o entidades a quienes se asignarán los saldos iniciales.
- Cuentas contables a utilizar.
- Comprobante contable (CC-999) será el documento en el que se registrarán los saldos iniciales.
- Acceso al Módulo de Saldos Iniciales: El sistema ofrece dos opciones para acceder al proceso de registro:
- Desde el menú de la izquierda: Contabilidad selecciona la pestaña Más procesos - Saldos iniciales - Saldos iniciales de otras cuentas contables.
- Dirígete al ícono de engranaje que corresponde a configuración y selecciona la opción Contabilidad - Importación - Saldos iniciales de otras cuentas contables.
- Registro de la Información del Encabezado:
- Fecha saldos iniciales: establece la fecha de contabilización.
- Moneda: especifica la moneda en la que se registrará el documento manejo de moneda extranjera.
- Completar los Datos del Detalle:
- Cuenta contable: ingresa o selecciona la cuenta correspondiente.
- Tercero: registra o consulta la persona o entidad asociada al saldo inicial.
- Centro de costo: se habilita si está marcado en los parámetros del documento.
- Impuesto: relaciona el impuesto correspondiente si la cuenta contable está vinculada al catálogo de impuestos.
- Débito - Crédito: ingresa el valor de la transacción en la columna correspondiente.
- Observaciones: incluye comentarios adicionales que se requieran visualizar en la impresión del documento.
Importante: si creas un nuevo tercero con identificación tipo Registro civil, NIT o cédula de ciudadanía, el número debe contener entre 3 y 13 caracteres, de lo contrario, el sistema mostrará un mensaje de error.
- Guardar los Datos: Una vez completados los campos, realiza las acciones de guardar.
- Contabilizar y Consultar el Comprobante: Después de ingresar los datos, presiona Contabilizar para registrar la operación. Luego, al consultar el comprobante, tendrás acceso a varias opciones:
- Descargar e Imprimir: descarga el PDF en el computador y envíalo a impresión.
- Opción Más: permite ejecutar acciones como editar, anular o borrar, ver contabilización, copiar el comprobante y comprobante favorito.
Las cuentas de tipo mayor están diseñadas para acumular saldos de sus subcuentas. Los saldos iniciales registran los saldos de tus cuentas de manera global; sin embargo, también puedes agregar los saldos por tercero.
Principios Básicos del Debe y el Haber en Asientos Contables
Para comprender los asientos contables, es fundamental conocer los conceptos de Debe y Haber:
Debe: Es la información que se plasma en el lado izquierdo durante el registro de las llamadas cuentas T. En esta columna se reflejan los aumentos en las cuentas de activo (caja, banco, mercancía, cuentas por cobrar, etc.) y las disminuciones de las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) y patrimonio neto (capital, reservas, etc.). El saldo deudor se sitúa en la columna del debe, justo debajo de la sumatoria de partidas. Normalmente tiene un saldo deudor, porque en la contabilidad por partida doble, los débitos aumentan las cuentas de activos. Como las cuentas por cobrar son un activo (dinero que se te debe), crecen con cada asiento de débito cuando se realiza una venta a crédito.
Haber: Se trata de la información que se coloca a la derecha de la cuenta T. Se comporta a la inversa del debe y refleja la disminución de las cuentas de activo y el incremento de las cuentas de pasivo y patrimonio neto. Si la cuenta es un activo, el abono indica su disminución. El saldo acreedor aparece cuando los ingresos son mayores que los egresos. El saldo acreedor indica saldo a favor y representa el dinero que el titular de la cuenta tiene disponible en ese momento. Normalmente tiene un saldo acreedor, porque los créditos aumentan las cuentas de pasivos. Como las cuentas por pagar son un pasivo (dinero que una empresa debe a otros), crecen con cada asiento de crédito cuando se realiza una compra a crédito.
Diferencia entre Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar
Las cuentas por pagar (AP, por las siglas en inglés de «accounts payable») son la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores o acreedores por productos o servicios comprados a crédito. Estas cuentas se registran como pasivos corrientes en el balance de una empresa. Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que la empresa pretende pagar durante el próximo año o ciclo operativo. Las cuentas por cobrar (AR, por las siglas en inglés de «accounts receivable»), en cambio, hacen referencia al importe que los clientes deben a una empresa por productos o servicios entregados que aún no se han pagado. Estas cuentas representan una línea de crédito concedida por la empresa que suele recuperarse en un período corto, a menudo de 30, 60 o 90 días.
En pocas palabras, las cuentas por pagar describen los fondos que debes y las cuentas por cobrar son la cantidad que esperas ganar.
| Concepto | Cuentas por Cobrar (AR) | Cuentas por Pagar (AP) |
|---|---|---|
| ¿Qué son? | El dinero que los clientes deben a tu empresa por los productos o servicios que han comprado a crédito. Puedes considerarlas como una entrada de dinero. | El dinero que tu empresa debe a proveedores o vendedores de productos o servicios comprados a crédito. Puedes considerarlas como una salida de dinero. |
| Clasificación en el balance | Se registran como activos corrientes en tu balance porque se espera que se conviertan en efectivo en el plazo de un año. | Se registran como pasivos corrientes en tu balance porque se trata de una deuda a corto plazo que debe liquidarse en el plazo de un año. |
| Impacto en las transacciones | Aumentan cuando vendes y disminuyen cuando cobras pagos en efectivo. | Aumentan cuando compras y disminuyen cuando se hacen efectivos los pagos. |
| Balance normal | Suelen tener un saldo deudor. | Suelen tener un saldo acreedor. |