Reunión Inicial de Auditoría: Claves para Entender su Importancia y Propósito | Despacho Contable Administrativo y Fiscal

Una reunión inicial de auditoría es una oportunidad para reunirte con tu equipo de trabajo y los participantes antes de que comience el proyecto para que puedan alinearse en cuanto a los detalles clave y así conseguir la aceptación de los hitos críticos.

¿Qué es una Reunión Inicial de Auditoría?

La reunión inicial, también conocida como "kick off meeting", es una forma eficaz de que el equipo del proyecto esté alineado antes de que comience el trabajo. Durante el inicio, describirás el propósito del proyecto, tratarás los detalles en profundidad y hablarás sobre los próximos pasos. Al final de una reunión de arranque, todo el equipo debe compartir un mismo entendimiento sobre en qué están trabajando, por qué y cómo se realizará el trabajo.

Propósito de la Reunión Inicial de Auditoría

Las reuniones iniciales son una forma invaluable de comunicar información necesaria y puntos clave del proyecto a tu equipo y brindarles la oportunidad de hacer preguntas en vivo. Sin una kick off meeting, tu equipo de trabajo y los participantes podrían tener diferentes expectativas con respecto al proyecto, lo que produciría la corrupción del alcance y, en el peor de los casos, el fracaso del proyecto.

Tipos de Reuniones Iniciales de Auditoría

No todas las reuniones de inicio son iguales. En general, cada tipo de kick off meeting del proyecto debe incluir, en su mayoría, los mismos ingredientes, pero conocer los distintos tipos de inicio de proyecto puede ayudarte a decidir qué tan formal o informal debe ser la reunión de trabajo.

Kick off meeting interna del proyecto: El objetivo es alinear al equipo del proyecto y que estén en la misma página, y brindarles la oportunidad de hacer preguntas antes de que comience el proyecto.
Kick off meeting del patrocinador ejecutivo: Centrarte en gran medida en el propósito y los objetivos del proyecto, así como en la manera en que el proyecto afectará a los objetivos de la compañía.
Kick off meeting externa del proyecto o de cara al cliente: Alinearse con respecto a los objetivos y los entregables del proyecto. Esta debería ser la versión más pulida de la reunión de inicio de tu proyecto.

Pasos para Organizar una Reunión Inicial de Auditoría Perfecta

Prepárate con una kick off meeting agenda y da una buena primera impresión: Organizar una kick off meeting del proyecto implica decidir quién debe asistir y cuánto tiempo debe durar la reunión.
Presenta a los asistentes: Comienza la reunión presentando a los asistentes o haciendo preguntas para romper el hielo y así ayudar a que todos se conozcan.
Comienza con el propósito del proyecto: Lo más importante para alinearse durante la kick off meeting del proyecto es saber con qué fin estás trabajando y por qué dicho trabajo es importante.
Comparte el plan del proyecto: Céntrate en información clave como el cronograma del proyecto, los hitos importantes o los entregables clave.
Define el alcance del proyecto: Asegúrate de que todos tengan las mismas expectativas, para que no haya sorpresas de último momento o cambios en los entregables a medida que avanza el proyecto.
Establece los roles y las responsabilidades del proyecto: Asegúrate de que todos estén alineados en cuanto a roles y responsabilidades.
Comparte dónde darás seguimiento a la información del proyecto y a las actualizaciones en tiempo real: Asegúrate de tener una fuente central de referencias para todo el trabajo clave del proyecto.
Separa un momento para las preguntas: Después de la kick off meeting, tu equipo del proyecto tendrá preguntas.