La auditoría es una parte esencial de cualquier Sistema de Gestión (SG). A través de auditorías estructuradas y efectivas, las organizaciones pueden transformarse y crecer de manera eficiente, implementando las oportunidades de mejora que sean encontradas. Este proceso se divide en varias etapas: planeación, ejecución, finalización y seguimiento.
1. Introducción a los Sistemas de Gestión de Calidad
Los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) son esenciales para asegurar la satisfacción de las necesidades de los clientes. Un SGC se define como el "conjunto de elementos interrelacionados o interactivos de una organización para establecer políticas, objetivos y procesos dirigidos a alcanzar esos objetivos" (ISO, 2015). Estos sistemas ayudan a las organizaciones a cumplir con las expectativas de los clientes y otras partes interesadas. Implementar un SGC puede incluir metodologías como Calidad Total, Lean Six Sigma e ISO 9000.
1.1. Auditoría Interna
La auditoría interna es una herramienta fundamental para la ejecución y control de los procesos y SG (Franklin, 2007). Permite concluir si un sistema se cumple o no (Arter, 2003). La auditoría interna asegura la fiabilidad de la información y la mejora continua del sistema.
2. Discusión sobre la Auditoría
El modelo general de auditoría incluye la planeación, ejecución, finalización y seguimiento. La evidencia de la implementación de los requerimientos se conoce como evidencia, y la evaluación del cumplimiento o incumplimiento se conoce como hallazgo.
2.1. Planificación de la Auditoría
La planificación de la auditoría es crucial para tener disponibles las fuentes de información pertinentes y relevantes. Este proceso incluye:
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- El objetivo de la auditoría.
- El alcance de la auditoría.
- El equipo de auditoría y los recursos necesarios.
- La autoridad y el acceso a la información del equipo auditor.
- El criterio de la auditoría.
Es común que la planificación se realice con muchos meses de anticipación, considerando el contexto de la organización y otros factores que puedan afectar el desarrollo de la auditoría, como otras auditorías.
2.1.1. El Programa de Auditoría
El programa de auditoría define las auditorías que se realizarán en un periodo de tiempo determinado, usualmente un año. Este programa puede incluir uno o varios SG.
Los elementos clave del programa de auditoría incluyen:
- Alcance (procesos, límites, ubicaciones).
- Calendario (fechas, duración, frecuencia).
- Tipo de auditoría (interna o externa, remota o en sitio).
- Criterios de auditoría.
- Métodos por emplear.
- Criterios de selección del equipo auditor.
- Información documentada pertinente.
2.1.2. El Objetivo y Alcance de la Auditoría
El objetivo y el alcance son elementos distintos que a menudo se confunden. El objetivo define qué se espera lograr con la auditoría, mientras que el alcance especifica qué áreas, procesos y periodos serán auditados. Generalmente, el objetivo de las auditorías internas es una mezcla de control y rendimiento.
El alcance de la auditoría incluye:
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- Procesos por auditar.
- Áreas, roles y responsabilidades a auditar.
- Ubicaciones por auditar.
- Fechas y duración de la auditoría.
- Periodo de tiempo a auditar.
- Modalidad de la auditoría.
- Limitaciones y exclusiones.
2.1.3. El Criterio de la Auditoría
El criterio de la auditoría son los requisitos contra los cuales se comparan las evidencias presentadas durante la auditoría, como normas, procedimientos o especificaciones. Es recomendable identificarlos, enlistarlos y estudiarlos para evaluar el grado de conformidad del sistema.
2.1.4. Enfoque Metodológico de la Auditoría
El enfoque metodológico es el camino que el auditor empleará para recolectar evidencias. La auditoría puede ser realizada en sitio, remota o híbrida, dependiendo de la naturaleza de la organización y los recursos disponibles. Existen varios enfoques metodológicos, siendo la lista de verificación y el enfoque basado en procesos los más empleados en Auditorías Internas de SGC.
2.1.4.1. Lista de Verificación
La lista de verificación es un enfoque tradicional de auditoría que ayuda a los auditores a no omitir aspectos importantes. Es útil para auditores experimentados o para auditar áreas altamente reguladas. Sin embargo, su efectividad está directamente relacionada al buen uso que le dé el auditor.
2.1.4.2. Enfoque Basado en Procesos
El enfoque basado en procesos se centra en la comprensión del flujo de información (entradas y salidas) a través de la secuencia de procesos. Se utiliza el ciclo PDCA (planificar, hacer, verificar, actuar) para poder cumplir con el criterio de auditoría.
2.1.5. Roles y Responsabilidades de los Participantes
Es importante que cada participante en la auditoría lo identifique claramente en conjunto con el rol que desempeñarán. Los roles principales incluyen:
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- El equipo auditor (auditor líder, auditor y experto técnico).
- El administrador de auditoría.
- El guía.
- El equipo auditado.
- El observador.
2.1.5.1. El Equipo Auditor
El equipo auditor debe contar con competencia personal y profesional. El auditor líder es responsable de dirigir y moderar las reuniones, comunicar el plan e informe de auditoría, prevenir y resolver conflictos, y salvaguardar la evidencia de la ejecución de la auditoría. El auditor recolecta evidencias, analiza, verifica y consolida la evidencia, clasifica los hallazgos y elabora el plan e informe de auditoría.
2.1.5.2. El Administrador de Auditoría
El administrador de auditoría crea y administra el programa de auditoría, garantiza y monitorea el proceso de auditoría, evalúa la confianza de los resultados y da seguimiento al cierre de las no conformidades detectadas.
2.1.5.3. El Guía
El guía ofrece los recursos necesarios y hospitalidad, guía al equipo auditor a través del proceso, difunde el plan de auditoría, identifica y confirma la asistencia de los auditados, gestiona los permisos necesarios y acompaña al equipo auditor por las instalaciones.
2.1.5.4. El Equipo Auditado
El equipo auditado explica sus procesos, responde a las preguntas que se le realicen, entiende los requisitos, comprende el contexto de la organización, mantiene los documentos y registros auditables a la mano, participa en los análisis de la causa raíz e implementa las acciones correctivas.
2.1.5.5. El Observador
El observador puede presenciar la auditoría por diversos motivos, sin interferir en la realización de la auditoría. El objetivo del observador dependerá del puesto que desempeñe en la organización.
2.1.6. Las Competencias del Equipo Auditor
El equipo auditor debe poseer competencias técnicas, habilidades de comunicación, capacidad analítica y ética profesional. Es crucial que el equipo auditor cumpla en su totalidad con las competencias establecidas.
2.1.7. El Plan de Auditoría
El plan de auditoría es un documento de trabajo esencial que se comparte con el auditado, permitiendo que ambos se preparen y organicen para el ejercicio. Este plan incluye:
- El objetivo, alcance y criterios de la auditoría.
- Un cronograma detallado de cada etapa de la auditoría.
- Los protocolos de comunicación.
- La metodología, técnicas y procedimientos que se utilizarán durante la auditoría.
2.2. Ejecución de la Auditoría
La ejecución de la auditoría incluye:
- Reunión de apertura.
- Recolección de evidencias.
- Hallazgos de la auditoría.
- Reunión del equipo auditor.
2.3. Finalización de la Auditoría
La finalización de la auditoría comprende:
- Reunión de clausura.
- Informe de auditoría.
2.3.1. Reunión de Clausura
En la reunión de cierre con la dirección y otros interesados clave, se presentan los hallazgos de la auditoría, incluyendo las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora.
2.4. Seguimiento de la Auditoría
El seguimiento de la auditoría asegura que se implementen las acciones correctivas y se verifique su efectividad.
Tabla 1: Competencias Clave del Equipo Auditor
| Competencia | Descripción |
|---|---|
| Técnicas de auditoría | Conocimiento de metodologías y técnicas de auditoría. |
| Conocimiento del sistema | Comprensión del sistema de gestión auditado. |
| Habilidades de comunicación | Capacidad para comunicarse de manera efectiva con el auditado. |
| Capacidad analítica | Habilidad para analizar la evidencia y determinar hallazgos. |
| Ética profesional | Integridad, objetividad y confidencialidad. |