Para poder entender mejor la realización de los inventarios, lo primero es entender o recordar qué es un inventario. Este viene a ser el costo de los productos que un negocio tiene disponibles para la venta.
¿Qué es el Inventario Inicial?
En el caso del inventario inicial, técnicamente lo que significa es todo lo que tiene que ver con el inventario que se registra cuando se comienza con un ejercicio contable. Realizar el inventario inicial es fundamental para la estabilidad financiera y la rentabilidad de una empresa. Este proceso permite conocer el stock consignado, los productos terminados, las materias primas y el valor del inventario al comenzar un período contable o ejercicio contable.
El saldo inicial de inventario representa la cantidad en mano y su valor económico al inicio de un ciclo contable. Este inventario inicial coincide con el inventario final del período anterior. El inventario inicial es el punto de partida para el control real de inventario dentro de un ejercicio contable.
Como se puede apreciar, para calcular el inventario inicial es requisito saber cuál ha sido el valor del inventario final del ejercicio anterior. Como se puede observar, para lograr conocer con exactitud cuál es el inventario final, es fundamental poder conocer el valor del inventario inicial del ejercicio.
Si no se toma el inventario con seriedad, un negocio puede encontrarse frente al peligro de quedar sin stock y de esta manera tener que pausar las actividades.
Lea también: Resumen de Inventario Detallado
Tipos de Inventario
Los inventarios pueden clasificarse con base en diferentes criterios para una mejor diferenciación. Conocer los tipos de inventario permite una mejor planificación financiera en temas de aprovisionamiento, transporte y almacenamiento, pero también en la elección de tecnologías avanzadas para su gestión.
- Por periodicidad: El tipo de inventario por periodicidad se utiliza para verificar y actualizar el registro de stock de forma programada por los sistemas de gestión, o de forma manual por los empleados. Se lleva a cabo para conocer la cantidad de mercancías, materiales o materia prima que se tiene disponible. Es un tipo de inventario programado para efectuarse de forma periódica; por ejemplo, cada mes, cada seis meses o cada año.
- De ciclo: El inventario de ciclo se utiliza para que la producción sea equivalente a la cantidad de productos vendidos o demandados por los clientes.
- De desacoplamiento: El inventario de desacoplamiento se utiliza para coordinar los procesos de inventariado con el fin de evitar que se empalmen.
- De existencias para especulación: El inventario de existencias para especulación es un sistema de control para tener clara la cantidad de productos y materia prima para determinar si es posible aumentar la producción. Se realiza con el fin de cubrir una futura necesidad prevista con anticipación, de modo que involucra un menor riesgo al tener la certeza de qué se necesita en stock.
En las grandes empresas se manejan diferentes tipos de inventario para satisfacer sus necesidades operativas y los requerimientos de los clientes. Ciertos tipos de inventario se clasifican de acuerdo con la función que se les asigna.
- Inventario en tránsito: Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
- Inventario disponible.
- Inventario en línea.
- Inventario en cuarentena.
- Inventario físico.
Inventarios en Empresas de Manufactura
En todas las empresas de manufactura, la cadena de suministro es indispensable para asegurarse de disponer en todo momento de la materia prima necesaria para la fabricación de los productos que comercializan. Por ello, uno de los tipos de inventario más utilizados en ese sector es el inventario de materias primas, productos en proceso y productos terminados.
¿Qué son los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados?
En la fabricación de productos se involucran diversos actores: proveedores, línea de producción, almacenes, canales de distribución, logística de transporte, entre otros.
- Las materias primas son los insumos que se utilizan por la empresa durante los procesos de manufactura o producción para transformarlos en un producto en proceso y, finalmente, en un producto terminado.
- Los productos en proceso son activos que se encuentran en una etapa intermedia de producción. A medida en que la materia prima se transforma, aumenta su valor y las empresas pueden requerir un traslado de estos productos a otras plantas, o a procesos que son más costosos para finalizar el armado.
- Los productos terminados son aquellos que ya finalizaron la etapa de fabricación y que están listos para ponerse a la venta, o de ser enviados a los clientes.
Inventario de Materias Primas
El inventario de materias primas consiste en un registro periódico de la cantidad de insumos básicos de los que se puede disponer para la fabricación de productos, así como de la calidad, fechas de caducidad y la comparativa entre la cantidad de insumos y las necesidades de producción. Estos productos también se conocen como inventario de preproducción, ya que son parte del stock y se encuentran en espera para utilizarse.
Lea también: Definición de Inventario de Productos en Proceso
El encargado de esta área debe hacer las compras necesarias para asegurarse de que nunca haya faltantes, ya que la carencia de un solo insumo puede retrasar a toda la línea de producción.
¿Cómo se determina el inventario de materia prima?
Determinar el inventario de materia prima requiere varios pasos:
- Identificar el tipo de materias primas:
- Materias primas directas: Son ingredientes que se incorporan a un producto fabricado.
- Materias primas indirectas: Son materiales indispensables para la fabricación de productos, aunque no necesariamente sean parte de este.
Es indispensable contar con una lista de todas las materias primas e identificar las necesarias para cada producto, especialmente cuando se fabrican varios productos diferentes.
Para tener un mejor proceso de inventario, contar con un software de gestión es indispensable con el fin de documentar la información, generar alertas de faltantes y mejorar la trazabilidad de los insumos.
- Cálculo de productos: El inventario de materia prima se calcula con base en la siguiente fórmula:
Inventario inicial + materias primas compradas - materia prima utilizada = inventario de materias primas.
Lea también: Definición de Inventario Contable
- Determinar el periodo de inventario: El inventario de materias primas puede realizarse de forma semanal, quincenal, mensual, semestral o incluso anual, dependiendo del tipo de artículo que se fabrique.
- Definir la ubicación de la materia prima: Es indispensable contar con áreas especiales para almacenar las materias primas y con un sistema de organización y documentación para registrar las entradas y salidas de los materiales.
- Conteos manuales: Si bien es importante contar con un software de gestión de inventarios, realizar conteos periódicos permite comprobar la exactitud de los registros y evitar problemáticas como el robo, que pueden alterar el proceso de fabricación.
Ejemplos de inventarios de productos de materia prima
- En una empresa fabricante de muebles debe tener entre su inventario insumos como madera, barniz, pegamento, textiles, tornillos, telas, pegamentos.
- En una fábrica de ropa, la tela, los hilos, cierres y botones son las materias primas directas.
- En el sector farmacéutico, los principios activos, excipientes, conservantes y vehículos son materias primas básicas tanto para la producción como para la calidad del producto final.
Inventario de Productos en Proceso
El inventario de productos en proceso es de gran importancia para anticiparse a la demanda de los clientes, asegurar fechas de entrega a los clientes y mantener el control de los costos de producción.
Inventario de Productos Terminados
El inventario de productos terminados es aquel que se realiza para documentar la cantidad de mercancías, su número de lote y otros códigos para rastrearla aún después de haber salido del almacén. Además, este tipo de inventario tiene el objetivo de mantener el control de producción y el flujo constante entre almacenes, proveedores y clientes.
¿Cómo se calcula el inventario de productos terminados?
El inventario de productos terminados determina el valor de los bienes producidos y listos para venderse. La fórmula para calcular este inventario es:
Inventario inicial + producción durante el periodo - costo de los bienes vendidos (COGS) = inventario final.
Los pasos para registrar y calcular el inventario de productos terminados son:
- Definir un periodo contable o de ventas
- Registro de las compras y ventas del periodo
- Documentar las devoluciones de clientes
- Cálculo del valor de las mercancías vendidas
Diferencia entre inventarios de productos terminados y otros inventarios
Como su nombre lo indica, el inventario de productos terminados se realiza para determinar la cantidad de bienes que ya completaron todo el proceso de producción y están listos para ser vendidos al cliente final. Vemos las diferencias con otros tipos de inventario:
- Inventario físico: determina todas las existencias del almacén, anaqueles y áreas de fabricación. Se realiza un conteo de forma manual y se documentan los datos.
- Inventario de productos en proceso: son los productos que se encuentran en proceso de producción, pero todavía no están listos para ser vendidos.
- Inventario perpetuo: se realiza para dar seguimiento a las existencias de productos en tiempo real. Se basa en sistemas de gestión para consultar la información desde el software.
- Inventario cíclico: se realizan recuentos periódicos para detectar errores rápidamente antes de que se conviertan en un problema.
- Inventario de seguridad: consiste en mantener una cantidad determinada de existencias adicionales para actuar en caso de que haya un aumento imprevisto en la demanda.
- Inventario en tránsito: se realiza para determinar los productos que se encuentran en camino a un centro de distribución, almacén, tienda o al cliente.
- Inventario obsoleto: se realiza para conocer la cantidad de productos que han perdido su valor por daños o mala gestión de caducidades.
Ejemplos de inventarios de productos terminados
En una fábrica de calzado y productos de piel, la cantidad de zapatos, cinturones, bolsas y carteras listos para vender forman el inventario de productos terminados y que se encuentran en espera de ser vendidos para convertirse en ingresos.
Importancia del Control de Inventarios
Contar con inventario de materias primas y productos terminados es indispensable para las empresas fabricantes ya que les permite mantener un control preciso, evitar el exceso o los faltantes de stock y asegurarse de que haya la cantidad adecuada de materias primas para que la producción se realice sin contratiempos. Además, este control permite identificar patrones de consumo, anticipar las compras, adquirir materias primas a mejores precios, optimizar los recursos disponibles y obtener la mayor rentabilidad con los productos terminados.
¿Cómo llevar un control eficiente de los inventarios?
- Programa periodos específicos para hacer los tres tipos de inventario.
- Adquirir un software de gestión.
- Utilizar el mejor sistema de almacenamiento.
- Identificar mercancía mediante etiquetas codificadas.
Gracias a una gestión de almacenes eficiente, inventarios perpetuos, adecuados procesos de conteo y el uso de tecnología como escáneres, ERP y sistemas POS, puedes lograr una gestión moderna, ágil y confiable.
Utilidad de Llevar un Inventario Actualizado
La utilidad de llevar un inventario actualizado es una lista interminable, pero aquí te mencionamos las más importantes a considerar:
- Tener un inventario evita compras no planeadas y de emergencia.
- Llevar un control de inventarios ayuda a mejorar el flujo de efectivo.
- El inventario también nos permite saber si es necesario agilizar el proceso de cobranza para incrementar el flujo de efectivo.
- Llevar un buen inventario incluso permite abaratar los costos evitando fletes adicionales.
Lo más importante es que tener un inventario bien planeado se va a reflejar en una buena experiencia de compra y fidelidad de nuestros clientes, ya que si contamos con el stock suficiente, ellos siempre podrán estar seguros de que van a encontrar lo que necesitan en nuestro negocio. La buena experiencia de compra debe ser una prioridad, no lo olvides.
Tipos de Inventario según su Periodicidad
- Inventarios periódicos: se basan en recuentos físicos ocasionales.
- Inventario anual.
- Inventario periódico.
- Inventario cíclico: Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente: Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.
Otros Tipos de Inventario
- Inventario de materias primas.
- Inventario de suministros de fábrica.
- Inventario de productos en proceso de fabricación.
- Inventario de productos terminados.
- Inventario de mercancías.
En un almacén con pocas referencias y un flujo de movimientos muy bajo, por ejemplo, probablemente bastará con practicar un inventario periódico con una cierta regularidad.
Si deseas recibir más información relacionada con este tema, da clic en el siguiente botón.
Como hemos visto, existen diferentes tipos de inventario (según función, periodicidad, tipo de producto, etc.). No obstante, si algo tienen en común todos ellos es su propósito final: optimizar el almacenamiento y la gestión del stock para asegurar el mejor servicio posible. En este sentido, y a pesar de las múltiples necesidades logísticas que existen, la apuesta por la automatización puede suponer una auténtica ventaja competitiva. Por un lado, porque aumenta el control y la eficiencia y, por el otro, porque optimiza el tiempo destinado a esta tarea.
¿Para qué sirve realizar un inventario?
Ciertamente, administrar un negocio es una tarea muy compleja, para los emprendedores realizar tantas labores a la vez los puede llevar a descuidar el orden. Si no aprende a gestionar adecuadamente su negocio tendrá problemas operativos, tributarios y económicos, motivo por el que debe utilizar un inventario, y así garantizar el crecimiento de su empresa.
Conocer todos los haberes, es decir las pertenencias, los derechos y deudas de un negocio es imprescindible para todo emprendimiento, para ello se debe realizar un inventario. Un inventario es una lista ordenada y valorada y detallada por escrito que sirve para comprobar cuáles son los elementos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. En general un inventario permite llevar el control de los bienes y recursos de una empresa o persona. En contabilidad y negocios, toma gran importancia, pues un inventario en una empresa se considera como un activo.
El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compraventa o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
El inventario de existencias en materia de mercancía es aquel que enlista los productos que comercializa un negocio para conocer las ventas, compras e identificar fugas de dinero por robo, pérdida, caducidad o daño de productos.
El inventario constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos o materia prima comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se incluye dentro de lo que es el inventario de mercancía de propiedad de la empresa que se encuentra en almacén, bodega, en tránsito o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han entregado a sus clientes.
El Inventario en Contabilidad
En contabilidad el inventario debe ser llevado con rigurosidad, teniendo que llevar el registro, ordenándose de acuerdo al periodo contable de la siguiente manera:
- El inventario inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable evidenciados en asientos contables de la empresa.
- Inventario de mercancía en consignación: Es la lista de las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
- Inventario continuo o Perpetuo: Es la mercancía que entra se registra a la cuenta de inventario directamente.
El Inventario Actual Se realiza al terminar el periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. es la relación de existencias al finalizar un período contable.
tags: #inventario #inicial #contabilidad #definicion #ejemplo