El inventario puede ser el activo más importante de una empresa. La gestión del inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro.
Importancia del Inventario Contable
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa.
Mantener el inventario de la compañía al día aporta información muy valiosa que debe tenerse presente a la hora de tomar decisiones y emplearse para crear estrategias.
Los inventarios de contabilidad ayudan a determinar el valor y los costos de su inventario. Eso es importante para establecer precios, hacer un presupuesto, calcular impuestos, etc.
Funciones del Inventario
Su función principal es comprobar los elementos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. Un inventario bien actualizado funciona como una base de datos de los activos.
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- Mantener un registro de actividades.
- Controlar el stock.
- Reducir gastos.
- Reflejar la producción empresarial.
- Satisfacer a los clientes.
- Prever la demanda futura.
Tipos de Inventarios
Hay que tener en cuenta que dependiendo de las necesidades del negocio deberá realizarse diaria, semanal o mensualmente. Los inventarios son uno de los documentos más simples en el área de contabilidad, sin embargo, hacerlos de la manera correcta e indicada para tu empresa es vital para facilitar las cosas dentro de la operación.
Inventarios Físicos
Como su nombre lo indica, consisten en verificar las existencias de los materiales, equipo, muebles e inmuebles con los que cuenta la compañía. Debemos hacer un recuento contando y anotando todos y cada uno de los bienes y mercancías de la empresa. Una vez se sepa la cantidad física de los elementos a contabilizar, se debe corroborar que los datos coinciden realmente con los almacenes.
Inventarios de Bienes Intangibles
Hay activos y bienes que no se pueden contabilizar de la misma manera que los físicos. Los activos corrientes y las deudas no se pueden contar físicamente, se deben registrar en un inventario contable. También se pueden incluir los saldos de cuentas bancarias, cuentas por cobrar e ingresos pasivos. Para poder llevar a cabo este tipo de inventario, se deberán revisar los registros contables y los recibos de la empresa.
Sistema de Control de Inventario Periódico
Como su nombre lo indica, gracias a este sistema se recuentan físicamente y cada cierto tiempo las existencias actuales dentro de la propiedad de la empresa.
Sistema de Control de Inventario Permanente
Bajo un sistema como este, las cuentas de inventario y las bases de los datos se actualizarán automáticamente cada vez que se reciba o se venda un producto. Con ellos, se puede hacer un seguimiento instantáneo del movimiento o entradas y salidas de los activos de la empresa. El desarrollo de este sistema ha sido posible gracias a la tecnología y las aplicaciones que existen hoy en día, ya que requiere medios distintos a los inventarios físicos.
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Elementos a Considerar en un Inventario
Por lo general, un inventario debe recoger los siguientes datos:
- Identificación
- Instrucción
- Costo
- Costo o mercado, al más bajo
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS
Ventajas de un Inventario Bien Gestionado
Además de facilitar las operaciones y el trabajo diario, elaborar el inventario del almacén proporciona una serie de ventajas que pueden marcar la diferencia entre un negocio exitoso y uno que funcione a medio gas.
- Rastreo de activos.
- Contabilidad.
- Cumplimiento de normativas.
Gestión del Inventario
La gestión del inventario requiere visibilidad del inventario, saber cuándo hacer un pedido, cuánto pedir y dónde almacenar el stock. Las operaciones logísticas de pedidos multicanal generalmente tienen inventario distribuido en muchos lugares a lo largo de la cadena de suministro.
En entornos domésticos o almacenes muy pequeños es posible mantener un control de los artículos a través de listados o registros manuales, pero, cuando se trata de compañías de tamaño mediano o grande, implementar un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS que se encargue de esta tarea resulta indispensable.
Algunos negocios realizan un seguimiento del inventario manual, esto está bien cuando el negocio recién comienza, pero será un problema cuando la empresa comience a crecer. Es por ello que el mejor consejo es utilizar la tecnología.
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Procesos Clave en la Gestión del Inventario
- Compra de inventario: los productos listos para la venta se compran y entregan en el almacén o directamente en el punto de venta.
- Almacenamiento de inventario: el inventario se almacena hasta que se necesita.
- Aprovechamiento del inventario: se controla la cantidad de producto a la venta.
Rotación de Existencias
La rotación de existencias hace referencia a las veces que una empresa ha vendido o gastado un producto o al número de ocasiones en que el inventario del almacén necesita ser repuesto en un periodo de tiempo, normalmente un año.
Conclusión
Mantener un inventario con una organización productiva y segura traerá grandes beneficios para tu empresa. En SaaSMéxico, contamos con el sistema ERP en la nube ideal para PyMEs, diseñado específicamente para ayudar y mejorar los procesos de cada empresa de manera personalizada, aumentando su productividad con herramientas de gestión avanzada.
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