El control de los inventarios es crucial para la gestión eficiente de cualquier entidad. Durante el proceso de conteo físico del inventario, es posible que se encuentren discrepancias entre la cantidad registrada en los libros contables y la cantidad físicamente presente.
Control de los Inventarios
Este procedimiento se aplicará para el control de las mercancías tanto en la recepción como en la distribución de las mismas en todos los almacenes de la entidad.
Etapas en la Adquisición y Uso del Inventario
A continuación, se detallan las etapas y pasos para el control adecuado del inventario:
- Etapa 1: Adquisición del Inventario
- Paso 1: Compra del Inventario
En las Unidades Presupuestadas cuando se adquieren productos para insumo (no se pueden utilizar letras de cambio Res. 56/00, Res.
- Paso 2: Transferencia entre Almacenes
- Paso 3: Recepción en el Almacén
En este paso se procede a recepcionar la compra o transferencia recibida de inventarios, teniendo como soporte documental el Informe de Recepción o la Transferencia entre Almacenes de la misma entidad. Cuando se ha efectuado un pago anticipadamente, contratado pagos a través de letras de cambio o de cuentas corrientes o abiertas, así como transferencias entre almacenes de una misma entidad.
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- Paso 1: Compra del Inventario
- Etapa 2: Puesta en Uso de estos Bienes, o para Insumo
- Paso 1: Salida del Almacén, para su Utilización o Insumo Respectivamente
- Al poner en uso Útiles y Herramientas según Vale de Salida.
- Al poner en uso el vestuario y la lencería, según Vale de Salida.
- Paso 1: Salida del Almacén, para su Utilización o Insumo Respectivamente
- Etapa 3: Control y Fiscalización
- Paso 1: Elaboración o Actualización de los Submayores del Inventario de la Entidad
- Paso 2: Confección de las Actas de Responsabilidad Material
Consiste en llenar las actas de responsabilidad material a los trabajadores o estudiantes que tienen bajo su custodia medios, o sea que están usando base material de estudio, útiles y herramientas, o vestuario y lencería.
- Paso 3: Elaboración y Ejecución del Plan de Chequeos Periódicos de los Inventarios en Uso y en Almacén
Se procede a confeccionar un plan de chequeo del inventario para el ejercicio económico que corresponda, el cual se desagrega en los 12 meses del año, reflejando en el mismo las fechas por mes en que corresponde revisar cada almacén, dicho plan debe de estar elaborado por el técnico en gestión económica que atiende los inventarios en uso y en almacén según corresponda, y debe estar aprobado por su jefe inmediato, en este caso el administrador. Estos chequeos se ejecutan al 10% mensual de los medios almacenados que no constituyen víveres, y en caso de ser víveres se llevan a cabo al 100% mensual; en el caso de los inventarios en uso se realizan al 10% mensual.
- Paso 4: Tratamiento a Sobrantes y Faltantes
Los sobrantes de inventarios pueden detectarse al realizarse conteos periódicos del 10%, en el inventario general o en el cuadre diario por lo que se hace necesario el registro contable según Ajuste de Inventario elaborando el expediente correspondiente para su investigación durante 60 días, Tener en cuenta la Res. 44/97, M.F.P. y la Res.
Los faltantes de inventarios pueden detectarse al realizarse conteos periódicos del 10%, en el inventario general o en el cuadre diario por lo que se hace necesario el registro contable según el modelo Ajuste de Inventario, elaborando el expediente correspondiente para su investigación durante 60 días, Tener en cuenta la Res. 44/97, M.F.P. y la Res.
Registro Contable de Faltantes y Sobrantes
Una vez identificados los faltantes de inventario, es necesario realizar los ajustes contables correspondientes para reflejar la situación real.
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Tratamiento Contable de los Faltantes
La cuenta 571 Ingresos de períodos futuros en moneda nacional, se utiliza para reconocer el cobro de las transacciones en moneda nacional que se efectuaran en períodos posteriores según los plazos de descuentos al trabajador y que será debitada con crédito a la cuenta 440 Obligaciones con el Presupuesto del Estado subcuenta 900 Otros .Es de destacar que primero se resarce la entidad del valor del faltante y después comienza a aportar de acuerdo a lo que se establece en el Decreto Ley 92.
El importe de los conceptos de faltante, se registra en forma transitoria, para su investigación y aprobación en las cuentas de Faltantes, Pérdidas o Sobrantes en Investigación, según sea el caso, tan pronto éstos se determinen.
Implicaciones Fiscales
El primer párrafo del artículo octavo de la Ley del Impuesto al valor Agregado señala que el faltante de bienes en los inventarios de las empresas se presume enajenación, presunción que admite prueba en contrario.
La fracción XIV del artículo 76 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece la obligación de las personas morales contribuyentes de llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate, conforme al sistema de inventarios perpetuos.
El artículo 77 del Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta nos señala que los contribuyentes que destinen parte de sus inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, al consumo propio, podrán deducir el costo de los mismos como gasto o inversión según se trate, siempre que el monto de dicho gasto o inversión, no se incluya en el costo de lo vendido.
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Posibles Justificaciones para Faltantes de Inventario
- Pérdida por fuerza mayor, como podría ser un robo o por algún desastre natural.
- Destrucción autorizada de mercancías, previo aviso al SAT.
- Mermas por justificación, cuando las mercancías se destinan al consumo propio, utilizándose en el proceso de fabricación de algún producto o derivado de cuestiones operativas, cuando por descubierto o negligencia al manejar la mercancía, éste resulta dañado o se destruye, o cuando se trata de mercancías perecederas que caducan o que se descomponen o bien, cambian de estado a causa de la temperatura o derivado del proceso productivo.
- Por error en el registro.
- Cuando no se puede justificar o explicar el faltante de la mercancía.
Para evitar faltantes de inventario y las implicaciones fiscales asociadas, es esencial implementar medidas de prevención y control.
Control de Activos Fijos Tangibles
El área contable debe contar con la información mínima indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente. Es responsabilidad del área Contable el control de los Activos Fijos Tangibles de la Entidad, la supervisión y chequeo constante de ellos, la utilización de los modelos establecidos para cada operación.
Etapas en la Adquisición y Uso de Activos Fijos Tangibles
- Etapa 1: Adquisición de Activo Fijo Tangible
- Para dar Alta a un Activo Fijo Tangible por compra y su recepción en el almacén.
- Para contabilizar pago anticipado de una compra de Activo Fijo Tangible.
- Etapa 2: Puesta en Explotación del Activo
Al ubicarse el bien en un área de trabajo se utiliza el Modelo Movimiento de Activos Fijos Tangibles con el objetivo de facilitar una fuente única de entrada al Modelo Control de Activos Fijos Tangibles, a la habilitación de Submayores, a la información estadística.
- Salida del almacén y entrega al responsable del área para su explotación.
- Al ubicarse el activo en un área de responsabilidad.
- Etapa 3: Control y Fiscalización
- Elaboración o actualización de los controles de activos fijos por áreas y sus respectivos submayores.
- Cálculo de la depreciación.
- Etapa 4: Mantenimiento y Reparación
- Uso y cuidado del estado técnico de los medios.
- Elaboración del plan de mantenimiento y reparación de los medios.
- Realizar los mantenimientos y reparaciones planificadas.
- Confeccionar los documentos que amparan la baja de los medios.
Cuando se entrega la Chatarra a la Empresa de Recuperación de Materias Primas o al Órgano Estatal autorizado a tales efectos, se debe exigir el Documento Primario donde se certifique que ha recepcionado la Chatarra.
Reclamaciones a Proveedores
Las reclamaciones al proveedor por diferencias en la calidad convenida o contratada, incumplimientos de las especificaciones del contrato y cualesquiera otra naturaleza similar ,se formalizaran mediante el Informe de Reclamación(SC-2-05 )correspondiente, contabilizando el importe de la reclamación en cuenta memorándum hasta su aceptación por el proveedor o hasta tanto se haga la sentencia firme del órgano competente, en cuya oportunidad se debita a la cuenta 341 Cuentas por Cobrar Diversas M.N.