La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y/o servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Tipos de Inventarios
Los inventarios son los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes y/o servicios, para su posterior comercialización. Algunos de los tipos de inventarios incluyen:
- Inventario inicial
- Compras
- Devoluciones sobre compra
- Gastos sobre compras
- Ventas
- Devoluciones sobre ventas
- Mercancías en tránsito
- Mercancías en consignación
Inventario de Productos en Proceso
En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina y que éstas se preparen para producir una sola parte. Los productos en proceso son activos que se encuentran en una etapa intermedia de producción. A medida en que la materia prima se transforma, aumenta su valor y las empresas pueden requerir un traslado de estos productos a otras plantas, o a procesos que son más costosos para finalizar el armado.
Por esta razón, el inventario de productos en proceso es de gran importancia para anticiparse a la demanda de los clientes, asegurar fechas de entrega a los clientes y mantener el control de los costos de producción. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas, otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción, o de ésta al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso.
Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones, conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien, sin embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.
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Importancia del Inventario de Productos en Proceso
- Anticiparse a la demanda de los clientes.
- Asegurar fechas de entrega.
- Mantener el control de los costos de producción.
Inventario de Materias Primas
En todas las empresas de manufactura, la cadena de suministro es indispensable para asegurarse de disponer en todo momento de la materia prima necesaria para la fabricación de los productos que comercializan. Las materias primas son los insumos que se utilizan por la empresa durante los procesos de manufactura o producción para transformarlos en un producto en proceso y, finalmente, en un producto terminado. El inventario de materias primas consiste en un registro periódico de la cantidad de insumos básicos de los que se puede disponer para la fabricación de productos, así como de la calidad, fechas de caducidad y la comparativa entre la cantidad de insumos y las necesidades de producción. Estos productos también se conocen como inventario de preproducción, ya que son parte del stock y se encuentran en espera para utilizarse.
El encargado de esta área debe hacer las compras necesarias para asegurarse de que nunca haya faltantes, ya que la carencia de un solo insumo puede retrasar a toda la línea de producción.
¿Cómo se determina el inventario de materia prima?
- Identificar el tipo de materias primas:
- Materias primas directas.
- Materias primas indirectas.
- Cálculo de productos:
El inventario de materia prima se calcula con base en la siguiente fórmula: Inventario inicial + materias primas compradas - materia prima utilizada = inventario de materias primas.
- Determinar el periodo de inventario:
El inventario de materias primas puede realizarse de forma semanal, quincenal, mensual, semestral o incluso anual, dependiendo del tipo de artículo que se fabrique.
- Definir la ubicación de la materia prima:
Es indispensable contar con áreas especiales para almacenar las materias primas y con un sistema de organización y documentación para registrar las entradas y salidas de los materiales.
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- Conteos manuales:
Si bien es importante contar con un software de gestión de inventarios, realizar conteos periódicos permite comprobar la exactitud de los registros y evitar problemáticas como el robo, que pueden alterar el proceso de fabricación.
Ejemplos de inventarios de productos de materia prima
- Ejemplo 1. En una empresa fabricante de muebles debe tener entre su inventario insumos como madera, barniz, pegamento, textiles, tornillos, telas, pegamentos y si le falta un material no podrá seguir fabricando.
- Ejemplo 2. En una fábrica de ropa, la tela, los hilos, cierres y botones son las materias primas directas, y si no se cuenta con las telas o con los colores necesarios, la producción podría quedar detenida o ser retrasada hasta conseguir los materiales.
- Ejemplo 3. En el sector farmacéutico, los principios activos, excipientes, conservantes y vehículos son materias primas básicas tanto para la producción como para la calidad del producto final.
Inventario de Productos Terminados
Los productos terminados son aquellos que ya finalizaron la etapa de fabricación y que están listos para ponerse a la venta, o de ser enviados a los clientes. El inventario de productos terminados es aquel que se realiza para documentar la cantidad de mercancías, su número de lote y otros códigos para rastrearla aún después de haber salido del almacén. Además, este tipo de inventario tiene el objetivo de mantener el control de producción y el flujo constante entre almacenes, proveedores y clientes.
Diferencia entre inventarios de productos terminados y otros inventarios
Como su nombre lo indica, el inventario de productos terminados se realiza para determinar la cantidad de bienes que ya completaron todo el proceso de producción y están listos para ser vendidos al cliente final.
Vemos las diferencias con otros tipos de inventario:
- Inventario físico: determina todas las existencias del almacén, anaqueles y áreas de fabricación. Se realiza un conteo de forma manual y se documentan los datos.
- Inventario de productos en proceso: son los productos que se encuentran en proceso de producción, pero todavía no están listos para ser vendidos.
- Inventario perpetuo: se realiza para dar seguimiento a las existencias de productos en tiempo real. Se basa en sistemas de gestión para consultar la información desde el software.
- Inventario cíclico: se realizan recuentos periódicos para detectar errores rápidamente antes de que se conviertan en un problema.
- Inventario de seguridad: consiste en mantener una cantidad determinada de existencias adicionales para actuar en caso de que haya un aumento imprevisto en la demanda.
- Inventario en tránsito: se realiza para determinar los productos que se encuentran en camino a un centro de distribución, almacén, tienda o al cliente.
- Inventario obsoleto: se realiza para conocer la cantidad de productos que han perdido su valor por daños o mala gestión de caducidades.
Ejemplos de inventarios de productos terminados
En una fábrica de calzado y productos de piel, la cantidad de zapatos, cinturones, bolsas y carteras listos para vender forman en inventario de productos terminados y que se encuentran en espera de ser vendidos para convertirse en ingresos.
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¿Cómo se calcula el inventario de productos terminados?
El inventario de productos terminados determina el valor de los bienes producidos y listos para venderse. La fórmula para calcular este inventario es: Inventario inicial + producción durante el periodo - costo de los bienes vendidos (COGS) = inventario final.
Los pasos para registrar y calcular el inventario de productos terminados son:
- Definir un periodo contable o de ventas
- Registro de las compras y ventas del periodo
- Documentar las devoluciones de clientes
- Cálculo del valor de las mercancías vendidas
Importancia del Control del Inventario
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferentes y a menudo incongruentes.
- Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
- Producción: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación y un colchón, suficientemente grande, de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
- Compras: Las adquisiciones elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
- Financiación: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerlos (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.
Métodos de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
Algunos métodos incluyen:
- Costo
- Costo o mercado, al más bajo
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS
PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
El costo de los artículos disponibles para la venta, se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor.
Control Eficiente de Inventarios
¿Cómo llevar un control eficiente de los inventarios?
- Programa periodos específicos para hacer los tres tipos de inventario, de modo que el encargado de cada área tenga conocimiento del volumen de materias primas, de los productos en etapa intermedia y final para saber cuándo es momento de adquirir más insumos.
- Adquirir un software de gestión es la mejor inversión para categorizar las mercancías y materias primas, clasificarla por número de lote o de serie y por ubicación en el almacén. Además, podrás tener un control más claro sobre el momento de adquirir materias primas, de los clientes a quienes va dirigida la mercancía.
Por otro lado, con un software de gestión también se puede dar seguimiento a los productos terminados y que ya salieron del almacén, de modo que se atiendan mejor las posibles incidencias o devoluciones que lleguen a presentarse. El uso de un software de gestión te ayudará a utilizar el mejor sistema de almacenamiento, identificar mercancía mediante etiquetas codificadas que te den información completa sobre la materia prima o el producto terminado. Con esto, nunca más volverá a haber pérdida de mercancías en el almacén, y podrás consultar la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Tipos de Sistemas de Inventario
Hay dos decisiones básicas de inventarios que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones recién revisadas.
- Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades, los importes o ambos cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener que contabilizar el inventario mismo. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.
- Inventario intermitente: se efectúa varias veces al año.
- Inventario físico: es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. El cálculo del inventario es llevado a cabo mediante un listado del stock realmente poseído.
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