El reporte de inventario es un tipo de informe que muestra la cantidad de stock disponible en un momento dado, así como una serie de características de cada SKU o tipo de mercancía, como su ubicación física, número de lote, próximo punto de reorden o abastecimiento, valor, etcétera.
Básicamente, el reporte de inventario revela el stock actual de tu empresa y datos muy específicos sobre los productos. Por ejemplo, cuáles son aquellos que tienen mayor demanda, cuáles se están quedando atrás y si existen pérdidas.
Importancia de Elaborar un Reporte de Inventario
Independientemente de qué tan pequeña o grande sea tu empresa, el reporte de inventario siempre será necesario y de suma importancia para tu crecimiento. No solo porque te brindará excelente información sobre tus productos, sino también porque puede ofrecerte muchos otros beneficios, como:
- Rastrear ubicación exacta de la mercancía.
- Conocer la fecha de caducidad de los productos, para evitar mermas.
- Determinar el origen de cada artículo del almacén.
- Transparentar los movimientos entre almacenes.
- Asegurar que siempre se cuente con el nivel de stock necesario para las ventas.
- Evitar el exceso de inventario, que normalmente ocupa espacio extra en los almacenes.
- Reducir el riesgo del robo hormiga.
- Saber el momento indicado para reponer los productos del almacén.
Tipos de Informes de Inventarios
También es importante considerar que existen diferentes tipos de reportes de inventarios, y es indispensable conocerlos para saber cuál funcionaría mejor para tu empresa. Entre ellos, podemos destacar:
- Inventarios valorados: son aquellos que brindan un informe de las existencias actuales de la compañía, acompañadas de su valor de adquisición.
- Stock crítico: es el que permite conocer los productos que necesitan reponerse pronto, para que puedas mantenerlos en constante circulación.
- Reporte de rendimiento: te ayudará a saber cuáles son los productos más vendidos, para que puedas mantenerlos en stock y solicitar muchos más a tus proveedores.
- Inventario teórico versus real: podrás comparar las existencias teóricas con las reales, para que puedas detectar robos o pérdidas.
- Inventario histórico: también te permitirá comparar periodos diferentes para estimar ventas futuras.
¿Cómo Hacer un Reporte de Inventario?
Ahora que sabes qué es un reporte de inventario, así como su importancia y clasificación, será momento de que realices tu informe, siguiendo estos pasos generales:
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- Anota una lista de todos tus productos.
- Registra los artículos que ya no están disponibles.
- Anota todos los artículos de forma organizada alfabéticamente o por número de serie.
- En los productos del inventario, deja un espacio para la descripción. Por ejemplo, puedes anotar colores diferentes o tamaños específicos de cada uno.
- Asigna un precio a cada artículo, que puede ser lo que pagaste, o el precio al que lo estás vendiendo.
- Crea una columna para anotar cuántos artículos tienes en el inventario, y, de ser necesario, deja espacio para anotar si son cajas, docenas, pares, etc.
- Firma el informe y anota la fecha.
La cantidad de información que contenga el reporte de inventario, así como la facilidad para generarlo, depende del tipo de software o programa que utilicemos para el control de inventarios. Es importante que sea lo más preciso posible, puesto que revela información valiosa que puede ser utilizada para mejorar la gestión de pedidos y ventas.
Ejemplos Prácticos de Gestión de Inventarios
Para ilustrar cómo se gestiona el inventario en diferentes escenarios, veamos algunos ejemplos:
Caso 1: Conservas Márquez (Gestión Manual)
Conservas Márquez, una empresa que produce y distribuye alimentos en conserva, utiliza un pequeño almacén con capacidad para 300 tarimas. Cada mes, el responsable del almacén realiza manualmente el inventario para comprobar las existencias. Recorre el almacén con un listado de productos en papel y cuenta cuántas tarimas hay de cada referencia. La realización del inventario con papel es la forma más básica de hacerlo, únicamente viable en aquellas empresas que cuenten con unos niveles de stock y de entradas y salidas muy bajos.
Caso 2: Conservas Márquez (Implementación de un WMS)
Tras un aumento en las ventas, Conservas Márquez amplía su almacén a 4,000 tarimas y gestiona sus referencias con el sistema Pallet Shuttle. Para realizar el inventario, dispone de un software de inventario como Easy WMS, un programa de gestión de almacén creado para ayudar y facilitar la gestión de la mercancía de una empresa. Los operarios del almacén se sirven de terminales de radiofrecuencia con los que leer los códigos de barras y dar de alta en el sistema cada artículo que entra en el almacén. También se hace lo propio con cada expedición. Además, cada cierto tiempo (como mínimo, una vez al año), es aconsejable hacer un inventario físico, que consiste en recorrer el almacén contando las existencias una a una.
Caso 3: Conservas Márquez (Automatización Logística)
Conservas Márquez ha automatizado por completo su logística. Con cada entrada y salida de un artículo del almacén a través de los transportadores de tarimas, se registra un cambio del número de unidades disponibles en stock: la cantidad que entra y el stock final o las cantidades que salen y el stock restante. Como resultado, la trazabilidad de un producto dentro del almacén automatizado es total. Esto hace que se incremente la seguridad de la mercancía, se controlen mejor los riesgos y se garantice la calidad de los procesos y productos.
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El Papel de la Tecnología en el Control de Inventarios
Algunos negocios realizan un seguimiento del inventario manual, esto está bien cuando el negocio recién comienza, pero será un problema cuando la empresa comience a crecer. Es por ello que el mejor consejo es utilizar la tecnología. Los inventarios de contabilidad ayudan a determinar el valor y los costos de su inventario. Eso es importante para establecer precios, hacer un presupuesto, calcular impuestos, etc.
Le ayuda a supervisar y gestionar sus operaciones de inventario de forma eficaz al proporcionar información en tiempo real sobre el estado actual de su inventario.
Informes Disponibles para tu Inventario
Para obtener una descripción general de los informes disponibles para su inventario, elija Todos los informes en la página de inicio. Esta acción abre el explorador de roles, que se filtra según las funciones en la opción Informe y análisis.
- Analizar pedidos de venta pendientes para conocer el volumen de ventas esperado de productos.
- Analizar pedidos de compras pendientes para conocer el volumen de compras esperado de productos.
- Analizar las ventas de los clientes por producto para comprender las tendencias de ventas, optimizar la gestión del inventario y mejorar los esfuerzos de marketing.
- Analizar las compras de los proveedores por producto para gestionar el aprovisionamiento de inventario y mejorar los procesos de la cadena de suministro.
- Conciliel su sublibro de inventario con las cuentas de inventario en la contabilidad general al final de cada período.
Bind ERP te puede ayudar
Si necesitas automatizar los procesos del control de inventarios, siempre puedes optar por utilizar el control de inventarios de Bind ERP. Porque, si bien puedes usar una hoja de cálculo para llevar el control de tu stock, la realidad es que bastará una orden de 5 ítems para que todo se descontrole.
En cambio, Bind ERP está diseñado para mostrarte la información más importante de tus inventarios y existencias cuando tú la necesites, sin importar en donde te encuentres. Además, nuestro programa para control de inventarios en la nube te ayudará a eliminar los extravíos de artículos y mantener tus almacenes bien organizados.
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Entre otras importantes características, podemos destacar:
- Multi sucursal y multi almacén.
- Reportes en tiempo real de existencias.
- Transferencias y ajustes de tus productos.
- Lotes, pedimentos y números de serie.
Desde Bind ERP, puedes generar distintos reportes del stock, como:
- Reportes de existencias
- Inventarios históricos
- Movimientos de inventario (también llamado “reporte anti-robo hormiga”)
- Reporte de puntos de reorden
Al implementar un sistema de control de inventarios, el tiempo que lleva el registro de los movimientos se reduce de horas a minutos.
La rentabilidad de una empresa indica si la empresa genera suficientes beneficios; cuanto más alta es la relación entre los ingresos y los gastos significa que la empresa es rentable. Existen diferentes formas de medir la rentabilidad de una empresa: margen de rentabilidad, relación de margen de beneficio bruto, relación de margen de beneficio operativo. Pero, ¿la empresa sabrá en dónde está ganando más dinero?
El presupuesto afecta al control del inventario. Cuando existe un presupuesto las empresas evitan tener stock que no se vende y por consiguiente, desperdicio de capital por la compra de bienes poco rentables.
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