La contabilidad es un instrumento para el registro de las transacciones, eventos internos y demás hechos económicos que impactan a un negocio. Para asegurar la claridad y el cumplimiento fiscal, es fundamental entender ciertos conceptos como las cuentas de orden y el manejo de cheques posfechados, especialmente en el contexto de la contabilidad electrónica exigida por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México.
Cuentas de Orden: Definición y Relevancia Fiscal ante el SAT
Las cuentas de orden en su debida interpretación, son registros contables que ayudan a la administración de las empresas, a tener un control sobre ciertas partidas tanto financieras como fiscales. Regularmente, estas cuentas se asocian al registro de aquellas partidas que, de acuerdo con las regulaciones fiscales, requieren de estar plasmadas en la contabilidad. Las cuentas de orden son registros contables que se utilizan para reflejar transacciones o eventos que no afectan directamente los resultados financieros de una empresa, pero que tienen relevancia para efectos fiscales o administrativos.
El cierre contable de cada ejercicio fiscal es uno de los momentos más importantes para cualquier empresa, ya que implica poner en orden toda la información financiera y fiscal acumulada durante el año. Dentro del marco de la contabilidad electrónica, el SAT ha establecido un catálogo de cuentas conocido como "código agrupador", que clasifica y organiza las cuentas contables para facilitar la presentación de la información financiera y fiscal. Dentro del código agrupador, las cuentas de orden tienen un lugar específico, y es obligatorio que se registren en la balanza del ejercicio correspondiente.
Las cuentas de orden que los contribuyentes utilicen y registren para determinar el impuesto del ejercicio conforme a las disposiciones fiscales y que su cálculo deba realizarse en forma anual, podrán ser reportadas al cierre del ejercicio, en la balanza 12 o 13, según corresponda. El SAT permite registrar las cuentas de orden en la balanza de diciembre del ejercicio fiscal. Sin embargo, si la empresa realiza ajustes adicionales al cierre del ejercicio, estos deben incluirse en el "periodo 13" o "mes 13". Las empresas que tributan a flujo de efectivo (como las del sector agropecuario) deben registrar los ajustes del ejercicio en la balanza de cierre.
Cabe señalar que los datos de carácter fiscal que el SAT solicita a través de las cuentas de orden son partidas que - algunas de ellas - se incorporan también, por ejemplo, en la declaración anual, en el DISSIF, SIPRED, etc. La omisión de estas cuentas puede generar inconsistencias en la información reportada al SAT y, en consecuencia, multas o sanciones. Las cuentas de orden y el código agrupador del SAT son herramientas esenciales para garantizar la claridad y precisión en los registros contables y fiscales de las empresas.
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El Código Agrupador del SAT
El código agrupador del SAT es un sistema de clasificación que permite organizar las cuentas contables en categorías como ingresos, gastos, activos y pasivos, con el objetivo de facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales en México. En Alegra Contabilidad puedes vincular estos códigos a tus cuentas existentes para generar y enviar la contabilidad electrónica al SAT de manera correcta. No es necesario modificar el orden de tu catálogo de cuentas actual para que coincida con la estructura publicada por el SAT. Solo asigna el código agrupador a la cuenta correcta, sin importar el orden que tenga en el sistema.
¿Cómo asignar el código agrupador a tus cuentas contables?
- Ve a Contabilidad > Catálogo de cuentas > Elige una cuenta contable > Editar.
- En el campo Agrupador SAT > Elige el código correspondiente a la cuenta contable.
- Haz clic en Guardar.
Los campos que puedes modificar al editar una cuenta son: Nombre, Código, Tipo de cuenta, Descripción, Agrupador SAT y Ver saldo de cuenta por terceros. No es posible cambiar la naturaleza de cuentas que no sean Activos o Capital contable.
Exportación del Catálogo de Cuentas en XML
El catálogo en formato XML debe entregarse al SAT una primera vez al inicio y cada vez que se realice una modificación. Cada cambio en el catálogo debe reflejarse enviando un nuevo archivo XML con la información actualizada.
Beneficios de exportar el catálogo en formato XML
- ✅ Cumplimiento normativo - cumple con la exigencia del SAT de presentar la contabilidad electrónica con las cuentas vinculadas a los comprobantes fiscales.
- ✅ Simplificación del proceso - el archivo XML vincula automáticamente las cuentas con los CFDIs, reduciendo la necesidad de ingresar datos manualmente.
- ✅ Ahorro de tiempo y reducción de errores - minimiza errores y agiliza la presentación ante el SAT al tener la información estructurada y lista.
El catálogo de cuentas de Alegra está actualizado conforme a los estándares internacionales adoptados en México (NIIF) y a los requerimientos tributarios del SAT.
Cheques Posfechados: Contabilidad y Aspectos Legales
En esta opción puedes ingresar cheques que no constituyen un pago efectivo sino una forma de financiación, el cheque posfechado en sí no constituye pago sino una simple garantía de un pago futuro que se hará una vez llegue la fecha incluida en el cheque. Sin embargo, legalmente, el Artículo 178 establece que el cheque será siempre pagadero a la vista. Cualquiera inserción en contrario se tendrá por no puesta.
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En contabilidad al girarse el cheque debe registrarse el día que se entregó, no importa si fuere posfechado, pues ya existe un compromiso de pago y se intenta restituirse el pago con la promesa de ese cheque, no se ha cancelado, sigue firme la promesa de cobro. Esto puede aparecer en rojo en libros, pues es un detalle únicamente contable; sabemos que realmente no hay saldo real en rojo. Para esto sirve la conciliación contable bancaria por estos cheques supuestamente en tránsito de ser cobrados. Una vez que se cobre el cheque en una póliza de diario hago el asiento contable contrario cancelando la deuda.
Para el registro de cheques posfechados, se requieren los siguientes datos:
- Código Banco: corresponde al ingresado en el módulo de Tesorería, ten en cuenta que este código es asignado según la creación realizada en la definición de bancos.
- Número cheque: digitas el número del cheque posfechado girado o recibido por la empresa.
- Fecha Cheque: en este campo digitas la fecha de cobro o pago del cheque.
- Tipo de Documento: escoges si el cheque es por cobrar o por pagar.
- Documento: escoges el documento de compra o venta que se está cancelando con el cheque posfechado, para que aparezcan en el flujo de caja.
Contabilidad Electrónica y Requerimientos del SAT
Las personas que, de acuerdo con las disposiciones fiscales, estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente: Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Por su parte, las reglas de carácter general, contenidas en la Resolución Miscelánea Fiscal (RFM) vigente, establecen en sus numerales 2.8.1.5. y 2.8.1.6. diversas reglas en materia de contabilidad electrónica. Ahora, la contabilidad electrónica debe ser realizada conforme al Anexo 24 de la RMF y su anexo técnico.
Para los efectos del artículo 28, fracción IV del CFF, en relación con las reglas 1.4., fracción XXIV, 2.8.1.6., 2.8.1.7., se definen varios documentos clave:
- Las pólizas del periodo son documentos internos donde se registran las operaciones desarrolladas por un ente económico, relacionando la información necesaria para su identificación. Deberá permitir la identificación del comprobante fiscal que ampare la transacción, así como el método de pago.
- El auxiliar de Folios Fiscales es el documento detalle que permite identificar y vincular los folios fiscales de los comprobantes fiscales con las pólizas del periodo que se registren, las cuales pueden incluir operaciones nacionales y extranjeras, con los diferentes tipos de comprobantes y métodos de pagos.
- El auxiliar de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel es el documento que contiene el detalle de cada una de las cuentas y subcuentas en el que se resume el total de movimientos ocurridos en un periodo determinado de los rubros de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y resultado integral de financiamiento, así como de las cuentas de orden, las cuales incluyen invariablemente el saldo inicial, movimientos deudores y acreedores y su saldo final.
Cuando al contribuyente se le facilite integrar la información de los comprobantes fiscales de forma independiente a la póliza, pero en todos los casos la información de los folios deberá estar vinculada con el número de póliza con el cual se registró contablemente, se debe enviar el archivo Auxiliar de Folios. Los tipos de acuses que se entregarán son un acuse de recepción, de aceptación y de rechazo del (los) archivo (s), mismos que contendrán los datos del archivo (Folio, Fecha y Hora, RFC del contribuyente, Periodo, Nombre del archivo, Tipo de archivo, Tipo de envío, Motivo y Estatus).
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Si al momento de enviar la información surgió algún problema con la luz eléctrica y no se guardó el acuse del envío, el sistema tiene un apartado de consulta de acuses, en el cual se puede conocer el número de acuse. En caso de no poder enviar la información contable por no contar con acceso a internet, los contribuyentes acudirán a las administraciones locales de servicios al contribuyente, y serán atendidos por un asesor fiscal para que los apoye en su envío en la salas de internet, debiendo llevar su Firma electrónica vigente.
Las instituciones financieras deberán proporcionar la información contenida en el catálogo mínimo que le corresponda a cada entidad, de acuerdo con las disposiciones de carácter general emitidas por cada órgano regulador.