Cuando una empresa emite una factura electrónica y el cliente devuelve los bienes o cancela un servicio, se debe realizar la cancelación del CFDI original o la emisión de una nota de crédito para reflejar correctamente la operación.
Cuando un CFDI es cancelado, se elimina del registro fiscal del SAT y ya no tiene validez. Una nota de crédito es un CFDI de egresos que se emite cuando ya se había recibido el pago y es necesario registrar una devolución o ajuste en la transacción.
Las notas de crédito se emiten cuando se necesita disminuir el valor de un ingreso previamente registrado en un CFDI de Ingreso. El ‘CFDI de Egreso’ o ‘Nota de Crédito’ es un tipo de comprobante fiscal.
Si necesitas una solución para gestionar la cancelación de CFDI de manera eficiente y sin errores, CancelMass es la mejor opción para asegurar un control preciso y el cumplimiento fiscal sin complicaciones.
Cancelación de Notas de Venta
Si se consulta una Nota de Venta devuelta o cancelada desde el Portal de facturación, ya no aparecerá dicha nota y se mostrará el mensaje: "Datos inválidos. El ticket ha sido cancelado. Contacta a la empresa emisora para solicitar apoyo en la generación de tu factura".
Lea también: Proceso de Compensación IVA
Cuando se genere el documento de Devolución sobre Notas de Venta, automáticamente dicha Nota quedará cancelada ante el Portal de facturación, y al tratar de buscarla, enviará un mensaje indicando que "Datos inválidos. El ticket ha sido cancelado. Contacta a la empresa emisora para solicitar apoyo en la generación de tu factura".
Procedimiento para Cancelar una Nota de Venta en PVNUBE
Para cancelar una nota de venta en PVNUBE, sigue estos pasos:
- Eliminar los pagos
- Dirígete al módulo de Notas de Venta.
- Ubica el documento y haz clic en el botón “+” para expandir las opciones.
- Accede a la pestaña “Pagos”.
- Localiza el pago y presiona el botón “X” para eliminar el pago.
- Luego, haz clic en el botón “X” dentro de la columna de acciones para cancelar el documento.
Si la nota de venta está a crédito, omite este paso ya que no tiene pagos por eliminar; de lo contrario, continúa con el procedimiento:
Al eliminar el pago de la nota de venta, también se eliminará el ingreso de dinero en el módulo de transacciones. Una vez eliminado, se actualizará la ventana y verás el saldo en rojo, indicando que el documento ya no tiene pago registrado.
Aparecerá una ventana de confirmación con el mensaje “¿Eliminar registro?”, presiona “OK”. La nota cancelada desaparecerá de la vista principal.
Lea también: Requisitos para la baja del SAT
Visualización de Documentos Cancelados en PVNUBE
Sí es posible ver los documentos cancelados:
- En la parte superior izquierda de la pantalla, ubica los filtros rápidos.
- Cambia la vista a “Cancelados”.
- Verás que los documentos cancelados aparecen con una línea subrayada al centro.
- Al abrir el documento, se mostrará un aviso indicando que ha sido cancelado.
Es importante saber que si la nota de venta fue facturada o tiene una devolución, primero debes cancelar el documento siguiente (factura o devolución).
Emisión de una Nota de Crédito por Devolución de Mercancías
Elaborar una nota de crédito por devolución de mercancías te permite registrar correctamente la devolución de productos previamente facturados. Al aplicar este proceso, ajustas los importes de la venta original y mantienes actualizada la información contable de tu empresa.
Pasos para Registrar una Nota de Crédito
Para registrar una nota de crédito por devolución de mercancías, usa alguna de las siguientes rutas:
- Desde la pantalla principal, haz clic en el botón + Crear - Clientes - Nota Crédito.
- Desde la factura de venta, selecciona el botón Más - Aplicar nota crédito.
Al ingresar por cualquiera de las rutas, se mostrará la ventana para registrar la nota de crédito. Es importante destacar que para que la nota de crédito sea válida, debe estar relacionada con la factura original. La devolución de mercancías solo puede aplicarse si existe una factura previa. Al relacionarlas, el sistema ajusta el ingreso y registra correctamente la devolución ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Lea también: ¿Qué es una auditoría laboral y por qué es importante?
Debes completar los siguientes campos:
- Documento a enlazar: busca y selecciona la factura a la que aplicarás la nota de crédito. El sistema llenará automáticamente los datos del cliente, contacto y moneda.
- Serie y folio: selecciona la serie configurada para las notas de crédito. Si no tienes numeración automática, ingresa el número manualmente.
- Fecha de elaboración: selecciona la fecha en la que registrarás el documento.
- Vendedor: selecciona el usuario encargado de registrar la nota de crédito. Este campo es modificable.
- Tipo de relación: elige 03 - Devolución de mercancía. Esto habilitará los productos de la factura para seleccionar cuáles se devolverán.
- Uso CFDI: el sistema mostrará automáticamente el uso de CFDI definido en la factura relacionada.
- + Relacionar CFDI / + Ver CFDI relacionados: permite relacionar la factura de venta con la nota de crédito que estás creando. Si ya existe una relación, podrás visualizar los comprobantes vinculados o agregar otros adicionales.
Después de completar los campos, se mostrará la lista de productos o servicios registrados en la factura. Deberás seleccionar los productos que se devolverán e indicar la cantidad correspondiente. El sistema ajustará automáticamente el subtotal, impuestos y total según los productos seleccionados.
De forma automática, el sistema asigna la opción Condonación. Esta opción indica que el valor de la nota de crédito se aplica como condonación de la deuda del cliente, por lo que ese importe ya no deberá pagarse. Recuerda que esto solo afecta el valor relacionado con la nota de crédito y no modifica el resto de la factura.
Puedes agregar Observaciones, escribiendo comentarios adicionales que se visualizarán en la impresión del documento. También permite Adjuntar archivo, anexando documentos o soportes relacionados con la nota de crédito.
Opciones al Finalizar la Elaboración de la Nota de Crédito
Al terminar de elaborar la nota de crédito, puedes elegir una de las siguientes opciones:
- Cancelar: detiene el proceso y no guarda cambios.
- Guardar: guarda la nota de crédito en el sistema. Aparecerá un aviso indicando que el comprobante aún debe timbrarse para tener validez fiscal.
Es importante mencionar que después de guardar la nota de crédito, puedes timbrarla dentro de un plazo de 3 días antes y 1 día después de la fecha de elaboración. Para hacerlo, haz clic en el botón Timbrar y el sistema emitirá el comprobante ante el SAT. Si deseas que la nota se genere y se envíe al cliente de inmediato, selecciona la opción Guardar y timbrar.
Desde la opción Enviar por correo, es posible editar un contacto existente si necesitas cambiar el correo o los datos del destinatario, o crear un nuevo contacto directamente desde esta pantalla.
Acciones Posteriores al Registro de la Nota de Crédito
Una vez registrada la nota de crédito, puedes realizar las siguientes acciones:
- Devolver dinero al cliente, si corresponde.
- Enviar el documento por correo electrónico.
- Imprimir: te permite ver el documento en pantalla y enviarlo a la impresora que elijas. También tienes la opción de guardarlo en formato PDF.
Gestión de Devoluciones de Compra
Si desea devolver productos al proveedor o cancelar servicios comprados, puede crear y registrar una Nota de crédito de compra que especifique el cambio solicitado en relación a la factura de compra original. Si necesita más control del proceso de devolución de compras, como documentos de almacén para el manejo de artículos o una mejor descripción al devolver productos de varios documentos de compras con una sola devolución de compra, puede crear órdenes de devolución de compras. Un pedido de devolución de compra emite automáticamente un abono de compra relacionado.
Si una factura de compra registrada no se ha pagado, puede utilizar las acciones Corregir o Cancelar en la factura de compra registrada para revertir automáticamente las transacciones correspondientes. Estas acciones solo funcionan para las facturas sin pagar y no admiten devoluciones o cancelaciones parciales. Tampoco puede corregir o cancelar las facturas de compra que se registraron con recepciones de más de una orden de compra.
Normalmente, se crea una nota de crédito de compra o un pedido de devolución de compra como resultado de una nota de crédito enviada por un proveedor. Puede utilizar notas de Nota de crédito de compra o pedidos de devolución de compra para documentar el proceso de Nota de crédito. El cambio puede afectar a todos o solo a algunos de los productos que figuran en la factura de compra original. Por consiguiente, puede devolver productos parcialmente recibidos o solicitar un reembolso parcial de los servicios recibidos. Además de la factura de compra registrada original, puede liquidar la nota de crédito de compra o el pedido de devolución de compra con otros documentos de compra.
Consideraciones de Costo y Liquidación
Para conservar la valoración correcta del inventario, normalmente desea tomar los artículos devueltos del inventario al Costo unitario en el que fueron comprados, no al Costo unitario actual.
Para asignar manualmente la reversión del Costo exacto, elija el campo Liquid.-de mov. pdto en cualquier tipo de línea de documento, y seleccione el número del movimiento de compra original. Esta configuración vincula la nota de crédito de compra o el pedido de devolución de compra al asiento de venta de compra original.
La mayoría de los campos de la cabecera de nota de crédito de compra se rellenan con la información de la factura de compra registrada. En la página Liquidar movimientos proveedor, seleccione la línea con el documento de compra registrado al que desee liquidar el abono de compras y, a continuación, seleccione la acción Liq. por id.. El número de la nota de crédito de compra se inserta en el campo Liq. en la parte inferior de la página Liq. movs.. Elija el botón Aceptar. Las facturas de compra registradas a las que se aplica la nota de crédito ahora están revertidas. Si ya ha pagado la factura original, el proveedor ahora deberá reembolsarle el pago a usted.
Acciones para Documentos de Devolución de Compra
Utilice la acción Revertir líneas documentos registrados para copiar una o más líneas de documentos registrados de uno o varios documentos registrados. Utilice la acción Copiar de documento para copiar todo un documento existente al pedido de devolución. Puede ser un documento registrado o sin registrar. Esta acción solo permite invertir el Costo exacto cuando está seleccionada la casilla Costo exacto devol..
En la página Copiar doc., elija el botón Aceptar. En la parte superior de la página Histórico líneas doc. compras, seleccione el campo Mostrar sólo líneas reversibles si solo desea las líneas con cantidades que aún no se han devuelto. Este campo solo funciona para recepciones contabilizados y líneas de facturas contabilizadas.
Si utiliza Ctrl+A para seleccionar todas las líneas, se copiarán todas las líneas incluidas en el filtro definido, pero se ignorará el filtro Mostrar solo líneas reversibles. Por ejemplo, si ha filtrado las líneas en un número de documento determinado con dos líneas, una de las cuales ya se ha devuelto. Para las líneas de documentos registrados del tipo Producto, se crea una nueva línea de documento que es una copia de la línea del documento registrado, con la cantidad que aún no se ha revertido. El campo Liquid. Si la línea del documento registrado contiene líneas de seguimiento de productos, el programa rellena el campo Liq..
Al copiar desde una factura o un Nota crédito registrado, se copian los descuentos de factura y los descuentos de línea vigentes en el momento en que se registró el documento. Sin embargo, tenga en cuenta que si se activa la opción Calc. dto. factura en la página Configuración compras y pagos, el descuento en factura se volverá a calcular cuando registre una línea de documento nueva.
Si ya se ha revertido, vendido o consumido parte de la cantidad de la línea del documento registrado, se crea una línea sólo para la cantidad que queda en inventario o que no se ha devuelto. Si el flujo de los artículos en el documento registrado coincide con el del nuevo documento, se crea una copia de la línea del documento registrado original en el nuevo documento. El campo Liquid.-de mov. pdto se ha rellenado porque, en este caso, la reversión de Costo exacto no es posible. Por ejemplo, si utiliza la acción Revertir líneas documentos registrados para obtener una línea de un Nota de crédito de compras registrado para un nuevo Nota de crédito de compras, sólo se copia la línea del Nota crédito registrado.
Puede estar de acuerdo con el proveedor en que compense un producto comprado, sustituyendo el producto. El producto de sustitución puede ser el mismo u otro distinto. En la página Pedido dev., elija el botón Aceptar. La línea negativa se elimina del pedido de devolución de compra y se crea un nuevo pedido de compra.
Puede registrar este costo reducido de compra como un cargo de producto en una nota de crédito o pedido de devolución, y vincularlo a la remisión registrada. Asigne la deducción de compra como un cargo de producto a los productos de la remisión registrada. Cuando registre el pedido de devolución de compra, la deducción de compra se añadirá al importe del movimiento de compra correspondiente.
Cuando vaya a facturar estos productos, en lugar de facturar cada pedido de devolución de compra por separado, cree una Nota de crédito de compra y copie automáticamente las líneas de envío de devolución de compra registradas en este documento. Cuando se combinan remisiones devueltas en una nota de crédito y se registran, se crea una nota de crédito de compra registrada para las líneas facturadas. El campo Cantidad facturada del pedido de devolución de compra de origen se actualiza en función de la cantidad facturada. Sin embargo, el pedido de devolución de compra original no se elimina, incluso si se recibió y facturó en su totalidad. Elija la acción Tomar líns. Si ha seleccionado una línea de envío de devolución incorrecta o desea comenzar desde el principio, solo elimine las líneas de la nota de crédito de compra y vuelva a usar la acción Tomar líns..
Consideraciones Contables para Devoluciones
Las notas de crédito se emiten para disminuir el valor de un ingreso previamente registrado en un CFDI de Ingreso. Supóngase que se tienen tres comprobantes de tipo “I” (Ingreso) que pertenecen al mismo cliente. Los asientos por estas ventas pueden verse como se indica a continuación.
Habrá quienes hagan el cargo a una cuenta de cliente, y posteriormente hagan la cancelación de dicha cuenta por cobrar acreditando a la cuenta de bancos o efectivo. Esto dependerá de las prácticas contables y de sus necesidades de control interno o de información. Para efectos de ejemplificar el registro contable, en este caso se registra la venta directamente con cargo al efectivo cobrado, reiterando que el asiento puede hacerse de forma distinta. Dichos comprobantes provienen de la venta de mercancía a una empresa manufacturera. Se registra como importe el total de la sumatoria de los comprobantes de tipo “I” (Ingreso) y en el Nodo: Documento Relacionado, cada uno de los CFDI de tipo “I” (Ingreso).
Aplicación de Devoluciones sin Afectar Cuentas por Cobrar
Una pregunta frecuente es cómo aplicar una devolución en el sistema de Ventas sin afectar Cuentas por Cobrar (Cxc). Esto es relevante en dos escenarios: a una factura de contado pagada desde el sistema de Ventas que no se va a cancelar, o cuando el cliente ya no tiene facturas pendientes de pagar.
Para lograrlo, se realiza la devolución con la opción: sobre una factura y se indica el folio de la factura a devolver. Se indican los artículos a devolver. En la ventana de captura de la devolución, en la parte inferior viene la opción: acreditar a cuentas por cobrar, la cual se debe desactivar. Al desactivarla, no validará si la factura tiene un saldo pendiente en el sistema de Cuentas por Cobrar y únicamente aplicará la devolución en el sistema de Ventas y devolverá los artículos en el sistema de Inventarios en caso de tener integración con este sistema.
Una gran ventaja de estos conceptos es que en su configuración contable puede establecerse directo a las cuentas de mermas/devoluciones en el catálogo contable.