Las facturas vencidas e impagadas son una realidad a la que debe enfrentarse cualquier negocio, por muchos medios que se pongan para evitarlo. Si te encuentras con una factura de un ejercicio anterior, el primer paso es asegurarte de que aún esté dentro del plazo de cuatro años establecido por ley. Una empresa regularmente recibe facturas de años anteriores cuando ya se ha hecho el cierre contable y los estados financieros ya están autorizados o aprobados, y se han presentado los informes a las distintas entidades oficiales. En el primer trimestre del año, solemos recibir facturas del año anterior que se han quedado traspapeladas y de las que no llevamos la cuenta.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y su Importancia
Como puedes saber, una factura electrónica es un comprobante fiscal digital generado a través de Internet (CFDI). Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores). Si en algún caso, alguien llegara a tener acceso a las facturas, podrían notar las actividades de un negocio o de una persona física. Cabe mencionar que el SAT solo acepta las facturas cuando están en formato XML, este formato es entregado por los Proveedores Autorizados que previamente, debieron de validar y certificar. Además, el CFDI garantiza que tus transacciones sean válidas a nivel fiscal, lo que es fundamental para evitar problemas con el SAT. Al final, el CFDI no solo te protege a ti, sino que también ayuda al país a tener un mejor control de la economía.
Métodos y Formas de Pago en México
El pago de facturas es básicamente cuando tú o una empresa se ponen al corriente con lo que deben por productos o servicios que ya usaron. En México, esto se ha hecho más fácil y moderno gracias al CFDI. Cada vez que haces una transacción, ya sea grande o pequeña, necesitas emitir o recibir un CFDI que indique exactamente cómo y cuándo pagaste. En México, es importante saber que cuando hablamos de "métodos de pago" nos referimos al momento en que realizas el pago, y "formas de pago" se refiere a cómo haces ese pago.
Por ejemplo, si decides pagar de un solo golpe, eso es un "pago en una sola exhibición", que es un método de pago. Por otro lado, las formas de pago son, por ejemplo, si pagas en efectivo, con tarjeta de crédito, mediante transferencia bancaria, etc. Si, por ejemplo, haces un pago en partes, necesitas que cada una de esas partes quede registrada correctamente, y para eso se emite un "complemento de pago" con cada abono que haces. Así, todo queda claro y sin problemas.
¡Claro! Solo necesitas usar el método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido) y asegurarte de que se emita un complemento de pago por cada parcialidad. Hoy en día, hay muchas herramientas digitales que hacen que pagar facturas sea súper fácil. Lo padre de estas herramientas es que no solo puedes pagar tus facturas, sino que también puedes ver un historial de pagos, descargar tus comprobantes y tener todo bien organizado. Además, con opciones como la de conexión automática de facturas, que es algo que plataformas como Clara ofrecen, se te facilita aún más el proceso. Cuando se trata de pagar colegiaturas o servicios educativos, hay un plus: puedes deducir esos pagos en tu declaración anual de impuestos. Pero para que eso sea posible, es súper importante que la escuela esté registrada en el SAT y que emita facturas electrónicas que cumplan con todos los requisitos fiscales. El proceso es sencillo: primero, asegúrate de que la factura que recibes tenga el uso correcto de CFDI, que en este caso sería "Deducible de Colegiaturas". También, revisa que los detalles del método y forma de pago estén bien especificados. Un tip importante es que guardes todas esas facturas en un lugar seguro, ya sea en formato digital o impreso, porque cuando hagas tu declaración, el SAT podría pedirte que las muestres.
Lea también: Proceso de Compensación IVA
Cómo Manejar Facturas Vencidas e Impagadas
Las facturas vencidas e impagadas son una realidad a la que debe enfrentarse cualquier negocio. No obstante, no debes llevarte las manos a la cabeza nada más venza una factura.
Comenzar los contactos: Con el cliente para corroborar que este no haya tenido alguna confusión. Tras esa ronda de comprobaciones, una vez establecidos los primeros contactos, es clave la respuesta del cliente.
Enviar cartas certificadas o burofax: Si no viene de vuelta, el siguiente paso es enviar cartas certificadas o burofax.
Iniciar un juicio monitorio: El siguiente paso para reclamar una factura impagada cuando las anteriores reclamaciones no han dado su fruto suele ser iniciar un juicio monitorio. Para iniciar este procedimiento, deben cumplirse ciertas condiciones.
Recuperación del IVA Devengado
No tienes que dar por perdido el IVA devengado que ya has declarado en la declaración de IVA y que no consigues cobrar. Para ello, deben cumplirse ciertas condiciones:
Lea también: Requisitos para la baja del SAT
Tendrás que contar con alguna documentación que acredite la existencia de la deuda.
El cliente debe de ser empresario o profesional.
Debe haber transcurrido un plazo desde el vencimiento, que depende del tipo de operación.
Se debe haber reclamado oficialmente la deuda (por la vía judicial -proceso monitorio-, por ejemplo o notarial).
Cuando los créditos son adeudados por entidades de derecho público.
Lea también: ¿Qué es una auditoría laboral y por qué es importante?
Si, en lugar del seguimiento individualizado, has optado por una estimación global del riesgo de fallidos.
Si se cumplen estos requisitos, podrás emitir una factura rectificativa, que incluirás en la liquidación correspondiente. La enviarás a Hacienda y al destinatario de la operación.
Facturas de Años Anteriores: Aspectos Contables y Fiscales
Desde el punto de vista contable, las facturas vencidas pero no pagadas representan un desafío. Es posible que en las últimas fechas de diciembre exista saturación en el servicio de cancelaciones de facturas del Portal del SAT por el gran número de usuarios que generalmente intentan realizar sus cancelaciones antes de concluir el año. Dichas fallas y retrasos podrían originar que nuestra plataforma presente irregularidades.
Reconocimiento Contable según las NIIF
En primer lugar, debemos señalar que en las NIIF no hace falta contar con la factura para contabilizar o reconocer la compra o gasto correspondiente. Si en noviembre de 2021 se hizo una compra, pero no se recibió la factura, la compra debe ser reconocida en noviembre de 2021, cuando ocurrió el hecho económico. Complementando lo anterior, el costo debe ser previo o simultáneo a la factura, pero nunca posterior. Por ejemplo, una retención del mes de enero no puede ser incluida en el mes de febrero solo porque se nos olvidó y ya declaramos la retención de enero.
Manejo de Errores Contables
Cuando se presente un ingreso originado por nueva información que previamente no estaba disponible, es decir, un cambio en una estimación contable, se procederá a reconocer el ajuste en el resultado del periodo. En el caso de un ingreso originado por información que sí estaba disponible en periodos anteriores, es decir, un error contable, se deberá evaluar la materialidad del mismo. Si se considera un error inmaterial, este podrá corregirse en el periodo actual mediante el reconocimiento de un gasto o ingreso relacionado con la partida que contiene el error.
Qué Hacer al Encontrar una Factura de un Ejercicio Anterior
Si te encuentras con una factura de un ejercicio anterior, ¿qué hacer en estos casos?
| Paso | Descripción |
|---|---|
| 1. Verificar Plazo Legal | Asegúrate de que la factura aún esté dentro del plazo de cuatro años establecido por ley. |
| 2. Contabilización | Si los requisitos se cumplen, registra la factura encontrada en la fecha en que la has recuperado. |
| 3. Declaración | Inclúyela en la declaración trimestral correspondiente a ese período. |
| 4. Evitar Multas | Si no registras y, por consiguiente, no informas sobre una factura emitida, Hacienda puede interpretar que estás ocultando un ingreso para evadir su tributación. |
La Cancelación de CFDI y sus Implicaciones
Anteriormente, el emisor de una factura electrónica podía cancelarla unilateralmente, causando problemas al receptor, quien no podía deducir los importes pagados a facturas que estuvieran canceladas. Como consecuencia, se determinó que las facturas sólo podrían cancelarse con tan solo enviar una solicitud por medio del Portal del SAT (desde su Buzón Tributario), o por medio de un proveedor de certificación (PAC). El proceso del lado del emisor de la factura electrónica no cambia en relación con el esquema anterior, es decir, se deberá realizar la solicitud de cancelación en el sistema como siempre se había hecho. Una factura aparecerá con este estatus siempre que tenga una solicitud de cancelación y sea aplicable para entrar en el proceso de aprobación o rechazo. Si tu factura aparece como “No cancelable” es debido a que el comprobante tiene uno o más documentos relacionados. Para poder cancelar esta factura, antes será necesario cancelar todos los documentos que estén relacionados con ella. Cabe citar que, luego de las reformas de 2022, se añadió una multa por no cancelar el CFDI dentro del plazo mencionado; asimismo, aplican multas por no cancelarlos en caso de haberse emitido con errores o sin causa. No obstante, la Resolución Miscelánea Fiscal 2023 incluye una facilidad administrativa.
Errores Comunes al Pagar Facturas y Cómo Evitarlos
Uno de los errores más comunes al pagar facturas en México es no poner atención a los detalles del CFDI. Otro error frecuente es no validar las facturas electrónicas antes de pagar. Es crucial que todas las facturas tengan el sello digital del SAT, porque ese sello es lo que le da validez fiscal. Para evitar estos errores, siempre revisa bien cada detalle en tu CFDI antes de proceder con el pago. Asegúrate de que todo esté correcto y de que la factura tenga su sello digital. Si algo no cuadra, es mejor pedir una corrección antes de pagar. Lo mejor es corregir el error antes de intentar usar la factura para tu declaración fiscal. Pide al emisor que te haga un nuevo CFDI con la información correcta. Lo más recomendable es contar con soluciones integrales, como Sage 50. Esto es relevante, ya que la contabilidad tiene que tomar datos de diferentes fuentes y prestar información con distintos usos. Facturama, ayuda a cumplir con los requisitos de facturación de tu negocio, puedes generar las facturas que necesites sin complicaciones. Con una buena estrategia y las herramientas correctas, podrás abordar las facturas impagadas con confianza y superar cualquier obstáculo que se presente en el camino hacia tus metas.