Respaldar la información de tus sistemas contables es una práctica esencial en cualquier empresa que valore la seguridad y la continuidad de su operación. Imagina perder horas de trabajo, cálculos críticos y registros importantes simplemente porque no se realizó un respaldo a tiempo. Este proceso garantiza que la información esencial de la empresa esté disponible y recuperable en cuestión de minutos, incluso en situaciones adversas. En este artículo, aprenderás no solo cómo respaldar correctamente tu sistema de CONTPAQi Nóminas, sino también las mejores prácticas para hacerlo de manera eficiente y sin complicaciones. Al realizar un respaldo se guardan 2 archivos, uno con extensión BAK y uno con extensión ZIP.
La importancia de respaldar tu sistema CONTPAQi Nóminas es fundamental para garantizar que tu información esté siempre disponible. Antes de aplicar cualquier procedimiento descrito, es necesario realizar un respaldo de la empresa, ya que las modificaciones en la base de datos sin un diagnóstico previo del caso pueden causar inconsistencias en la información. Únicamente es posible revertir los cambios mediante la restauración de un respaldo previo al proceso, por lo que la manipulación de la base de datos es responsabilidad de quien lo aplique.
Errores Comunes de Conexión y Configuración
Algunos de los desafíos más frecuentes al trabajar con CONTPAQi Nóminas se relacionan con la conexión a la base de datos o la configuración del sistema. Un "General SQL error" o el mensaje "No se pudo conectar con el servidor SQL la configuración de CONTPAQi nominas se guardó, pero puede ser incorrecta" son indicadores claros de problemas de conexión.
Problemas de Conexión ODBC y Servidor SQL
Cuando el ODBC no está resolviendo la conexión por IP o el ingreso en terminal manda a ventana de configuración, se deben seguir los siguientes pasos:
- Abrir el archivo CONTPAQiNOMINAS.properties que se encuentra en: C:\Compac\Empresas.
- Ubicar el apartado [CONTPAQiNOMINAS].
- En Servidor capturar el nombre del Servidor en lugar de la IP.
- Guardar cambios y cerrar el archivo.
- Abrir Configuración de Aplicaciones Contpaqi Nominas.
- Validar en equipo servidor y terminal la correcta conexión con ODBC.
- Configuración de nombre de instancia, nombre del servidor al que apunta, usuario y contraseña de la misma.
- Guardar cambios.
- Asegurar que la contraseña de ContPAQi Configuración sea correcta, siendo la IP y la contraseña del usuario saci.
- Guardar cambios y validar el correcto acceso.
Configuración Regional Incorrecta
Si al operar el sistema aparece el mensaje " is not a valid integer value", la configuración regional puede ser la causa del problema:
Lea también: recomendaciones de Contpaq ante el nuevo Anexo 24
- Ingresar a Panel de Control / Opciones de Idioma.
- Descargar el idioma Español (México).
- Ingresar a la Configuración Regional y configurar todas las pestañas Español (México).
- En la pestaña Administrativo copiar la configuración marcando las dos casillas inferiores.
- Habilitar el usuario Administrador ejecutando como administrador el cmd con el siguiente comando: NET USER Administrador /active:yes.
- Reiniciar el equipo e iniciar la sesión de Administrador.
Gestión de Empleados y Periodos
Manejar los datos de los empleados y la estructura de los periodos de nómina requiere precisión en CONTPAQi Nóminas para evitar inconsistencias.
Cambio de Tipo de Periodo de Empleado
Si se quiere cambiar un empleado de un periodo a otro (de quincenal a semanal o cualesquier otro) y el sistema manda un mensaje de error porque el RFC ya está asignado, la solución es la siguiente:
Debe darse de baja el empleado en el periodo correspondiente y crear uno nuevo. Una alternativa puede ser respaldar empresa y restaurar otro previo a las modificaciones antes señaladas. Es importante actualizar los datos correctos para el Tipo de Periodo (si solo si el tipo de periodo consultado no contiene más periodos timbrados o que no existan en la tabla nom10043 para el ejercicio).
Diferencia en el Cálculo del Kardex de Prima Vacacional
Si se presenta una diferencia en el cálculo del kardex de la prima vacacional al modificar las prestaciones del empleado, la solución es ajustar la tabla de prestaciones:
- Ingresar al menú tablas > "Tabla de prestaciones".
- En la sección "Sindicalizado y confianza", asignar el porcentaje de prima vacacional.
- Guardar.
- Validar.
Validación de Régimen y Tipo de Contrato
Es fundamental validar que los empleados vigentes para cálculo cuenten con su régimen y tipo de contrato asignado antes de cualquier proceso de timbrado. Para ello, se deben seguir estos pasos:
Lea también: ¿Cómo obtener tu RFC impreso?
- Realizar respaldo de la empresa e ir a catálogo de empleados.
- Validar que los empleados vigentes para cálculo cuenten con su régimen y tipo de contrato asignado.
- Guardar y verificar nuevamente timbrado.
Errores de Timbrado y CFDI de Nómina
Los errores durante el timbrado de nóminas son críticos, ya que afectan la emisión y validez de los comprobantes fiscales digitales.
Problemas de Versión y Actualización del Sistema
Cuando el mensaje "El valor de Amortización en la columna de Nóminas puede ser incorrecto ya que no se realizó la conversión a la versión 8.0.2" aparece al ejecutar el reporte de Liquidación Bimestral vs SUA, esto indica un error de versión 8.0.2. La solución es:
Actualizar el Sistema ContPAQi Nominas a la versión más reciente superior a la del problema. En caso de "699 - Error al realizar el proceso, al abrir la empresa" que apunta a un problema de versión de componentes, se deben seguir estos pasos:
- Respaldar Empresa y ADD.
- Actualizar componentes a versión superior a actual.
- Validar que pueda ingresar a la empresa.
RFC de la Licencia Incorrecto
Si "El RFC de la empresa es diferente al RFC de la licencia de ContPAQi al ingresar a la empresa", la solución consiste en actualizar la información de la licencia:
- Ir a menú Ayuda/acerca de Contpaqi Nominas, modificar el RFC.
- Cerrar y abrir el sistema, ingresar a la empresa y validar el correcto ingreso.
Problemas con el Certificado de Sello Digital (CSD)
Si el RFC del emisor no cumple con el régimen autorizado en la lista de contribuyentes con obligación al tratar de timbrar sobre recibos, esto se debe a que el CSD es muy reciente y aún no aparece en la LCO:
Lea también: Guía para recuperar el RFC
A partir de la obtención del certificado de sello digital y/o la fiel hay un tiempo de espera de 24 a 36 horas aproximadamente para que el SAT actualice la lista de contribuyentes con obligaciones y le permita timbrar.
Errores de Metadata y ADD
Un "160504 Metadata Error en guardar el documento Dsl al momento de timbrar" suele indicar una BDD ADD_Catalogo dañada. La solución requiere intervención en la base de datos:
- Respaldar empresa.
- Abrir SQL studio y respaldar la BD ADD_catalogos y eliminarla.
- Reinstalar componentes, asegurándose de que se haya creado nuevamente la base de datos eliminada.
- Validar el timbrado.
Si se presenta el "Erro 160706 error add: entrega fail error no controlado al momento de obtener el documento para entrega al envío masivo de correo electrónico", se trata de un daño en formato. Para solucionarlo, realice lo siguiente:
- Realizar respaldo de la empresa e ir a menú archivo / nuevo / empresa.
- Seleccionar la empresa con detalle en la parte izquierda y dar clic en pestaña recibo electrónico.
- En el formato representación impresa, dar clic en los 3 puntos y seleccionar un formato digital que aparezca en el listado.
- Seleccionar formato, guardar cambios y validar no se presente el error.
Timbrado con Mensaje de Registros Timbrados Antes de Autorizar
Cuando aparece el "Error se Encontraron registros timbrados antes de autorizar la nómina", es necesario verificar la información en las tablas de la base de datos mediante las siguientes consultas:
- Realizar la siguiente consulta para conocer si el IDPERIODO contiene información en la tabla de periodos autorizados.
- Realizar la siguiente consulta para conocer si el IDPERIODO contiene información en la tabla de Documentos digitales por periodo timbrado.
Servicio Message Queue Server no Disponible
Si el "12499 El servicio Message Queue Server no esta disponible al timbrar un finiquito", esto indica un daño en MSQM (Microsoft Message Queue Server). Los pasos para su resolución son:
- Respaldar empresa e ingresar a "Activar o desactivar características de Windows".
- Desactivar la característica MSQM Server.
- Reiniciar equipo.
- Activar nuevamente MSQM y reiniciar nuevamente equipo.
- Validar permita timbrar.
Forma de Pago y Método de Pago en Complemento de Nómina 1.2
Se ha consultado si se pueden usar dos nodos de pago a empleado en Nominas ContPAQi. No es posible realizar dicha modificación ya que la guía de llenado del complemento de nómina 1.2 establece que solo se podrá utilizar forma de pago 99 y método de pago PUE.
Justificación legal: Guía de llenado del complemento de nómina 1.2
- FormaPago: Se debe registrar la clave de forma de pago 99 (por definir) del catálogo c_FormaPago, es aplicable al comprobante emitido al trabajador asalariado o asimilado a salarios. Ejemplo: FormaPago= 99 (Pag. 7).
- MetodoPago: Se debe registrar la clave PUE (Pago en una sola exhibición) del catálogo c_MetodoPago publicado en el Portal del SAT.
Mantenimiento y Verificación de la Integridad de Datos
Duplicidad en Acumulado de Conceptos por Periodo
Cuando el acumulado de conceptos por periodo duplica el importe de 2 conceptos de deducciones en un solo periodo, hay información pendiente de "liberar" o transformar en la tabla nom10008. Para corregirlo, se debe seguir este procedimiento:
- Realizar respaldo de la empresa y abrir el management e iniciar instancia.
- Desglosar la carpeta de BD, dar clic derecho / nueva consulta sobre la base de datos de la empresa con el detalle.
- Ejecutar query y cerrar delete from nom10008.
- Validar ya no se presente el error.
NOTA: Deberá calcularse nuevamente el periodo actual.
Cómo Imprimir un Comprobante desde el ADD
Para imprimir un comprobante desde el ADD, es necesario ingresar al catálogo de empleado y seleccionar al empleado en cuestión.
Envío Masivo de Sobre Recibos Timbrados desde el SAT
Es posible enviar los sobre recibos desde Nóminas si fueron timbrados desde la página del SAT.
Problemas de Licencia y Acceso de Usuarios
Licencia no Disponible
Si aparece el mensaje "No hay ninguna licencia disponible para iniciar la aplicación", esto indica un problema con la activación o disponibilidad de las licencias del software.
Empresa no Visible al Configurar un Perfil
Cuando no muestra la empresa para seleccionar en el listado de empresas al configurar un perfil, es porque no se consulta el campo correcto. La solución es configurar el perfil de usuario correctamente:
- Ir a Usuarios dentro del menú Empresa.
- Seleccionar el usuario o generar uno nuevo, al que se le modificará el perfil.
- Ir a la pestaña Perfiles y seleccionar el perfil a modificar.
- En el apartado de empresas dar clic en Agregar y seleccionar la(s) empresas deseadas.
- Guardar y validar acceso del usuarios con el perfil configurado.
Error de Protección
Si se presenta un "Error de protección", se puede considerar descargar e instalar la herramienta revo uninstaller de internet.