Como administrador de rentas o propiedades, debes estar familiarizado con el concepto de depósito en garantía, el cual queda establecido en el contrato de arrendamiento y permite asegurar el cumplimiento de las cláusulas y obligaciones del arrendatario. Los depósitos en garantía son la suma de dinero que se entrega al arrendador al firmar un contrato de arrendamiento, como garantía contra daños, incumplimiento de contrato o impagos por parte del arrendatario.
Muchos administradores se preguntan qué es un depósito en garantía en contabilidad y cómo se refleja en las declaraciones fiscales. Desde el punto de vista contable, el tratamiento del depósito en garantía varía dependiendo de la posición que se ocupe en la operación:
- Para quien entrega el depósito (el depositante): Este representa un activo, ya que mantiene la expectativa de recuperación al finalizar el contrato.
- Para quien recibe el depósito (el depositario): Se reconoce como un pasivo, dado que implica una obligación de devolver el importe recibido al término del contrato o aplicarlo en caso de incumplimiento documentado.
Tratamiento fiscal del depósito en garantía
Es fundamental comprender si existe la obligación de expedir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Al respecto, no se dan los supuestos que señala el artículo 17 de la LISR. Por lo tanto, no existe la obligación de expedir CFDI; dicha obligación se daría en el momento en que dicho depósito en garantía sea aplicado.
De acuerdo con el artículo 16 del Reglamento de la LISR, no se considerarán ingresos acumulables los depósitos recibidos por el arrendador cuando tengan como finalidad exclusiva garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y sean devueltos al finalizar el mismo. Por lo anterior, al no tratarse de una percepción o ingreso acumulable, no se debe emitir un CFDI; bastará con que se emita un recibo simple que ampare el depósito otorgado.
Consideraciones sobre IVA e ISR
Para determinar la carga fiscal, es vital analizar los siguientes puntos:
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- ISR: Mientras el depósito esté pendiente de devolución y no se haya aplicado, no constituye ingreso acumulable para el depositario. En el caso de ejecución parcial o total, se considera ingreso en el mes en que se ejerce ese derecho.
- IVA: El depósito inicial no causa IVA porque no está relacionado con la prestación de un servicio, el arrendamiento o la venta, ni constituye una contraprestación.
Gestión administrativa y devolución del depósito
Una adecuada administración del depósito en garantía implica llevar un control riguroso: registrar la entrada como pasivo, mantenerlo separado de los activos operativos y documentar por escrito la recepción. Al finalizar el contrato, si no se presentan daños ni incumplimientos por parte del depositante, el depósito en garantía debe devolverse íntegramente. El depositario queda obligado a restituir el monto en efectivo o mediante el mismo medio de pago utilizado inicialmente, sin aplicar retenciones.
En caso de que existan daños, faltas de pago o limpieza pendiente, el depositario puede retener únicamente la parte necesaria para cubrir los costos comprobados, debiendo restituir el saldo restante al depositante. En este escenario, si se ejercen derechos sobre el depósito, se debe emitir el comprobante fiscal correspondiente y registrar el ingreso, IVA e ISR derivados de la cantidad efectivamente aplicada.
Es importante estar al corriente con las obligaciones fiscales, lo que se traduce en cierta tranquilidad y a la larga un ahorro importante en su economía. No cumplir con las obligaciones fiscales es un riesgo, ya que en la actualidad la autoridad cuenta con las herramientas para detectar cualquier incumplimiento.
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