Los registros contables detallan movimientos económicos. Registro contable es un concepto que suele emplearse como sinónimo de apunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico. El registro contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de una corporación.
Características del Registro Contable
Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición. Todo movimiento supone una modificación del activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se reduce el pasivo; al egresar, pasa lo contrario. Los registros contables suelen componerse de la fecha, las cuentas intervinientes, el importe y una descripción. Todos estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten controlar el estado económico de la entidad.
Importancia y Objetivos del Registro Contable
Las empresas deben llevar un registro de sus actividades y operaciones anuales con el fin de conocer la salud económica y financiera de su organización, así como cumplir con las obligaciones fiscales y contables. El registro contable permite a las empresas tener una imagen completa de su actividad económica y financiera a través de su contabilidad. Esta herramienta no solo facilita conocer el nivel de éxito del producto o servicio ofrecido al mercado, sino también la potencialidad de crecimiento o la localización de brechas que afectan, de forma directa o indirecta, a su cuenta de resultados.
Los registros contables son la base sobre la cual las empresas organizan su información financiera, mantienen el control de sus operaciones y toman decisiones estratégicas. Su función principal es reflejar cada movimiento económico para proporcionar información clara, confiable y útil en la toma de decisiones. Los registros contables son una herramienta fundamental para la gestión empresarial.
Beneficios Directos
Llevar un adecuado control de la actividad contable de una empresa permite al equipo directivo de la misma:
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- Conocer la salud económica y financiera de la compañía.
- Identificar y controlar las obligaciones fiscales y contables en las que se ha incurrido, así como garantizar el cumplimiento adecuado de cada una de ellas.
- Analizar los costes asociados a la producción o prestación del servicio objeto de su actividad.
- Tomar decisiones sobre el crecimiento y expansión de la organización; la capacidad de endeudamiento; la ampliación o disminución de la plantilla; así como la continuidad o el cierre de las diferentes líneas de producto o servicio según su rendimiento.
- Mantener su información económica y contable al día ante auditorías financieras, internas o externas.
¿Qué son los Asientos Contables?
Los asientos contables son el reflejo de cada una de las operaciones económicas que se realizan por la empresa. El conjunto de los asientos contables de un determinado periodo conforma las cuentas anuales de la compañía.
Información Contenida
La información que se recoge en estos asientos contables abarca desde las nóminas abonadas hasta los gastos asociados a la producción o la prestación de un determinado servicio, pasando por el pago de impuestos o amortizaciones de activos y pasivos, entre otros. En definitiva, cualquier acción que tenga un impacto en la contabilidad de la empresa debe encontrarse perfectamente recogida a través de estos asientos contables de los registros de la empresa.
Tipologías de Asientos Contables
El tipo de asiento dependerá de la operación con la que se corresponda, aunque es posible clasificarlos en cinco grandes tipologías:
- Operativos: relacionados con la actividad diaria de la compañía, recogen de forma ordenada y cronológica todas las operaciones realizadas durante ese ejercicio.
- De apertura: aquellos con los que las compañías abren las cuentas de un ejercicio.
- De cierre: aquellos con los que las organizaciones cierran las cuentas de un ejercicio.
- De ajuste: que no son otra cosa más que correcciones de los balances al finalizar el ejercicio para garantizar que los registros contables recogen correctamente todas las actividades económicas realizadas, en ese tiempo, por la empresa.
- De regularización: una tipología vinculada a las cuentas de resultados de la compañía, ya que muestra el resultado final de los ingresos y gastos de la misma durante un ejercicio concreto.
Registros Contables Obligatorios y Normativa
Cabe destacar que, de acuerdo a cada código de comercio, existen registros contables que resultan obligatorios para las empresas. Los registros contables obligatorios vienen regulados en el Código de Comercio (C.Com). En Colombia, todas las personas naturales o jurídicas que sean comerciantes están obligadas a llevar contabilidad, según lo establece el artículo 19 del Código de Comercio. Todo aquel que sea considerado comerciante está obligado a llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a la normativa actual.
En concreto, en su artículo 25.1 establece que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.
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Por consiguiente, de la propia normativa se desprende que existen dos libros contables que le son exigibles a todas las empresas:
- El libro diario en el que se “registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa” (art. 28.2 C.Com).
- El libro de inventarios y cuentas anuales que “se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales” (art. 28.1 C.Com).
Sanciones por Irregularidades
El Estatuto Tributario, en sus artículos 654 y 655, establece las sanciones por irregularidades contables. Si estás obligado y no llevas registros contables, puedes enfrentar sanciones por parte de la DIAN.
Desde la entrada en vigencia del Decreto Ley 019 de 2012, se eliminó la obligación de registrar los libros de contabilidad (como Diario, Mayor e Inventarios) ante la cámara de comercio.
¿Cómo hacer el Registro Contable Correctamente?
Tal y como exige el Código de Comercio, un registro contable adecuado es aquel que refleje de forma fiel el conjunto de actividades desarrolladas por la empresa, de manera cronológica y ordenada. Además, la misma normativa exige que los libros contables, así como la documentación asociada a ellos (facturas, justificantes, etc.), se guarden durante seis años a contar desde el último asiento contable registrado en los mismos.
Información Básica Imprescindible
Los asientos contables deben regirse por los principios de exactitud y exhaustividad. Cuanto más detallados y mayor información proporcionen de la actividad sujeta a control, mejor información ofrecerán al libro de contabilidad del que formen parte. Por ello, es necesario que estén dotados de una serie de datos básicos como son la fecha y descripción de la operación o hecho.
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Herramientas para el Registro Contable
Si bien conviene dejar la elaboración y el mantenimiento de las tareas relacionadas con los ingresos y egresos de una compañía en manos de un profesional especializado, no todos los empresarios desean contratar los servicios de un contador, sino que algunos se embarcan en la emocionante pero ardua aventura de llevar sus propios libros contables sin ayuda. A la hora de llevar el registro contable sin ayuda de un contador, existen dos caminos posibles: hacerlo a mano, usando los materiales tradicionales; aprovechar algunos de los muchos programas informáticos que existen con este propósito. La primera opción sigue siendo válida, pero exige un esfuerzo mucho mayor, sobre todo en lo que hace al orden y a la revisión. Lo mejor es que, actualmente, herramientas tecnológicas como Siigo automatizan estos procesos.
Registros Físicos vs. Electrónicos
Mientras los registros físicos dependen del soporte documental en papel, los electrónicos se gestionan mediante software contable o sistemas digitales. Con nuestro sistema, puedes realizar el proceso de forma simple y centralizar tu información en tiempo real.
Ejemplos de Plataformas de Software Contable
| Nombre de la Plataforma | Funcionalidades Clave | Rango de Precios (ejemplos) |
|---|---|---|
| Outright | Registro de ingresos y egresos, control de impuestos, importación de historial de transacciones (Amazon, eBay, PayPal, bancos), muestra situación financiera actual. | Gratuito |
| Cuéntica | Facturación online, registro contable accesible para autónomos y pequeños empresarios, asesoramiento, gestoría, información fiscal y modelos oficiales. | 0 a 50 euros mensuales |
| e-autónomos | Emisión de presupuestos y facturas, automatización del registro de facturas en libro de ingresos, información fiscal. | 10 a 59,90 euros al mes |
Información Financiera y su Utilidad
Asimismo, se señala que la información financiera que emana de la contabilidad es información cuantitativa, expresada en unidades monetarias y descriptiva, que muestra la posición y desempeño financiero de una entidad, y cuyo objetivo esencial es el de ser útil al usuario general en la toma de sus decisiones económicas. Su manifestación fundamental son los estados financieros.