La industrialización del siglo XX y la era postindustrial se caracterizan por el paradigma de la administración del conocimiento y la información con aspectos relevantes como la globalización, la satisfacción de necesidades de clientes, el aprendizaje permanente y el trabajo colaborativo, tanto a nivel individual como organizacional. La administración de la información (AI) se asocia con el valor, calidad, propiedad, uso y seguridad de la información en el contexto del rendimiento de la organización. La administración eficiente de los datos y la calidad en la información se considera un tema pendiente para todos los involucrados en los procesos de gestión, ya sean directivos, gerentes, personal de informática y cualquier usuario que hace uso día con día de la información generada por los sistemas contables computarizados.
En este sentido, un SIC es un software que registra las operaciones económicas de una organización que incluye, por ejemplo, transacciones en las áreas de compras, ventas y otros procesos de negocios, y cuyo principal objetivo es proveer información oportuna para la toma de decisiones. Por lo anterior, se observa que el principal producto de una aplicación de software es la información; para los negocios específicamente su información financiera (Davis, 1997). De hecho, en últimas fechas los directivos, comités de auditoría, profesionales de la contabilidad y auditores están trabajando juntos para mejorar el control interno y consolidar la seguridad de la información financiera (Beard y Wen, 2007). Por ello, en los sistemas informáticos (hardware y software) como en cualquier SIC se requieren controles para prevenir y detectar errores y evitar pérdida accidental o intencional de activos de información (Henry, 1997).
Importancia del Desempeño Organizacional
La principal problemática de esta zona de estudio se caracteriza porque se encuentra en sus inicios el crecimiento industrial y apenas se empieza a descubrir la importancia de la información en el proceso de toma de decisiones. Es necesario describir el objetivo de este trabajo que consiste en determinar la influencia que tiene la seguridad de los datos en la administración y calidad de la información de un SIC en el desempeño organizacional; esto se mide con las variables de innovación, productividad y competitividad en las Pyme del centro de Tamaulipas, México.
Competitividad
La competitividad empresarial significa lograr una rentabilidad igual o superior a los rivales en el mercado, donde las tecnologías de la información (TI) se estima necesaria, pero no suficiente para el desarrollo de la ventaja competitiva (Shin, 2001). En este trabajo, la variable competitividad se define como la puesta en operación de técnicas, normas y procedimientos para proporcionar servicios o fabricar bienes de una manera propia y siempre mejor, diferente a los de la competencia, que redunden en beneficios económicos tangibles e intangibles (como buena imagen, satisfacción de clientes y de stakeholders). Es innegable que la información es un motor vital que ayuda a la competitividad y supervivencia de cualquier organización.
Por otra parte, los sistemas financieros son importantes y la contabilidad es la técnica que permite la generación de dicha información para la toma de decisiones en una empresa, por lo que el uso de la misma es básica para evaluar la situación financiera y planificar el rumbo de una organización. Por tanto, una TI nueva en la empresa sería justificada por la generación de la información que contribuye a mejorar el proceso de toma de decisiones y por consiguiente la competitividad y el rendimiento organizacional, que ha de considerar medidas de carácter financiero y no financiero. En este sentido, Melville, Kraemer y Gurbaxani (2004) definen el término valor de negocio de los SI/TIC, como el impacto de estas tecnologías en el rendimiento organizacional observado, tanto en el nivel de procesos intermedios como global, comprendiendo una incidencia en la eficiencia y en la competitividad de la organización.
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Innovación
En este sentido, las organizaciones no sólo necesitan poner atención a la eficiencia y a la productividad en el ámbito interno, sino que requieren también estimular la innovación y sus mecanismos para desarrollarla con el fin de apoyar la creación del conocimiento, su trasferencia e integración (Albers y Brewer, 2003). La innovación en general se define como la introducción de un producto, un servicio o un proceso de negocio u organizativo en las prácticas internas de una empresa o sus relaciones con el exterior (Manual de Oslo, 2006). Para fines de este trabajo, se toma el concepto propuesto por Albers y Brewer (2003), quienes definen a la innovación como el uso del conocimiento para ofrecer un nuevo producto o servicio que los clientes quieren. A sabiendas que la adopción de una nueva tecnología en una organización constituye un proceso de innovación.
Asimismo, la información vista como un recurso de valor en la organización y administrada de forma apropiada puede estimular la innovación, la premura en el desarrollo de productos, elevar los niveles de productividad, asegurar estándares de calidad pertinentes y, a través de todos estos medios, incrementar el nivel relativo de competitividad; además, por ende, lograr un desempeño organizacional superior (Evans y Wurster, 1999). Con el inicio del siglo XXI, las organizaciones se enfrentan a la explosión de la competitividad global y la innovación (Dillon y Kruck, 2004). Es importante destacar que dentro de los doce pilares de la competitividad de las naciones, efectuado en el Foro Económico Mundial en Suiza (2008), se identifica la variable de innovación tecnológica.
Características de un Sistema Contable Idóneo
En la actualidad es muy complicado para las personas que son nuevas en temas de contabilidad, poder comprender de forma correcta qué son los sistemas contables, debido a que el medio se encuentra ampliamente globalizado, provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se habla de un sistema contable se refiere a un software de contabilidad, si bien es cierto que este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, el término va mucho más allá.
Deben saber que un sistema contable está compuesto por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente relacionados. El objetivo principal de estos sistemas es apoyar en la toma de decisiones gerenciales de una empresa u organización; la información que proporciona un sistema contable debe ser oportuna y eficiente, de tal manera que permita al área gerencial analizar y clasificar la información para que pueda llegar a un determinado número de usuarios finales (accionistas, clientes, dueños, gobierno hasta clientes) que estén vinculados con el negocio. De esta manera, los sistemas contables deben ajustarse, por completo, a las necesidades y los objetivos de la empresa u organización. Para su correcto funcionamiento e implementación, es necesario que los encargados del sistema contable tomen en cuenta el giro o actividad del negocio y las estrategias competitivas que han establecido dentro del mercado, permitiéndoles estandarizar los procedimientos y definir las estructuras de costos.
Los profesionales de la contabilidad tienen bien claro que existen diferentes tipos o sistemas de negocios como: Comerciales, de Servicios, de Consumo, Financieros, de Productos, etc. Cada uno de estos sistemas de negocios requiere de un sistema que le proporcione información contable de utilidad. Por ejemplo, una empresa u organización bancaria requiere de información completamente diferente a la que requiere un sistema de negocio comercial, pues es evidente que cada uno de ellos tiene distintas necesidades financieras. Por tanto, al diseñar un sistema contable, lo primero que se debe analizar son las necesidades de la empresa u organización y el objetivo del negocio, situaciones que les permiten a los gerentes tomar decisiones y acciones que lleven a la consolidación exitosa del negocio o empresa.
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Esto quiere decir que los estados financieros, son el resumen general de las actividades y operaciones que se realizan a través de los sistemas contables. Podríamos decir que el sistema contable permite conocer el estado actual del negocio, por lo que debe presentar información completamente real, medible y auditable que permita tomar decisiones correctas a todos los encargados de la empresa o negocio. Una vez que los especialistas en contabilidad han analizado los principales objetivos de la empresa, es posible diseñar los sistemas contables con los elementos adecuados que les faciliten el efectivo control financiero y sobre las transacciones que se realizan en la empresa u organización. Pero no sólo deben tomar en cuenta estos objetivos principales, para que un sistema contable sea altamente efectivo y exitoso, debe contar con la flexibilidad necesaria para ajustarse a las necesidades, en función de la evolución y crecimiento, de la empresa u organización.
Como puede verse, los sistemas contables ofrecen un sinfín de facilidades que le permiten al área gerencial tomar decisiones sobre las inversiones que se realizan en la empresa. Esto, sin duda, representa una ventaja ante la volatilidad financiera que se ha experimentado en todo el mundo desde la crisis económica mundial de 2008 y de la que muchas naciones no han logrado salir avante, afectando a las pequeñas, medianas y grandes empresas.
Ejemplos de Software Contable en México
La labor contable en una organización es, sin duda, fundamental para el orden y la obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas. Atrás quedaron los años en los que era necesario llenar, manualmente, cientos de planillones con datos de ingresos y gastos generados en todas las áreas de la empresa; hoy en día, existen muchas aplicaciones y programas que permiten realizar esta tarea de una forma más fácil y segura.
- Aspel - COI: Permite procesar, integrar y mantener actualizada toda la información contable y fiscal de la organización de una manera segura.
- Aplicación administrativa en línea (en la nube): Es uno de los tipos de software contable más idóneo para pequeñas empresas y permite acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo, ya que la información está en la nube.
- Otro programa de contabilidad muy usado en México: Cumple con las disposiciones de Contabilidad Electrónica y con las Normas de Información Financiera (NIF), incluyendo los reportes financieros básicos.
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