En el ámbito contable, la consignación es un modelo de negocio en el que un minorista (consignatario) se compromete a pagar a un vendedor (consignador) por la mercancía después de que ésta se venda. En otras palabras, el inventario en consignación es aquel que no forma parte del patrimonio de la persona o empresa que comercializa los productos (consignatario), por lo que estos no podrán ser objeto de embargo y permanecen bajo la custodia del consignatario.
Definición de Consignación
La consignación se refiere al acto de vender mercancías. En este modelo, los artículos están físicamente en las instalaciones del cliente y su posesión no impacta contablemente y por tanto son propiedad del proveedor. La propiedad de la mercancía en consignación solo se transfiere cuando la mercancía es utilizada (se despacha o se vende en el caso de una tienda).
Razones para el Uso de las Consignaciones
Existen varias razones por las cuales una empresa podría optar por utilizar consignaciones:
- Por razones de crédito: No hay necesidad de pagar por adelantado por inventario para vender, la mayoría de las tiendas tienen que hacerlo.
- Los productos que no se vendan pueden devolverse al consignatario para que disponga de ellos.
- Se puede construir una clientela sólida que regrese con regularidad a ver la mercancía.
- Los pagos pueden hacerse días o semanas después de que los objetos se vendieron, mejorando el flujo de efectivo.
Derechos del Consignatario
El consignatario tiene ciertos derechos en este tipo de acuerdos:
- Conceder Crédito, si es costumbre o se pacta en el contrato.
Deberes del Consignatario
El consignatario también tiene responsabilidades:
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- Mercancías en consignación son las mercancías que le pertenecen legalmente a una de las partes, pero que son almacenadas por la otra parte, lo cual significa que el riesgo y los beneficios con respecto a dichas mercancías se quedan con el consignador, mientras que el consignatario es responsable de la operación de distribución o venta minorista.
Responsabilidad de Impuesto sobre las Ventas
El consignatario es responsable del impuesto sobre las ventas, régimen común. Queda registrada la ganancia en forma inmediata.
Manejo del Inventario en Consignación con Acumatica ERP
El inventario en consignación es aquel que no forma parte del patrimonio de la persona o empresa que comercializa los productos (consignatario), por lo que estos no podrán ser objeto de embargo y permanecen bajo la custodia del consignatario.
Escenario con Acumatica
El manejo del inventario en consignación con Acumatica ERP puede seguir los siguientes pasos:
- Damos de alta el proveedor como “Proveedor de Consignación".
- El Cliente recibe los productos en consignación del proveedor.
- Se imprime un reporte sobre lo que se ha recibido y se entrega al proveedor.
- Los artículos en consignación son almacenados y se ponen como disponibles para la venta.
- La orden de venta es creada para los productos en consignación.
- Los artículos en consignación son vendidos.
- Los artículos son recogidos, empacados y enviados al cliente final.
- Una orden de compra es creada y enviada al proveedor.
- Se crea la cuenta por pagar que registra los costos y transfiere la posesión de los artículos al cliente.
- Factura de Cuentas por Cobra es creada.
El principal reto es que la orden de compra (paso 4b) ocurra antes o al mismo tiempo que con la venta (paso 4a). El plan para este reto es crear una orden de venta que está ligada a una orden de compra para que puedan liberarse al mismo tiempo.
Configuración en Acumatica ERP
Para configurar el inventario en consignación en Acumatica ERP, se pueden seguir los siguientes pasos:
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Paso 1: Proveedor de Consignación
- Crear una nueva sucursal y un nuevo almacén que están vinculados a un libro contable distinto al “ACTUAL” de tal forma que no habrá impacto contable.
- Múltiples proveedores pueden ser puestos dentro de este almacén y sucursal, por lo que crear el segundo proveedor será más sencillo que crear el primero. Para el segundo proveedor solo se agregaría una ubicación de almacén.
- Ligamos la sucursal del cliente y el libro contable. Cuando el módulo de transacciones inter compañías está activo (se activa en Finanzas/Contabilidad/Configuración/Administración/Mapeo de Cuentas Inter compañías como se muestra a continuación).
- Debemos crear una nueva cuenta “Inventario Consignación” para almacenar los activos en el libro contable del proveedor de consignación.
Paso 2: Recibiendo inventario en Consignación del proveedor
- Creamos códigos de razón (son pequeños documentos que realizan ajustes de salida, entrada y otras operaciones de mercancía en Acumatica)
- El siguiente paso es ingresar y liberar la recepción para los artículos en consignación.
Paso 3: Inventario en Consignación disponible para la venta
- Ejecutar una consulta de los productos y verificar que los productos están disponibles en el almacén de consignación. En caso de faltar o no encontrar producto verificar pasos anteriores.
Paso 4: Venta de Inventario en Consignación
La venta de artículos de consignación debe disparar dos cosas:
- Una orden de venta estándar con recolección, empaque y envío.
- Una orden de compra hacia el proveedor para reconocer la compra efectiva del producto.
- Creamos una orden de venta para los artículos en consignación
- Procesamos la orden de venta y creamos la orden de compra. Se puede hace desde el menú de Acciones o ir directamente a la pantalla de “Crear órdenes de Compra”.
- Para poder procesar la orden de venta, debemos hacer la recepción de la orden de compra y automáticamente crear la factura del proveedor.
- Ahora podemos realizar el envío de nuestra orden de ventas, mediante la pantalla de órdenes de venta, en el botón de acciones o bien a través de acciones masivas “Crear Embarques”.
- Acto seguido, preparamos y liberamos la factura del cliente final. Con esto obtenemos el impacto a nivel contable para las cuentas de AR y ventas para la sucursal HQ
Paso 5: Reducir de Inventario en Consignación del Proveedor
El último paso es disminuir el número de artículos del almacén de consignación. La orden de venta está ligada a la orden de compra pero al final hemos dado una entrada de productos. El paso final es ejecutar una salida de producto del almacén de consignación.
Tendencias de las tiendas de consignación
La demanda de artículos en consignación está en alza. Con la pandemia que sigue afectando a la economía, la gente busca en la consignación un medio para generar ingresos extra.
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