Guía Integral para la Certificación CONTPAQi® Factura Electrónica y Sistemas Asociados

La certificación en los sistemas CONTPAQi® es un paso crucial para profesionales que buscan validar y profundizar sus conocimientos en las herramientas contables y administrativas más utilizadas. Este programa no solo afianza la experiencia del usuario, sino que también garantiza un servicio de mayor calidad y eficiencia en el entorno empresarial.

Introducción al Programa de Certificación CONTPAQi®

En CONTPAQi® se valora el conocimiento y la experiencia en sus aplicaciones, así como el profesionalismo, respaldo y presencia ante los clientes; se desea que se continúe creciendo y se obtengan mejores resultados en la empresa, ya que la certificación puede marcar la diferencia al ser más productivo, mejorando el nivel de servicio y, por consecuencia, las ventas.

El Programa de certificación ha sido renovado para considerar tanto los aplicativos desktop como los aplicativos nube, considerando que pueden agregarse nuevas aplicaciones y habilidades por certificar. Esto permitirá reconocer y ofrecer beneficios que ayudarán a seguir avanzando. De igual forma, el Programa de certificación es ahora flexible, ya que este contiene certificaciones/acreditaciones tanto requeridas como opcionales, para que se pueda determinar en qué aplicativos certificarse, teniendo en cuenta la categoría como Distribuidor y los intereses.

El programa de Certificación contempla la certificación del conocimiento y habilidades de las personas. Al contar con Asesores/Consultores certificados, se asegura otorgar un servicio excepcional a los clientes y generar experiencias que mejoren su vida. La necesidad de certificar en los aplicativos se genera para asegurar el conocimiento de las características del producto, conocer el concepto sobre el que se rige, y las reglas que aplican en su uso y aprovechamiento.

El programa de certificación se estructura en torno a un sistema de créditos, donde cada tipo de evaluación tiene una cantidad de puntos asignados. Las certificaciones están agrupadas por líneas de especialización, y para alcanzar un determinado nivel es necesario aprobar las certificaciones obligatorias o bien obtener los créditos mínimos requeridos de cada línea.

Lea también: Declaración Anual: Tutorial Simulador

Fundamentos y Arquitectura del Sistema CONTPAQi®

Comprender la arquitectura y los procesos de instalación es fundamental para una gestión efectiva de los sistemas CONTPAQi®.

Instalación y Configuración

• Si tienes instalado el sistema como servidor en tu computadora y necesitas respaldar el directorio de datos porque te reinstalarán el sistema operativo, el directorio que deberás respaldar es: X:\CompacW\Empresas.
• Los archivos ejecutables (*.exe) y librerías (*.dll) del sistema se encuentran por omisión en la ruta: C:\Archivos de Programa (x86)\Compacw\Factura\Bin.
• El proceso que se efectúa cuando se realiza la instalación del sistema como Terminal es que verifica que exista conexión con el servidor e instala los archivos correspondientes en la Terminal.
• Al momento de estar instalando una terminal, el dato que debemos asignar en el campo “Seleccione el directorio para las BDD de las empresas” es la ruta UNC de las empresas del servidor.
• Si estás instalando el sistema en una terminal e indicaste que el directorio de programas estará localmente, es decir, en C:\, el directorio que deberás asignar para las empresas es: \\(Nombre del servidor)\CompacW\Empresas.
• Al instalar el sistema de forma monousuario, el contenido de la carpeta C:\Compacw\Empresas incluye Empresas, Modelos de Excel® y la carpeta Index del ADD.

Configuración de Red y Seguridad

• El puerto que se debe configurar dentro de las excepciones del firewall de Windows y del antivirus para que el Sistema CONTPAQi® Factura electrónica valide la licencia al momento de timbrar un documento es el 9047.
• El puerto que se requiere configurar en el Firewall para que permita la comunicación con el servidor de licencias es el 9020.

Creación y Gestión de Empresas

• Algunos de los datos obligatorios que se deben especificar al crear la empresa son: Dirección de la empresa, Datos generales del certificado y Tasas de impuestos a aplicar.
• CONTPAQi ®Factura electrónica contiene algunas empresas predefinidas con giros comerciales comunes, como: Escuelas, Ferreterías y Aduanales.
• El régimen es un dato obligatorio para la creación de una empresa nueva.

Configuración Avanzada en CONTPAQi® Factura Electrónica

La configuración detallada es clave para adaptar el sistema a las necesidades específicas de cada negocio, gestionando catálogos, impuestos y tipos de documentos.

Catálogos y Conceptos

• Al crear una empresa nueva se generan por omisión los conceptos de Factura a Crédito y al Contado. Para crear el concepto Factura en Dólares, se hace desde el menú Configuración - Concepto - Factura.
• Para configurar que en los documentos: Factura a Crédito y Factura a Contado, se utilicen tres impuestos, una retención y un descuento, esta configuración se realiza en los Conceptos.
• Si se está creando un concepto que permita registrar un número ilimitado de movimientos, el valor que se debe capturar en el campo “Número máximo de movimientos” es 0.
• Las diferentes descripciones que se pueden especificar para un servicio dentro del catálogo de servicios son: Descripción corta, Descripción media, Descripción alterna y Descripción detallada.
• Tomando en cuenta que el precio de venta varía según el cliente, para configurarlo en CONTPAQi® Factura electrónica, en el Catálogo de Servicios se definen las listas de precios 1 a la 10 y se asigna a cada cliente la lista de precios que le corresponde.

Manejo de Crédito y Decimales

• Las opciones que se pueden configurar para el manejo de crédito dentro del catálogo de clientes son: Días de crédito y Exceder del límite de crédito.
• El límite de crédito que se otorga al cliente se modifica en la opción "redefinir empresa".
• El máximo número de decimales que se permite configurar es 4 decimales.

Configuración de Documentos y XML

• La unidad de medida que asigna el sistema por default en el XML, cuando no se configura ninguna unidad de medida dentro del servicio facturado, es E48.
• Las mascarillas son la estructura que tendrá el código de cada catálogo.
• En una mascarilla, el número 9 indicará que se debe capturar un dígito de manera obligatoria.
• Los campos necesarios para crear Honorarios incluyen: Domicilio fiscal, Serie y folio, Fecha, Neto y Razón social.

Operación Diaria y Documentos Digitales (CFDI)

La gestión de documentos fiscales digitales y la interacción con otros módulos son aspectos centrales del uso de CONTPAQi® Factura Electrónica en el día a día.

Flujo de Documentos y CFDI

• Si se decide no instalar el SDK de CONTPAQi® Contabilidad desde una terminal CONTPAQi® Factura electrónica, no podrá realizar la interfaz hacia CONTPAQi® Contabilidad en esa terminal.
• Para controlar que en la empresa sólo esté permitida la captura y modificación de documentos en el periodo actual, se puede hacer desactivando las casillas Anteriores y Futuros, de la ventana Periodos y Ejercicios.
• La pestaña "6.Usuario" que aparece dentro de la captura de los documentos sirve para agregar campos extra de texto, de importes, fechas, entre otros.
• La operación que determina el origen de una cuenta por cobrar es la Venta.
• Los saldos iniciales por cobrar de los clientes deben capturarse como movimientos de Cargos al cliente.
• Para relacionar un abono del cliente con su respectivo cargo, las opciones son:
  1. Capturando manualmente el importe a relacionar en la columna Abono(Peso) o haciendo doble clic en dicha columna, dentro del renglón correspondiente al cargo que se está pagando.
  2. Dentro de la ventana del abono del cliente, por medio del botón Saldar documentos o con las teclas Ctrl + S.
• Conceptos de tipo Abonos del Cliente en el sistema CONTPAQi® Factura Electrónica incluyen: Pago del cliente y Cheque recibido.
• Si el banco reporta una devolución de cheque de uno de los clientes, el movimiento que se tiene que realizar en la cuenta del cliente para reflejar la comisión por la devolución es: Un nuevo cargo.
• Si la persona encargada de facturación desea realizar la cancelación de una factura que tiene el tipo de relación 02 y el UUID de una nota de crédito, lo que tiene que hacer es: Cancelar primero la nota de crédito y luego la factura.
• Es posible asociar un CFDI a un documento desde la asociación masiva de CFDI.
• El proceso de "Timbrar" un CFDi significa que se crea el documento y se asigna el UUID y sello del SAT.
• La cadena original es una firma electrónica que confirma el origen.
• Al configurar un concepto como CFDI, se puede elegir si se desea que el documento se timbre y se entregue a la vez. Es cierto que:
  • Con el estado "Timbrado" no se puede modificar ya que es un comprobante fiscal.
  • Con el estado "Timbrado" está generado pero todavía no lo tiene el cliente.
• Para hacer llegar varios CFDI timbrados durante el mes a un cliente de la forma más óptima, se le debe enviar un informe de Comprobantes Fiscales Digitales.
• Los medios que Factura Electrónica permite para entregar un CFDI son: Sitio FTP, Correo electrónico, Impresión amigable y Archivo adjunto.

Integración Contable y Fiscal

• Si la contadora de la empresa efectuó satisfactoriamente el proceso "Elaboración de pólizas" pero al revisar la información en CONTPAQi® Contabilidad no aparece ninguna de las pólizas generadas, el motivo es que falta ejecutar el proceso Cargado de pólizas a CONTPAQi® Contabilidad.
• El proceso diseñado para contabilizar la información referente al IVA efectivamente cobrado y pagado es: Enviar el Control de IVA de los Clientes a CONTPAQi® Contabilidad.

Características y Clasificaciones Fiscales

• Algunos beneficios y características de CONTPAQi Factura Electrónica son: un visualizador de facturas para antes de timbrarlas, facilita la emisión y recepción de facturas electrónicas, y permite el uso de múltiples sellos digitales.
• Los catálogos de factura electrónica son listados de registros.
• Un ejemplo de producto o servicio exento de IVA es: Bienes raíces.
• Ejemplos de productos con 0% de IVA son: Oro, Medicina y Agua.
• Ejemplos de productos y servicios con cargo de IEPS son: Alcohol y Bebida energizante.

Utilerías y Mantenimiento del Sistema

El mantenimiento y el uso de utilerías son esenciales para la integridad y el buen funcionamiento del sistema CONTPAQi®.

Respaldo y Recuperación

• La ruta predeterminada donde se guardan los respaldos de cada empresa es: X:\CompacW\Empresas\Nombre_empresa\Respaldo.
• Las extensiones de archivos que puede tener una tabla de las bases de datos de factura electrónica son: .fpt, .fox, .ldf, .cdx, .sql, .xml, .mdf y .dbf.
• La extensión de los archivos que contienen la información de la empresa es .dbf.

Herramientas de Diagnóstico y Corrección

• Las consideraciones que se deben tomar en cuenta cuando se ejecuta la utilería de Reconstrucción de índices son: asegurarse de que todos los usuarios estén fuera del sistema si este está instalado en un servidor, y hacer un respaldo de la empresa antes de ejecutar la utilería.
• La utilería "saldo cero" en el sistema elimina todos los documentos y conserva los catálogos y la configuración de la empresa.
• Si los importes totales de los documentos son incorrectos y no coinciden con el saldo del documento, la utilería o proceso que se recomendaría ejecutar para corregirlo es la Verificación de documentos.
• Al ejecutar la "Verificación de documentos" en CONTPAQi® Factura electrónica, se comprueban y calculan los siguientes elementos: Impuestos y retenciones del movimiento, Saldo del documento, y Totales del documento.

Gestión de Saldos y Tipos de Cambio

• Cuando se ejecuta el proceso "Afectación de saldos" y existen movimientos en moneda extranjera sin tipo de cambio para la fecha del documento, el proceso no afecta el documento y marca los datos de este en la bitácora.
• Al finalizar la Afectación de Saldos, si se indicó consultar la bitácora en Bloc de notas y luego se cerró, para enviar por correo la bitácora del proceso en formato Excel® se debe abrir con Excel® el archivo de la bitácora cuya extensión es .bit y guardarlo en Excel®.
• Para consultar la historia cambiaria, se debe ir al menú Configuración y seleccionar "Tipos de Cambio".

Reportes y Consultas

Las herramientas de reporte y consulta permiten extraer y analizar la información de manera eficiente y rápida.

Lea también: Declaración Anual: Simulador Mis Cuentas del SAT

• Las vistas configurables son vistas que permiten filtrar la información, de manera que se pueden obtener datos de forma rápida y sencilla, como las Vistas de catálogos y documentos.
• Si se requiere obtener la información en Excel® referente a los saldos vencidos y los saldos próximos a vencerse de los clientes, el reporte que se debe ejecutar es "Saldo de Documentos por Cliente y Pronóstico de Cobranza en Excel®".
• Los Reportes en Excel tienen como objetivo proporcionar un mecanismo fácil de consulta a los principales catálogos y documentos del sistema.
• Las 4 áreas en que se divide "reportes" son: Venta, Clientes, SAT, y Catálogos.

Capacitación para la Certificación CONTPAQi®

Para aquellos que buscan certificarse, existen programas de capacitación específicos que abordan las funcionalidades esenciales de los productos CONTPAQi®. Estos cursos son impartidos por Contadores o Ingenieros Certificados y al tomarlos, se entrega un manual electrónico y un reconocimiento por la STPS.

A continuación, se presenta un resumen de los módulos de capacitación disponibles:

Producto	Módulo	Duración	Contenido Clave
CONTPAQ i® CONTABILIDAD	MÓDULO 1.- Elemental	8 Hrs	Introducción, Creación de empresas/abrir cerrar, Captura Pólizas, Consulta de información, Respaldar y restaurar.
	MÓDULO 2.- Procesos Especiales	N/A	Agilizar el trabajo diario, Bajado y cargando información, Transacciones con moneda extranjera, Causación y Control de IVA, Activos fijos, Módulo Fiscal Póliza del costo de lo vendido.
	MÓDULO 3.- Configuración y Mantenimiento	N/A	Importar empresa, Configurar usuarios, Información técnica, Hoja Electrónica, Utilerías.
CONTPAQi® NÓMINAS	MÓDULO 1.- Elemental	8 horas	Para empezar a trabajar, Cálculo de la nómina, Impresión de la nómina, Respaldar y recuperar información, Autorización de la nómina y recibos electrónicos.
	MÓDULO 2.- Procesos Especiales	8 horas	Configuración avanzada de la nómina, Configuración de tablas, Análisis de la nómina, Consultas avanzadas de la nómina, Procesos especiales de la nómina, Interfaces.
	MÓDULO 3.- Configuración y Mantenimiento	N/A	Configuración de usuarios, Reportes a la medida, Fórmulas, Configuración de datos y Utilerías.

Lea también: Simulador del RFC

tags: #simulador #de #certificacion #de #contpaq #información