Los términos “debe” y “haber” constituyen el fundamento de la contabilidad financiera.
Contabilidad de Partida Doble y Asientos Contables
“Debe” y “haber” son dos conceptos que proceden de la contabilidad de partida doble, que es la contabilidad financiera tal y como se conoce a día de hoy y que se recoge en los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En la contabilidad de partida doble, cada operación se registra dos veces, en el debe de una cuenta y en el haber de otra. Esta anotación doble se denomina registro o asiento contable porque da cuenta de la entrada y salida de patrimonio de una empresa.
¿Por qué se ha de registrar dos veces? Porque en contabilidad se considera que “no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, es decir, en una empresa, si un elemento patrimonial aumenta, es porque otro disminuye (p. ej., compro mercancías, efectúo un pago por ellas). Es por ello que toda operación financiera tiene un efecto doble en el patrimonio y se apunta como entrada en una cuenta contable y como salida de otra.
Definición de Cuenta Contable
La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa. Suele utilizarse la clásica representación en forma de T, porque permite reflejar los distintos elementos de una operación financiera.
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¿Qué son el debe y el haber en contabilidad?
En la actividad propia del negocio, cada día se producen transacciones que han de quedar registradas en el libro diario y que implican al menos a dos cuentas, creando los llamados asientos contables. Los asientos contables están formados por una anotación en el debe y otra en el haber, en función de la cuenta de que se trate, debiendo quedar igualados en base al postulado mencionado antes (lo que por un lado aumenta, disminuye por otro).
Esta anotación “doble” es la que da nombre a la contabilidad de partida doble. Este principio de contabilidad tiene su origen en la primera mitad del siglo XV en el contexto comercial del norte de Italia y ha perdurado sin muchos cambios hasta nuestros días.
Al respecto del origen de la terminología, una explicación apunta que debe y haber podrían haberse derivado paulatinamente de la denominación italiana de ambas columnas como “debe dare” (debe dar) y “debe avere” (debe tener).
¿Qué se anota en el debe y el haber?
Si bien ambos términos tienen un origen etimológico que se remonta a la Edad Media, hoy su significado es puramente formal: el debe se escribe a la izquierda de la cuenta y el haber, a la derecha. Los ingresos y los débitos se apuntan en el debe de una cuenta, reflejando un cargo a la cuenta. Los gastos y los créditos se anotan en el haber, reflejando un abono en la cuenta.
El debe y el haber reflejan los movimientos en cada cuenta dependiendo de si son de activo o de pasivo:
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- Las cuentas de activo (bienes y derechos de la empresa) incrementan su valor con anotaciones en el debe y disminuyen su valor con anotaciones en el haber.
- Al contrario, las cuentas de pasivo (obligaciones con terceros) y de patrimonio aumentan su valor con anotaciones en el haber y disminuyen su valor con anotaciones en el debe.
Una vez sepas si la cuenta es de activo o de pasivo, sabrás si has de cargarla o abonarla en función de si crece o disminuye.
Cargar y Abonar las Cuentas Contables
Las cuentas contables representan procesos económicos y permiten medir cómo aumenta o disminuye el patrimonio de la empresa. Para distinguir ambos hechos, las cuentas se dividen en dos partes, como explicamos arriba, la del debe en la parte izquierda y la del haber en la derecha.
Una cuenta puede incrementar o reducir su saldo según la operación. Se dice que se carga una cuenta cuando se registra una operación en el debe y que se abona cuando se registra en el haber.
Otra forma de entender el debe y el haber: en el debe se registran el aumento de las inversiones y la reducción de las finanzas y, en el haber, las reducciones de las inversiones y el aumento de la financiación.
Una cuenta se carga cuando aumenta el activo y cuando disminuye el pasivo y el capital. Partiendo de un importe en metálico en caja de 2000 €, una tienda efectúa un pago de 500 € a proveedores y después un cobro de 750 € de clientes.
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Esta operación afecta a dos cuentas (pagos a proveedores y cobros de clientes) y la suma de los importes de las cuentas cargadas ha de coincidir con la suma de los importes de las cuentas abonadas en el libro mayor. Para saber qué saldo tenemos en la cuenta de Caja solo hay que restar el total en el haber al total en el debe.
Como vemos en la tabla, la cuenta de Caja tiene un saldo deudor de 2250 €: esto es lo que hay de efectivo en caja para hacer frente a otros pagos.
Conoce a fondo las cuentas creedoras y deudoras en nuestra guía.
Saldo de una Cuenta
En contabilidad, el saldo es la diferencia entre el debe y el haber y puede ser de tres tipos:
- Deudor, cuando el importe en el debe es mayor que en el haber.
- Acreedor, cuando el importe del haber es mayor que en el debe.
- Cero, cuando ambas sumas son iguales. Se dice entonces que la cuenta está “saldada” o cerrada.
Por definición, las cuentas de activos, que representan bienes y derechos, han de tener saldo deudor. No se pueden tener cantidades negativas de bienes y derechos. Si, por ejemplo, tenemos un saldo acreedor en la cuenta de activo de Bancos, será porque hay un descubierto bancario (hemos pagado más con esta cuenta de lo que hemos ingresado).
La diferencia se obtiene restando el haber al debe.
La lógica de las cuentas de pasivo es exactamente la contraria. Lo normal es que los importes en el haber sean superiores al debe porque las cuentas de pasivo aumentan en el haber, es decir, que la cuenta ha de tener saldo acreedor. La diferencia se obtiene restando el debe al haber.
El Balance de Sumas y Saldos
El balance de sumas y saldos o de comprobación se realiza antes de cerrar el ejercicio para que los saldos reflejen la realidad (si no, reflejarían cero) y se utiliza para confirmar que las operaciones se han registrado correctamente. Para reflejar que la contabilidad del ejercicio está cuadrada, las sumas totales del debe y el haber y de los saldos han de dar como resultado el mismo importe.
Descuentos y Rebajas
Son el valor de las bonificaciones o rebajas que sobre el precio de ventas de las mercancías se conceden a los clientes. Se conceden cuando el valor de las operaciones sea considerable, por ser clientes, asiduos importantes o por existir una relación especial con ellos.
Los descuentos o rebajas sobre compras le son concedidas a la entidad cuando el valor de las adquisiciones sea considerable, por ser compradores asiduos importantes, o por existir una relación especial con ellos.
Elementos de la Empresa
La noción de empresa es heterogénea en relación con los factores de carácter personal, material o espiritual que intervienen para formarla. Ninguno de estos elementos tiene preferencia, pues todos ellos coadyuvan con la finalidad de producir bienes y servicios, puestos en el mercado para satisfacer necesidades individuales y colectivas.
Se llaman elementos personales o subjetivos aquellos que hacen referencia al ser humano o sujeto. En el caso de la empresa, es la persona que dirige y organiza a los elementos objetivos o materiales, o sea, el empresario y los auxiliares dependientes e independientes.
Es quien ejerce profesionalmente y en nombre propio una actividad lícita, encaminada a la producción para el cambio de bienes o servicios, que no consistan en obras de ingenio o en trabajos intelectuales, valiéndose de una organización de personas o de bienes.
Son las personas que ejercen una actividad con el propósito de realizar negocios comerciales ajenos o facilitar su conclusión.
Elementos Corpóreos
De acuerdo con Diccionario Enciclopédico Larousse (1999), se entiende por corpóreo todo lo que tiene un cuerpo o volumen; es decir, son aquellos componentes de la empresa que se pueden ver y tocar, como los muebles, los enseres, las mercancías y las materias primas.
También pertenecen a la categoría de muebles; sirven como utensilios e instrumentos necesarios en una casa o para el ejercicio de una profesión.
Son los productos básicos que intervienen, por transformación o consumo, en los procesos de fabricación.
Elementos Incorpóreos
Son aquellos bienes que permiten realizar una obra, servicio o empresa, pero no pueden ser apreciables por los sentidos; es decir, su existencia no es material, sino jurídica; sin embargo, su importancia radica en que pueden otorgar facultades o ser simples ideas abstractas que se traducen en cifras y le dan relevancia a un lugar, por ejemplo, la clientela, el avío, el derecho de arrendamiento y la propiedad industrial.
Es el conjunto de personas físicas o morales incluidas en los libros y listas de concurrencia continua, que consume bienes y servicios proporcionados por la empresa. Constituye el reconocimiento que tiene la empresa en la sociedad, ya sea por hábitos de consumidores, proveedores, la clientela, etc.
Sirve para que la empresa pueda cumplir con la necesidad de tener un local o establecimiento para mantener sus elementos corporales juntos. Es la protección jurídica que incluye al nombre comercial, diseños industriales, las marcas y las patentes.
Empresa vs. Negociación Mercantil
Para Sepúlveda, Barrera y Mantilla, los conceptos empresa y negociación mercantil pueden emplearse de manera indistinta para indicar el complejo conjunto de recursos de capital, industria, cosas corpóreas o incorpóreas, de derechos y demás efectos, organizados de manera sistemática, necesarios como herramientas fundamentales para el desempeño de actos de comercio; sin embargo, la diferencia radica en que la empresa es una unidad económica, mientras que la negociación mercantil es la base física de la empresa.
“El conjunto de cosas y derechos combinados para obtener u ofrecer al público bienes o servicios, sistemáticamente y con propósito de lucro […] subsiste mientras subsista la combinación de cosas y derechos que la forman y con independencia de la persona que la constituyó”.
Elementos de la Negociación Mercantil
Los elementos que constituyen la negociación mercantil, al igual que la empresa, se dividen en dos grupos. Son aquellos bienes, derechos y demás cosas susceptibles de apreciación, en forma material o tangible, que patrimonialmente son tomados en cuenta en los estados financieros y contables de la negociación mercantil dentro de sus partidas de actos como dinero, enseres, equipos, mercancía, materia prima y productos terminados, etc.
Forman cuatro categorías: el material del negocio -papelería, transporte-, las mercaderías -mercancía-, el utillaje -máquinas para la fabricación o transformación de productos- y los inmuebles -terrenos, fábricas, naves industriales-.
“La empresa o negociación mercantil es una figura de índole económica cuya naturaleza intrínseca escapa al derecho […] es una figura esencial del nuevo derecho mercantil, que consiste en el conjunto de personas y cosas organizadas por el titular, con el fin de realizar una actividad onerosa, generalmente lucrativa de producción o de intercambio de bienes y servicios destinados al comercio”.
La empresa, como podemos advertir, busca generar un crecimiento económico, social y bajo un interés privado o público de aquellos que participan en sus actividades, bajo propuesta de un empresario. La negociación mercantil solamente determina la reunión de elementos materiales que permitan realizar una actividad específica y, de ser posible, generen una ganancia monetaria establecida por un comerciante, entre los que se encuentran el establecimiento o lugar de trabajo.
Gastos y Costos
En terminologías generales, los gastos son la disminución del patrimonio de una organización, esto quiere decir que es el egreso de dinero. Estos egresos pueden ser fijos o variables, de operaciones o no. Debemos tener en cuenta que existen gastos que son operacionales, esto quiere decir que corresponde a todo egreso de dinero que tenga como fin el beneficio para el negocio y que a posteriori haya un ingreso.
Ahora bien, tenemos gastos fijos que son independientes de las ventas que se realicen. En el sentido opuesto tenemos a los gastos variables que son imprescindibles en el transcurso del tiempo y que su importe puede cambiar ya sea en días, semanas, meses o años.
Los costos se clasifican en costos variables, directos, indirectos. Los costos variables varian de acuerdo a los volumenes de produccion. Los costos directos son aquellos que se vinculan directamente con la fabricacion del producto.
Si bien son conceptos que pueden ser fáciles de confundir, mantienen una diferencia que a nivel contable empresarial son diversos.
Notas de Remisión
Una nota de remisión es un documento comercial que acredita la entrega de un pedido. El recibo contiene la lista completa de artículos que se han entregado al destinatario del pedido. Además, el documento incluye el número de referencia del artículo, sus características y el número de unidades de cada producto.
La nota de remisión no sólo sirve para que el comprador compruebe que la mercancía recibida es correcta, sino que también sirve para que el remitente tenga un registro de la mercancía que sale del almacén.
Aunque ambos son documentos comerciales, una nota de remisión es el comprobante que indica la mercancía física recibida y una factura es el documento comercial del pedido.
La nota de remisión es común en negocios que manejan operaciones rápidas y necesitan un registro preliminar antes de emitir una factura. Cabe destacar que si se utiliza una nota de remisión en lugar de una factura en transacciones donde se requiere el pago de impuestos, podría haber implicaciones legales o fiscales.
La nota de remisión es un documento comercial que registra la entrega de bienes o servicios. No tiene valor fiscal por sí misma, pero sirve como comprobante de que se realizó una transacción. Este documento tiene diversas utilidades, tanto operativas como organizacionales.
- La nota de remisión confirma que el cliente ha recibido los bienes o servicios solicitados.
- En muchos casos, la nota de remisión precede a la factura.
- La nota de remisión es común en negocios que manejan operaciones rápidas y necesitan un registro preliminar antes de emitir una factura.
En términos fiscales, no es obligatoria, ya que no sustituye a una factura electrónica (CFDI en México, por ejemplo). Cabe destacar que si se utiliza una nota de remisión en lugar de una factura en transacciones donde se requiere el pago de impuestos, podría haber implicaciones legales o fiscales.
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