En México, la evolución tecnológica es imparable, y cada vez más pequeñas y medianas empresas buscan implementar tecnologías emergentes para agilizar sus procesos y volverse más rentables. De acuerdo con datos del INEGI, en México, de 4.9 millones de establecimientos del sector paraestatal y privado, las pyme representan al 99.88% de los negocios registrados.
Con la llegada de la tecnología, las empresas ahora tienen diversas herramientas a su alcance que les ofrecen soluciones y optimizan ciertos procesos. Anteriormente, las pequeñas y medianas empresas utilizaban hojas de cálculo, libretas, libros contables o aplicaciones aisladas, que no tienen comunicación entre los departamentos.
¿Qué es un Sistema Contable?
Es un programa informático que es capaz de sistematizar y simplificar tareas relacionadas con el área contable. Con un sistema de contabilidad inteligente queda registrada de manera ordenada toda la información de operación de una empresa. Esto puede ser las ventas, los gastos, las compras, las nóminas de los empleados y cualquier otro detalle relacionado con las actividades de la empresa.
Un buen sistema de contabilidad para PYMES está diseñado para facilitarte las tareas de esta área, tomando en cuenta que no necesitas módulos complejos o datos irrelevantes. Contar con un sistema de contabilidad inteligente puede traer muchos beneficios para las empresas que lo implementen. Se ha mencionado ya, por ejemplo, que facilitan la gestión y organización de la información de todos los ingresos y gastos que realiza una empresa.
Tipos de Sistemas Contables
Existen distintos tipos de sistemas que optimizan estos procesos. De acuerdo con sus funcionalidades y características, podemos separar los sistemas de este tipo en 4 grandes grupos. Cada empresa decide cuál implementar dependiendo de sus necesidades:
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- Hojas de cálculo: Esta es la más sencilla, pues se integra de la información más básica, como ventas, compras e inventario.
- Software contable comercial: Cuenta con un sistema más especializado de automatización que permite llevar los registros y obtener informes con históricos en cuestión de segundos.
- Software contable empresarial: Estos son los sistemas más avanzados y utilizados por las grandes empresas.
Beneficios de un Sistema Contable Inteligente
Lo anterior trae dos grandes beneficios.
- En primer lugar, hay una optimización del tiempo, pues ya no es necesario invertir una gran cantidad de horas en el registro de la información contable. Con un sistema de contabilidad inteligente, esto se realiza en cuestión de segundos.
- Por otra parte, se minimizan los riesgos por error humano.
También, con la libertad de acceso que otorgan este tipo de sistemas, se puede ingresar a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Asimismo, los datos financieros de una empresa son la información más valiosa, por lo que contar con un software contable puede ayudar a la privacidad de éstos. Se puede construir una estructura de seguridad interna y dar acceso solamente a las personas de confianza. Por último, se ha mencionado que los mejores sistemas de contabilidad inteligente ayudan también a la gestión tributaria.
Características Clave de un Sistema Contable
Entre otras cosas, estos sistemas registran y procesan las operaciones y transacciones de las compañías de manera histórica.
- Automatización: La automatización aborda las tareas repetitivas y rutinarias. Al automatizar los procesos manuales rutinarios que consumen mucho tiempo, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir el riesgo de errores humanos, disminuir los costos de gastos administrativos y mano de obra, y generar satisfacción en los empleados al liberar su tiempo para esfuerzos más estratégicos.
- Integración: El ERP es un paquete integrado de aplicaciones o módulos, los cuales abordan flujos de trabajo en áreas específicas como contabilidad, gestión financiera, órdenes de compra, ventas, inventario, proveedores, gestión de clientes, entre otras.
- Facilita la captura de datos y evita duplicidad: Al manejar un volumen alto de información, el riesgo de duplicidad se incrementa; por ejemplo, en una hoja de cálculo puede haber datos de facturas, clientes, fechas y montos de pago, datos que se debe capturar de forma manual y que se repiten en varios archivos, por lo que, además de invertir hasta tres veces más tiempo, la probabilidad de que surjan errores se multiplica así como la dificultad para encontrarlos.
- Trabajo remoto y colaboración: Imagina que puedas supervisar los procesos contables de tu compañía desde un hotel o, simplemente, en la comodidad de tu hogar. Por suerte, se trata de una a las posibilidades que brindan los sistemas de contabilidad en la nube. Otro punto favorable, que demuestra la sorprendente flexibilidad de esta tecnología, es que también permite el acceso a los sistemas y sus datos desde diferentes tipos de equipos.
- Toma de decisiones: Las empresas tienen dos activos invaluables: su capital humano y la información generada.
- Homogeneidad de la información: Cuando un empleado haga un cambio, este será reflejado en la plataforma y los departamentos involucrados podrán consultarlo en el momento oportuno.
- Comunicación más eficaz.
- Aumento de la productividad.
- Escalabilidad: Elige una solución escalable.
- Control de costes.
Cómo Elegir el Sistema Contable Adecuado
El papel de la contabilidad en la empresa es fundamental para su éxito, pues de ella depende el manejo y uso que se le da a las finanzas de la corporación; sin embargo, en la mayoría de las ocasiones, los emprendedores se encuentran con un reto enorme al momento seleccionar el mejor sistema contable.
Lo principal a la hora de confeccionar un sistema financiero a la medida es el conocimiento pleno de la empresa, es decir: actividad económica, cantidad de empleados, industria en donde opera y tener un conocimiento pleno de las necesidades que tiene la organización en específico. Lo recomendable para cumplir con este requisito es que se realicen entrevistas con las personas involucradas en las operaciones diarias.
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Aquí hay algunos pasos a seguir:
- Analiza las necesidades de tu empresa: En una primera etapa, debes analizar los errores más frecuentes, las necesidades de la empresa y las áreas de oportunidad donde un ERP aportará una solución eficaz.
- Evaluar la capacidad de adaptación de la empresa.
- Definir cuáles son las necesidades reales de la empresa y con esto se definirá cuál es el software que mejor se adapta a éstas.
- Elegir un sistema que sea sencillo y fácil de manejar. Todo cambio trae un proceso de adaptación consigo en el que se aprende y se termina de familiarizar con el nuevo producto.
- Investigar acerca de los sistemas de contabilidad inteligente en los que se está interesado. Esto es revisar los casos de éxitos que ha tenido cada software y asegurarse que la inversión que se hará será la apropiada.
- Asegurarse que el sistema incluya otras múltiples opciones que ayudarán a la gestión de la empresa y no solamente la parte contable.
- Analiza si requieres un sistema en la nube o uno on-premise. Sin duda, hoy vivimos en la época de la tecnología de la nube. En cambio, optar por el alojamiento en servidores remotos es sinónimo de eficiencia, practicidad y múltiples ventajas.
Consideraciones Adicionales
- Retorno de inversión: La implementación de un ERP no es un gasto, es una inversión que traerá muchos beneficios a tu empresa, los cuales deben valorarse para hacer una estimación del periodo de retorno.
- Proveedor de ERP: Si eliges un proveedor inexperto, probablemente la implementación no sea del todo satisfactoria al tener una interfaz poco intuitiva, una capacitación deficiente (o nula, en el peor de los casos), falta de soporte técnico o de asesoría postventa.
Para establecer un presupuesto estimado debes considerar que cada módulo o funcionalidad representa un precio, que puede ir en aumento entre más módulos agregues. En México, los precios de una solución ERP oscilan entre 5,000 y 100,000 pesos; los más baratos requieren una implementación estándar, menos de 5 usuarios y la personalización es muy poca, sin embargo puede ser la solución para un negocio pequeño y que recién emerge.
Recuerda que el sistema no solo será gestionado por ti, pues también resultará fundamental que lo utilicen otros miembros claves de la organización. Eso sí, en esta fase de adaptación y aprendizaje el proveedor de la solución tecnológica juega un papel protagónico, pues nadie conoce la herramienta mejor que él.
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