La actividad hotelera es una actividad mercantil de venta de servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene características generales y económicas financieras especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales. Algunas de las características generales de este sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta, condicionamiento a factores exógenos y demanda elástica.
Características Económicas y Financieras Especiales
Entre las características económicas y financieras especiales se destacan las siguientes:
- La naturaleza del producto hotelero: En el área de alojamiento una habitación que no ha sido vendida es una pérdida de ingresos irrecuperable. En forma similar, en el área de gastronomía una parte de la comida que no se vende es perecedera, tanto en forma de materia prima, como elaborada.
- Las características de su ciclo de operaciones: Otra de las características básicas de la actividad económica financiera del hotel es lo corto de su ciclo de operaciones, ya que las operaciones son prácticamente diarias. Los comestibles recibidos por la mañana a menudo se procesan más tarde esa misma mañana y se venden el mismo día.
- La inestabilidad o fluctuación de los ingresos: Una de las características más importantes de la actividad hotelera, lo constituye la variabilidad de su ciclo de operaciones, ya sea el ciclo anual, los días de la semana o las horas del día, lo que provoca una inestabilidad o fluctuación en los ingresos, con las consiguientes implicaciones en el resultado final de la actividad.
Factores que Afectan la Inestabilidad de los Ingresos
La causa primaria o fundamental de la inestabilidad de los ingresos en los hoteles lo constituye, las características de su ciclo anual de operaciones, que se comporta por temporadas según las condiciones climatológicas o los eventos económico sociales, (estaciones del año, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se producen, tanto del polo turístico emisor, como del polo receptor, o de su área geográfica de emplazamiento.
Costos Directos e Indirectos
Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos. Un costo directo, es aquél que puede identificarse directamente con un proceso, producto, trabajo, o servicio. Como ejemplo de costos directos puede citarse el costo de los comestibles que se consumen en un restaurante o el salario del cantinero de un bar. Un costo indirecto es aquél que no puede atribuirse directamente a una producción o servicio, como por ejemplo el salario del director del hotel o la depreciación del edificio; los costos indirectos se pueden distribuir a las producciones, servicios o puntos de venta del hotel de acuerdo con una base o índice que refleje la manera en que se supone que se utilizan o aplican esos elementos indirectos en las producciones o servicios a los que se distribuye.
En sentido general la mayoría de los hoteles tienen una alta proporción de costos fijos y analizándolo desde el punto de vista de los departamentos productivos del hotel, el mayor porcentaje de los costos fijos ocurre en el área de alojamiento, muchos de los gastos del área de alojamiento son de una naturaleza fija, siendo los principales, la depreciación, la operación y mantenimiento de las instalaciones.
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En cuanto a las operaciones de gastronomía, el porciento de gastos fijos es más bien bajo en relación con el volumen de los ingresos por ese concepto.
Los efectos de la inestabilidad de los ingresos y el efecto combinado de un alto porcentaje de costos fijos, fluctuaciones en los volúmenes de ventas y capacidad sobrante o subutilizada, producen una condición de inestabilidad en las actividades que no es común en muchas otras actividades. Mientras mayor sea el porcentaje de costos fijos, será más difícil mantener una adecuada productividad mediante la manipulación o control de los costos variables.
La mayor implicación de una estructura de costos fijos altos en un hotel, es que el tradicional enfoque de los problemas de registro y control orientado generalmente hacia los costos, (control y su consecuente reducción) es solamente parcialmente importante. En véz de esto se debe mirar también, hacia la parte de los ingresos en el Estado de Resultado y buscar soluciones al aumento del volumen total de ventas, la estructura de las ventas, los márgenes de utilidad departamentales, los niveles de ocupación, los ingresos opcionales o de bolsillo, los sistemas de precios, etc., ya que el peso de los costos fijos sólo puede asimilarse productivamente aumentando los ingresos.
Sistema Uniforme de Contabilidad para Hoteles
El Uniform System of Accounts for the Lodging Industry fue diseñado, adoptado y recomendado por la Hotel Asociación of New York City en 1926. Desde esa fecha hasta el presente se han emitido nueve ediciones del sistema, siendo fechada esta ultima en 1986. La edición y revisión periódica de este sistema es el resultado del trabajo del Comité de Dirección Financiera de la American Hotel & Motel Association, con la participación destacada de las siguientes instituciones:
- Asociación Hotelera de la Ciudad de New York.
- Asociación Internacional de Contadores del Alojamiento.
- Las firmas de Contadores Publicos Arthur Andersen, Coopers & Lybrand Panell Kerr Forster, Peat Marwick, Deloitte & Touche y Touche Ross & Co.
- Representantes de las cadenas hoteleras Carnival Hotels, Capstar Hotels, Hotel del Coronado, Sheraton Corporation.
- Profesores de las Universidades Cornell y Michigan.
Objetivos del Sistema
Los objetivos básicos de este sistema son los siguientes:
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- Facilitar a los usuarios internos y externos de los estados financieros de las instalaciones hoteleras, la comparación de la posición financiera y ejecución operativa de una instalación, en particular con tipos similares en la industria del alojamiento, mediante la sugerencia o recomendación de formatos y clasificadores de cuentas estándar que guíen a las entidades hoteleras en la preparación y presentación de los referidos estados.
- Servir a las nuevas instalaciones en proceso de apertura como sistema de contabilidad que puede adaptarse rápidamente a las necesidades y requerimientos de la entidad.
- Coadyuvar a que el sistema de contabilidad utilizado en las entidades hoteleras sea consistente con los principios de contabilidad generalmente aceptados, mediante recomendaciones basadas en los criterios de especialistas de la actividad.
Aspectos Conceptuales Básicos
Los aspectos conceptuales básicos que se consideran en el sistema son los siguientes:
- Todos los métodos y procedimientos recomendados están en concordancia con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
- El sistema ésta orientado hacia el control y medición de la eficiencia, mediante un adecuado sistema de registro y control presupuestario y un esquema racional de análisis financiero y operacional, recomendando al efecto los índices e indicadores básicos de medición de la eficiencia.
- Se consideran todas las tendencias actuales a nivel mundial en cuanto a la explotación hotelera y a la presentación de sus resultados.
- Se ofrece un plan de cuentas contables para uso de toda la actividad hotelera, incluyendo los hoteles con todo tipo de servicio.
- Se recomiendan procedimientos contables para aspectos específicos de la actividad hotelera.
- Se aplica el concepto de la determinación y análisis del resultado de todos los departamentos, tanto los de carácter operacional como los de carácter funcional.
- Se basa en el método del costeo directo, o sea que no se distribuyen los gastos indirectos. No obstante, en el análisis de los resultados departamentales, pueden omitirse costos indirectos significativos, por lo que puede resultar necesario distribuir o asignar algunos de los gastos operacionales no distribuidos para obtener una valoración departamental más completa.
- El sistema propone bases adecuadas para la distribución de los gastos indirectos, pero se aclara que esto sea un proceso adicional, después de que se emitan los estados financieros con el formato establecido.
Métodos de Costeo Recomendados
La hotelería se caracteriza por la complejidad y cantidad de los procesos que se realizan, para prestar los servicios de alojamiento, gastronomía y otros de carácter personal, comercial o recreativo que se ofrecen en esta actividad. Los gastos de la actividad hotelera se clasifican por la naturaleza o tipo de gasto de que se trate y por el área o unidad organizativa donde se producen.
- Los gastos que corresponden a cargos fijos del negocio, tales como alquileres, impuestos, seguros, intereses, depreciación, amortizaciones, etc.
El SUCH establece el método del costo departamental o por área de presupuesto, calculándose para cada departamento el costo de la mercancía vendida, los salarios directos y los gastos directos del departamento, obteniéndose el resultado departamental. En el costo departamental no se incluyen los cargos fijos.
Departamentos o Centros de Costo
Los Departamentos o Centros de Costo que considera el sistema, como una relación general de posibilidades, son los siguientes:
- Departamentos Operativos: Alojamiento, Gastronomía, Teléfono, Garaje y Parqueo, Lavandería para huéspedes, Campo de Golf, Tienda Artículos para Golf, Canchas de Tenis, Tienda Artículos para Tenis, Gimnasio, Piscina, Cabañas y Baños.
- Otros Departamentos Funcionales: Alquileres y otros ingresos, Administración, Compras y Almacenes, Procesamiento de Datos, Recursos Humanos (Atención al personal), Transportación, Marketing, Recreación, Energéticos, Operación y Mantenimiento Instalaciones.
- Cargos Fijos: Alquileres, Impuestos distintos de utilidades, Primas de Seguros, Gastos de intereses, Depreciación Activo Fijo, Amortización Gastos Pre Apertura, Intangibles y otros, Impuestos sobre utilidades.
- Gastos Distribuidos: Sueldos y Salarios, Impuestos sobre nóminas y beneficios a trabajadores, Lavandería hotel, Imprenta Hotel.
Tratamiento de Costos y Gastos No Operativos
En cuanto a los costos y gastos de los departamentos no operativos, éstos no se distribuyen a los departamentos que tienen ingresos, sino que se presenta un estado para cada uno separando los gastos de salarios y gastos de personal de los otros gastos del departamento, obteniéndose un total de gastos de salarios y un total de otros gastos, que sumados hacen el total de gastos del departamento no operativo de que se trate.
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Gastos Fijos
Además de los costos y gastos directos, y los de los departamentos no operativos, el SUCH recomienda un estado con los gastos fijos.
Costo Total
Una posibilidad adicional de la estructura de costos según el SUCH está formada por la obtención del “Costo Total” en los departamentos operativos al transferirles las proporciones que se les asignan de los gastos no operativos y cargos fijos, y que constituyen gastos indirectos de los departamentos operativos.
Las utilidades en operaciones de las áreas productoras de ingresos, tales como alojamiento, servicios gastronómicos, tiendas, etc. deben considerarse como utilidades (o pérdidas) antes de los gastos indirectos no distribuidos. Solamente agregándoles una porción de los gastos indirectos pueden obtenerse los costos totales y resultados netos de cada área.
Distribución de Gastos Indirectos
Aunque debe recordarse siempre que la distribución de los gastos indirectos se fundamenta en bases generalmente arbitrarias o estimados que pueden producir algunas distorsiones en los resultados. Por esas razones la asignación o distribución de los gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser un procedimiento adicional al método establecido y debe utilizarse solamente para: evaluar o establecer tasas nuevas de cobro de servicios y servir de base para la planificación estratégica.
Los requerimientos de un sistema de distribución son: un sistema contable apropiado, tal y como el descrito en el SUCH, e información estadística adecuada para el desarrollo de las bases de asignación.
La base para distribuir los gastos indirectos a los departamentos operativos debe ser lógicamente la cantidad de servicios prestados por cada departamento a los otros, pero si no existe una exacta medición de esos servicios debe realizarse un estimado.
Existen varios métodos para asignar los gastos indirectos (Directo, Escalón y Formula), pero el más utilizado es el denominado “Directo” por medio del cual los gastos indirectos se cargan a los departamentos operativos con alguna base lógica aunque arbitraria (al arbitrio de quien la define) tales como el % de ingreso total, cantidad de trabajadores, área ocupada por el departamento, etc.
Ejemplos de Cuentas Contables
Para una mejor comprensión del sistema contable, se presentan algunos ejemplos de cuentas contables utilizadas en la industria hotelera:
Activos
- Fondo Fijo de Caja: Expresa los fondos fijos depositados para la operación de las cajas de punto de venta y de la Caja General; aumenta por el incremento al importe del fondo y disminuye por su retiro de la operación.
- Clientes:
- Empresas: Se establecen bajo convenios con los cuales acreditan el importe de su estancia o consumos.
- Particulares: Créditos otorgados por la prestación de servicios distintos al giro principal. Ejemplo: concesiones, renta de locales, cajones de estacionamiento, entre otros.
- Agencia de viajes: Únicamente aquellas que tienen convenio por escrito con el hotel, se respaldan por los cupones girados por la agencia.
- Tarjetas de crédito de compañía: Créditos respaldados por grandes consorcios, se sujetan a un proceso de cobranza y al momento de su recuperación causan un % de comisión que varia dependiendo del periodo del crédito.
- Intercambios: Convenios hechos por la empresa con líneas de transportación o bien con empresas publicitarias.
- Funcionarios y Empleados. Normalmente estos se originan durante el proceso de revisión del Auditor Nocturno, son provocados principalmente por la negligencia o errores involuntarios de los empleados en el manejo y registro de la venta y cobro de servicios.
- Huéspedes: Expresa los movimientos generados por el huésped durante su estancia, registrados en los distintos estados de cuenta que operan en recepción. Su saldo normalmente es deudor pero en algunas ocasiones resulta a favor. Aumenta por los distintos servicios que se le venden al huésped y se abona por los anticipos o liquidación de su saldo.
- Saldo a Favor = Paid Out.
- Amortización Acumulada: Es una cuenta de extensión del Activo Diferido, expresa la aplicación al gasto de un bien devengado o utilizado, sin que pierda su valor original.
Pasivos
- Depósitos por Reservaciones: Expresa el importe del anticipo que liquida el usuario para garantizar una solicitud de reservación de servicios, ya sea de alojamiento o de banquetes.
- Propinas por Pagar: Importes a favor de los empleados (Meseros, botones, valet o camaristas) capturados a través de cheques de consumo y/o estados de cuenta pendientes de liquidar, o bien, cubiertos con tarjetas de crédito. Aumenta por el importe de las propinas recabadas y disminuye por los montos pagados a los empleados en la fecha programada por el hotel para el pago correspondiente.
Ingresos
- Misceláneos: Son generados por la venta de Souvenirs; desperfectos en las instalaciones; comisiones sobre paid out; también se considera aquellos que se genera por la venta equipo de operación a empleados.
- Depósitos en Caja de Seguridad: Ingresos generados por renta o cobro por la reposición de llave.
- Cover: Ingresos generados por el cobro de derecho de mesa.
- Descorche: Ingresos que se generan por el cobro de derechos para ingresar bebidas al establecimiento durante un evento.
- Estacionamiento: Ingreso por la renta de espacios, tanto a clientes como a terceros.
Costos y Gastos
- Ajustes y Rebajas s/Venta: Cuenta de resultado de naturaleza deudora, expresa aquellos movimientos que ajustan a las ventas de un cheque de consumo o un estado de cuenta, ya sea por la corrección de un movimiento o bien por los descuentos que se otorgan a clientes potenciales.
- Costo de Ventas: Representa el costo de la materia prima o del servicio, que se adquiere para su venta.
- Ingresos en Efectivo: Es una cuenta puente, representa las entradas de efectivo a las cajas departamentales (Moneda Nacional; Extranjera; Cheques). Esta cuenta queda cancelada por el depósito de dichos ingresos al Banco.
- Pago de servicios a cuenta del Huésped. Esta cuenta queda cancelada en el momento en que se registra el depósito a Bancos.
- Reembolsos Pendientes de Pago: Cuenta Puente que expresa los saldos a favor de las cajas departamentales, Se generan cuando el cajero envía un monto mayor a los ingresos obtenidos durante su turno principalmente por el pago de servicios con parte de su fondo fijo.
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