Sistemas Administrativos y Contables: Definición y Características

Los sistemas contables son el conjunto de técnicas y herramientas que utiliza una empresa para mantener el orden y control de sus operaciones y recursos. Son la estructura que recoge, organiza, conserva, administra y utiliza la información que se genera en una entidad para la toma de decisiones y el conocimiento del estado financiero de la empresa.

De manera más simple, se podría decir que son el conjunto de normas, parámetros, pautas, reglas y procedimientos que se establecen y siguen en una empresa con el fin de mantener el control de la información y las operaciones. Asimismo, se puede afirmar que el objetivo final de esta estructura es satisfacer de la manera más eficiente posible las necesidades de la empresa en lo que a información contable y financiera se refiere.

Este tipo de sistema es una de las bases fundamentales para llevar a cabo las diferentes actividades empresariales. Toda empresa cuenta con esta estructura, a veces incluso sin que el mismo empresario esté muy consciente de ello, pero sin estas reglas, procedimientos y normas, ninguna entidad sería capaz de funcionar, pues el manejo de los recursos, la productividad y el posicionamiento en el mercado dependen de esta estructura.

Toda esta estructura que se crea para el manejo y control de la información contable y financiera de nada serviría si dicha información no se utilizara de manera práctica, es por ello que una vez que se tiene el control completo y preciso sobre los datos, estos se utilizan para la toma de decisiones.

La toma de decisiones también es un proceso, el cual inicia con la obtención de la información que ofrecen los sistemas contables. Esta información es útil para la empresa para conocer, administrar y asignar todos los recursos con los que cuenta, conocer sus obligaciones para con otros entes, conocer el flujo de los recursos y también las fluctuaciones en el mercado.

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Asimismo, una vez que se conoce y se ha analizado la información, esta es útil para llevar a cabo el proceso de planeación, organización y dirección de los negocios de la empresa, tomar el control de las operaciones y llegar al objetivo final que es tomar las mejores decisiones en lo que a inversiones y estrategias se refiere.

El uso consciente y bien planeado de este tipo de sistemas ofrece un gran número de ventajas a la entidad y en la actualidad, con los grandes avances y progresos tecnológicos, el uso de un sistema computarizado que lleve a cabo los procedimientos de captura, procesamiento y análisis de la información para que el empresario únicamente realice el paso final (la toma de decisiones), ofrece incluso más ventajas.

Entre los beneficios principales del uso de un sistema de cómputo con fines contables, financieros y administrativos están la rapidez y la oportunidad, el incremento en la productividad, la disminución de errores, la automatización de procesos y la rápida obtención de la información.

Un sistema computarizado tiene la capacidad y las herramientas para capturar y procesar la información de manera rápida y eficaz, lo que a su vez agiliza el resto de los procesos de la organización, como el proceso de producción que puede incrementar considerablemente su productividad. Los sistemas contables computarizados son una garantía de protección contra errores, pues la computadora realiza los cálculos de manera precisa y el análisis de la información es completamente objetivo, preciso y veraz, todo esto siempre que la información sea ingresada de manera correcta, aunque en la mayoría de las operaciones los registros se llevan a cabo de manera automática, por lo que la presencia de un error es altamente improbable.

De la misma forma en que el sistema captura la información de manera rápida y efectiva, este también ofrece informes, reportes y datos de manera rápida. En general, este tipo de sistema agiliza los procesos de manera que ahorra una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y dinero.

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Este proceso es la implementación de un sistema diseñado, desarrollado y adaptado de manera específica y precisa para la empresa en cuestión. Esta tarea es quizás la más importante y compleja en lo que a sistemas contables se refiere, pues de la correcta elección e implementación del sistema depende el correcto funcionar de la organización.

Definición de Sistemas Administrativos

Un sistema es un conjunto de componentes que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. Administrativo, por su parte, es todo aquello relacionado con la administración, es decir, con la organización o gestión de recursos.

Si unimos ambas definiciones obtendremos la de sistema administrativo, el cual es un esquema o red de procesos que sirve para cumplir los objetivos de un negocio. Su objetivo es que todos los recursos de una organización sean administrados de forma eficiente.

Concepto Moderno de Sistemas Administrativos

Hoy en día se dice que un sistema administrativo es un tipo de software que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las diferentes áreas de una empresa o negocio. Su función dentro de las entidades es la de centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema con el fin de ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia.

Un establecimiento cuenta con diferentes áreas, por eso es lógico pensar que un sistema de administración también cuenta con diferentes módulos, cada uno de los cuales cumple una función diferente; por ejemplo, emitir un recibo de cobro, controlar el inventario, realizar una factura, registrar ingresos y egresos, generar reportes, órdenes de compra, etc. Estos sistemas de información para la administración son fundamentales para la operatividad de las pequeñas y medianas empresas (Pymes).

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Evolución de los Sistemas Administrativos en las Organizaciones

La evolución de los sistemas administrativos en las organizaciones ha sido significativa a lo largo de las últimas décadas. Con los avances tecnológicos y la creciente necesidad de mejorar la eficiencia y productividad, estos sistemas han evolucionado para proporcionar soluciones más avanzadas.

Etapas clave en la evolución:

• Software de contabilidad y procesamiento de datos: En sus primeras etapas, los sistemas se centraban en aplicaciones de contabilidad y gestión de transacciones financieras.
• Sistemas de gestión empresarial (ERP): Integran módulos de contabilidad, inventario, recursos humanos en una sola plataforma.
• Soluciones de gestión de proyectos y colaboración: Facilitan la comunicación interna y la asignación de tareas mediante herramientas como Microsoft Project, Asana y Trello.
• Software de análisis y business intelligence: Herramientas como Tableau y Power BI permiten la visualización y análisis de datos.
• Sistemas en la nube y SaaS: Ofrecen flexibilidad y colaboración desde cualquier ubicación.
• Automatización de procesos robóticos (RPA): Mejora la eficiencia mediante la automatización de tareas repetitivas.

Tipos de Sistemas Administrativos

Hay varios tipos de sistemas administrativos de una empresa. Veamos algunos tipos de software administrativos:

• ERP (Enterprise Resource Planning): Es un sistema de gestión empresarial complejo e integral, recomendado para las Pymes y grandes empresas, ya que incorpora procesos operativos y de negocio, por ejemplo, producción, ventas, logística, etc. contabilidad, control de almacenes e inventarios.
• Administración de la relación con clientes (CRM, Customer Relationship Management): Se enfoca en la satisfacción y atención al cliente, permitiendo que se les dé un trato personalizado. Es recomendable para todo tipo de negocios, sin importar su tamaño.
• Administración de la cadena de suministros (SCM, Supply Chain Management): Este sistema se enfoca en la cadena de suministro, pero tiene la particularidad de que integra la actividad de otras empresas ajenas a la nuestra, por lo que permite tener visualización desde los proveedores hasta los distribuidores.
• Sistema de soporte a la toma de decisiones (DSS, Decision Support System): Combina modelos analíticos avanzados para apoyar los procesos de toma de decisiones relacionados con problemas específicos.
• Sistema para la toma de decisiones en grupo (GDSS, Group Decision Support System): Es similar al anterior, pero está enfocado a la toma de decisiones en grupo, por lo que da acceso simultáneo a bases de datos y archivos para que los miembros puedan trabajar en una misma tarea y en un mismo lugar.
• Sistemas de exploración y soporte a la toma de decisiones (EDSS, Exploration Decision Support System): Son sistemas basados en el conocimiento, es decir, que utilizan la información sobre un área específica para brindar orientación a sus usuarios. Es como si fuera un consultor externo.
• Sistemas de información de recursos humanos: Permiten visualizar al personal de la empresa. Así mismo, ayudan a mantener registros y evaluaciones de los empleados actuales.
• Sistema de apoyo a ejecutivos (EIS, Executive Information System): Ayuda a gerentes, proporcionándoles acceso inmediato y fácil a información estratégica para facilitar el logro de objetivos prioritarios.
• Sistema de información de marketing: Promueve y vende productos existentes y también proyecta nuevos productos.
• Sistema de información financiera: Permite analizar los ingresos y las transacciones de negocios en general, así como el precio de acciones.
• Sistema de información contable: Integra ventas, compras y otros aspectos para facilitar la contabilidad y así cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
• Sistema de administración modular: Este tipo de sistemas permiten ser personalizados a cada tipo de negocio, ya que cuentan con módulos. De esta forma, van creciendo a la par del establecimiento o empresa, no son complejos de entrada, y permiten ajustarse a varios presupuestos.

A la hora de adquirir un sistema de administración, tienes un par de opciones: puedes programarlo y personalizarlo desde cero, contratando a un desarrollador; o puedes emplear un sistema como Microsip que se adapta a tus necesidades, ya sea que quieras comprar o rentar.

Importancia de un Sistema Administrativo

Sus ventajas siempre dependerán del tamaño del negocio, pero en general, un sistema administrativo empresarial ayuda a que las empresas tengan mejor orden, y para que los dueños no pierdan de vista sus áreas funcionales, así como la relación con agentes externos, como clientes o gobierno (impuestos).

Así mismo, contar con un sistema permite a los negocios una mejor gestión administrativa de sus recursos, tanto materiales como humanos, generando una coordinación tal que permitirá organizarlos de la mejor manera. Un sistema administrativo es un paquete o programa, cuyo principal enfoque es que se dirige a socios y gerentes de despacho, que quieren tener una administración básica de la empresa y así entender el camino que día a día tienen sus recursos.

Un sistema o paquete contable, es un software dirigido a Contadores. Para utilizar un sistema contable se necesita además de los conocimientos antes mencionados, de una capacitación para aprender a manejar el software, y todas las herramientas con que cuenta, para que nuestro trabajo sea más sencillo explotando velocidad, volumen de operaciones, respaldo de la información, actualización de acuerdo a cambios en las distintas leyes y su implementación. Por ser un software especializado a integrarse a otros procesos de los contribuyentes y de uno mismo, el costo de este servicio es mayor al costo de instalar un sistema administrativo.

Ejemplos de Sistemas Administrativos y sus Características

A continuación, se presentan algunos ejemplos de sistemas administrativos y sus características:

Sistema	Características
Software de administración y facturación en la nube	Ayuda a las PyMEs a ser más rentables y productivas.
Solución para empresas modernas	Buscan ahorros a través de la automatización de sus procesos administrativos, asegurando la deducibilidad de todos los gastos.
Sistema de control de procesos de facturas de proveedores	Controla los procesos de envío-recepción de facturas de los proveedores, establece días, horarios y políticas para aceptar CFDIs.
Sistema fácil para facturar en la nube	Permite realizar todo el proceso para la generación de factura electrónica y la administración de los documentos emitidos para darle seguimiento a las cuentas por cobrar.
Sistema de control total de inventarios	Ofrece un control total de inventarios, un mejor control administrativo y contable, un seguimiento preciso de cuentas, cobros y pagos.
Solución de gestión empresarial	Integra toda la administración y operación de manera inteligente.
Sistema de gestión de recursos humanos	Además de tener el control de todos los registros de entradas y salidas del personal, también es posible gestionar los trámites de permisos, rotaciones, justificaciones, documentación laboral y pre-nómina, cuenta con compatibilidad con los principales sistemas de nómina del mercado.
Sistema de punto de venta especializado	Especializado en el sector restaurantero.
Sistema con acceso a clientes, inventarios y facturación	Ofrece acceso a clientes, inventarios, facturación, notas de crédito, recibos de nómina, retenciones, carta porte 3.3 y 4.0. Disponible 24/7, soporte técnico 8×5.
Sistema con renta mensual y varios módulos	Renta mensual con módulos de ventas, inventarios, compras, tesorería, embarques, gastos, contabilidad, descarga de CFDI´s, RRHH, soporta CFDI 3.3 y 4.0, timbres incluidos. Disponible las 24/7, soporte técnico 8×5.
Servicio de emisión de facturas electrónicas	Servicio de Emisión de facturas electrónicas para PyMEs. Emisión de CFDI 4.0 desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Sistema de envío y personalización de facturas rápido y sencillo.
Módulo STPS	El módulo STPS ayuda a las pymes a gestionar de forma automatizada la NOM-001, NOM-017, NOM-019, NOM-030, y NOM-035 de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
Syncfy API	Con una integración, Syncfy API empodera cualquier app, solución o proceso de una compañía al automatizar conexiones a una variedad de fuentes de información, ahorrando tiempo y dinero.
Herramienta de productividad para investigación	Herramienta de productividad que hace más eficiente la investigación especializada para procesos en áreas legales, fiscales y contables.
Aplicación de contabilidad en la nube	Es una aplicación de contabilidad en la nube, que cumple con las normas mexicanas, para administrar el dinero que fluye dentro y fuera de cualquier negocio, gestionar clientes y facturas digitales, mientras mantiene gastos bajo control.

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