Para la toma de decisiones es necesario tener herramientas que permitan interpretar información relativa a los recursos y obligaciones financieras de la entidad a una fecha determinada. Los Estados Financieros (Financial Statements) son un conjunto de documentos que proporcionan información sobre la salud financiera de una compañía. Los estados financieros son herramientas que proporcionan una visión clara y estructurada de la situación económica de una empresa. El principal objetivo de los estados financieros es ofrecer información precisa y relevante sobre la posición financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de una empresa. Conocer qué son los estados financieros y cómo analizarlos es importante para cualquier persona involucrada en el mundo empresarial.
Es probable que usted haya observado en pláticas entre hombres de negocios y en varias definiciones del balance que aparece el concepto «situación financiera».
Entendiendo el Estado de Situación Financiera
De los cuatro estados financieros cruciales que se utilizan para comprender el desempeño de una empresa, posiblemente el más importante sea el estado de posición financiera. Es el documento que informa sobre la situación de la empresa. En este reporte de situación financiera, se presentan los derechos y las obligaciones de la empresa; también el capital con el que se cuenta y las reservas acumuladas. Un estado de situación financiera ofrece una visión de las circunstancias financieras de una empresa durante un periodo de tiempo específico. El estado de situación enumera los activos, pasivos y patrimonio de una empresa.
El balance general, también conocido como estado de situación financiera, muestra la posición financiera de la empresa en un momento específico.
Según una de sus definiciones, «El estado de situación financiera, también conocido como balance general, presenta en un mismo reporte la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento.»
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Otra definición lo establece como «El estado de origen y aplicación de recursos al, o balance general es un estado financiero que muestra los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines (activo) y las fuentes externas e internas de dichos recursos (pasivo más capital contable), a una fecha determinada. “Estado de situación financiera es el que muestra dicha situación en una entidad, a una fecha determinada.»
Componentes Clave del Estado de Situación Financiera
El estado de situación financiera se compone de tres elementos principales: los activos, los pasivos y el capital contable o patrimonio neto.
Activos
Los activos son las cosas de valor que posee la empresa, por ejemplo: dinero en efectivo, cuentas y pagarés por cobrar, inventario, terreno y equipo. Bajo la columna de activos de un estado de cuentas está todo lo que posee la empresa, ya sea efectivo en el banco, inventario, propiedades o equipo propio.
Los activos se dividen en circulantes y fijos:
- Activos Circulantes: Estos activos pueden ser convertidos en dinero en efectivo, según el periodo máximo de 12 meses, a partir de la fecha en que se realiza el balance general. Dentro de los activos circulantes se encuentra el valor de tu inventario y otros bienes, como el valor de tu caja, tus cuentas por cobrar, dinero en efectivo, bonos y acciones, provisiones, gastos pagados de forma anticipada (como pólizas de seguro o la renta de algún bien).
- Activos Fijos: En los activos fijos se enlistan aspectos como el valor de bienes que pueden contemplar el terreno donde se localiza tu empresa, el valor de la construcción, tus equipos de cómputo y oficina, softwares, tipo de maquinaria, entre otros. Aunque en la lista solo incluimos los bienes tangibles, también caben en esta categoría aquellos que no lo son, por ejemplo, tus patentes, licencias, marcas registradas, uso de derechos de autor o el valor de tu propia marca. Los activos cuya conversión en efectivo tarda más tiempo en materializarse se consideran no corrientes.
Pasivos
Por otro lado, tenemos la sección de pasivos. Esta engloba las deudas que la empresa contrae y se dividen en pasivo circulante y pasivos a largo plazo. Los pasivos registran lo que debe la empresa, como salarios, impuestos y cualquier deuda.
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- Pasivo Circulante: Representa una obligación a corto plazo (como los títulos a pagar a corto plazo, gastos vencidos y cuentas por pagar), la cual se mantendrá en constante rotación.
- Pasivos a Largo Plazo: Son aquellos cuyo saldo podrás diferir en un lapso mayor a un año (incluye el pago de hipoteca, bonos por pagar, entre otras deudas adquiridas).
Capital Contable o Patrimonio Neto
Por último, los fondos propios corresponderán al resultado final de la ecuación. En otras palabras, es la diferencia entre los activos y los pasivos. Es decir, al capital contable resultante sería el dinero con el que contaría la empresa si decidiera vender sus activos y liquidar el pasivo. Se añade el capital social de la empresa, que suma aquellos bienes que posee gracias a la aportación de todos los socios. Por último, en el patrimonio neto, una empresa debe registrar la cantidad de dinero que aportan los propietarios y accionistas de la empresa en su creación y puesta en marcha. En términos más simples, el patrimonio neto es igual a activos menos pasivos. Es la proporción del negocio que es de propiedad absoluta. Patrimonio neto de los dueños o accionistas.
En resumen, para conocer cuál es el total del capital propio de la empresa, el balance general debe contabilizar los ingresos netos que generó la compañía durante el periodo a medir.
La Ecuación Fundamental: Activo = Pasivo + Capital Contable
La razón principal por la que el estado de situación financiera también se denomina balance general es simple: todos los cálculos tienen que cuadrar. Para calcular el valor de los activos de una empresa, hay que asegurarse de que sean iguales a los pasivos y al patrimonio neto una vez emitidos. El Activo es igual a la suma del Pasivo más el Capital.
Importancia y Utilidad de la Situación Financiera
Interpretar correctamente los estados financieros de una empresa es fundamental para tomar decisiones informadas. Ya sea para revisión interna por parte de personal de alto nivel de la empresa, accionistas o empleadores, estos estados arrojan luz, en última instancia, sobre el éxito o el fracaso de una empresa.
Para las revisiones externas, la declaración aporta transparencia sobre el uso que hace una empresa de los recursos, el origen de su financiación y otros indicadores como relación deuda-capital, liquidez y rentabilidad.
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«Durante los nueve meses de operaciones en 1940, primeros en la vida de la empresa, tuvimos pérdidas por valor de 308,000 dólares. El señor Merrill decidió que los clientes tenían derecho a saber cómo nos había ido, por lo cual publicamos nuestro Primer Informe Anual.» Este ejemplo histórico subraya la importancia de la transparencia que ofrece el estado de situación financiera.
Ejemplos Prácticos y Perspectivas
No hay una respuesta correcta a la pregunta que se plantea (refiriéndose a la elección entre la Empresa A y la Empresa B), quienes seleccionen la Empresa A son personas que no les gusta el riesgo y quienes se inclinen por la Empresa B son personas que les gusta el riesgo, pero ambas respuestas son buenas, aunque habitualmente hay un mayor número de personas que se inclinan por la primera empresa, si bien en la segunda estarían empresarios muy importantes como el magnate griego Aristóteles Onassis, quien en la década de los sesenta del siglo pasado fuera considerado el hombre más rico del mundo y a quien se atribuye la frase «el dinero mientras sea ajeno es mejor». Aunque, lo verdaderamente importante es detectar que son empresas diferentes, con situaciones financieras opuestas, de manera que podemos concluir con un concepto de situación financiera: es la particular, específica relación que guardan el activo, el pasivo y el capital contable en una cierta empresa.
Los estados financieros de muestra de American Farmland Trust proporcionan un ejemplo de un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo. Los agricultores y ganaderos principiantes pueden usar el estado financiero de muestra para evaluar su posición financiera y considerar cómo su situación financiera afecta sus opciones de tenencia de la tierra. Un propietario agrícola puede usarlo para la planificación de la transferencia de granjas o ranchos para determinar lo que es financieramente viable en la situación de transferencia. Estos recursos se desarrollaron como parte de los proyectos Tierras de Cultivo para la Próxima Generación: Capacitación Sobre el Acceso a la Tierra y Transición de la Tierra a una Nueva Generación de AFT.
Recuerde que es una instantánea temporal: un estado de situación financiera refleja el desempeño de una empresa durante un periodo de tiempo determinado, como un mes, un trimestre o un año. Esto significa que, si bien es un buen indicador del desempeño pasado y actual, no es necesariamente una buena base para pronosticar el desempeño futuro.
Otros Estados Financieros Relevantes
Existen varios tipos de estados financieros que, en conjunto, ofrecen una visión completa de la situación financiera de una empresa.
- El estado de resultados, o estado de pérdidas y ganancias, refleja el desempeño financiero de la empresa durante un período determinado. Se trata del documento que muestra la eficiencia operativa y neta de la empresa por medio del análisis de los ingresos que ha logrado contra los costos que se ha generado su operación; además este análisis muestra los beneficios disponibles para el pago de dividendos. El estado de ingresos explica en detalle las ganancias y pérdidas de una empresa durante un periodo de tiempo, registrando toda la información relacionada a las ventas y gastos operativos, incluyendo ingresos operativos e ingresos no operativos. La exactitud del estado de ingresos ayuda a identificar gastos inesperados y a decidir cómo cubrir mejor sus gastos futuros como la nómina o la renta.
- El estado de flujo de efectivo (o de origen y aplicación de recursos) muestra las fuentes, la regularidad y el uso del dinero en efectivo de la empresa. Permite observar los movimientos relacionados con las decisiones de inversión, capitalización de los accionistas y distribución de dividendos.
Formatos y Consideraciones
Los requisitos de formato para los informes varían según la ubicación. Una diferencia notable, por ejemplo, es que el formato del estado de situación financiera cambia para las empresas con sede en EE. UU. Dado que las organizaciones estadounidenses siguen los PCGA, sus estados de cuentas enumeran los activos, pasivos y patrimonio en orden de menor a mayor liquidez. Así, los activos convertibles en efectivo que tardan más tiempo en convertirse vienen primero, y los que se convierten más rápido aparecen en último lugar. Sin embargo, la mayoría de las empresas fuera de los EE. UU. invierte por lo general el orden de los activos y pasivos.
Existen dos formas principales de presentación del estado de situación financiera:
- En forma de cuenta: Es la presentación más utilizada; tradicionalmente en ella se muestran, horizontalmente, del lado izquierdo el activo y del lado derecho el pasivo y el capital contable o se muestran en este orden en forma vertical.
- En forma de reporte: Se presenta verticalmente, en primer lugar se muestra el activo, en seguida se incluye el pasivo y al final se presenta el capital contable.
Las empresas que tienen múltiples divisiones utilizarán un estado de situación financiera consolidado para registrar los activos, pasivos y patrimonio de las subsidiarias y la empresa matriz que las controla. Por lo general, los estados consolidados como este se reservan para las empresas que cotizan en bolsa.
Recomendaciones para la Gestión Financiera
Como propietario de un pequeño negocio, usted tiene la responsabilidad de estar al tanto de muchos aspectos: la administración de sus empleados, la creación de estrategias de mercadotecnia, la calidad de sus productos o servicios, el diseño de su sitio web y, sobre todo, usted tiene la obligación de mantener la salud financiera de su empresa. Consulte con un contador público sobre el método y software que le conviene más para generar sus estados financieros. Pero, sobre todo, adóptelos, úselos, estúdielos, aprovéchelos.
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