Roundcube es un gestor de correo online con el que podrás gestionar tu correo electrónico a través de cualquier navegador web. La gran ventaja de usar Roundcube es que estés donde estés vas a tener acceso a tu correo electrónico siempre que tengas una conexión a Internet y no solo desde tu ordenador, sino desde cualquier dispositivo. Solo necesitas las credenciales de acceso. Es una muy buena opción si quieres gestionar tu correo de forma online.
Este gestor cuenta con una interfaz de usuario amigable y moderna, que facilita la navegación y gestión de correos electrónicos. Su diseño es similar al de aplicaciones de correo populares, lo que permite a los usuarios adaptarse rápidamente. Al ser un servicio basado en web, Roundcube permite a los usuarios acceder a sus correos electrónicos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. A diferencia de los clientes de correo que requieren instalación y configuración, Roundcube se puede utilizar directamente desde el navegador, lo que elimina la necesidad de complicadas configuraciones. Se basa en el protocolo IMAP, lo que permite a los usuarios sincronizar correos electrónicos y carpetas entre dispositivos y servidores. Es personalizable según las necesidades de cada usuario, adaptándose a tus preferencias.
Acceso a Roundcube
Existen varias formas de acceder a Roundcube para comenzar a gestionar tu correo electrónico.
Acceso desde Plesk
- Para ello solo tendrás que acceder a Plesk (recuerda que puedes acceder desde tu Panel de Cliente) y hacer clic en Correo en el menú lateral y después Configuración de Correo.
- Ahí verás los diferentes nombres de dominio que gestiones.
- Se te abrirá una ventana donde podrás seleccionar con qué quieres gestionar tu correo: Horde o Roundcube.
- Para usar Roundcube, solo tendrás que seleccionar esta opción y darle a Aceptar.
Acceso desde cPanel
Una forma muy sencilla de acceder a Roundcube es mediante el cPanel:
- Ve al panel de control de tu proveedor de hosting. Para ello, lo normal es que puedas hacerlo mediante: “com/cpanel“ en tu navegador.
- Después, tienes que localizar la cuenta de correo electrónico que quieres usar y haz clic en la opción "Revisar Correo".
- Aquí vas a poder ver las opciones de web disponibles, y vas a hacer clic en “Abrir”, que lo verás al lado de Roundcube.
- Después te van a dirigir automáticamente a tu bandeja de entrada.
Acceso directo vía URL
Si no te sientes cómodo usando cPanel, también puedes acceder directamente. Luego, vas a entrar a la URL de acceso a Roundcube. Por lo general, esta URL va a ser algo así: tudominio.com. ¡Listo! Ya estarías dentro.
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Configuración inicial y interfaz de Roundcube
Al acceder a tu correo, verás una interfaz con diferentes zonas. En primer lugar nos encontramos con un menú lateral izquierdo con diferentes botones directos para redactar un mensaje, gestionar el correo, gestionar tus contactos y acceder a la configuración de Roundcube. También podrás acceder al botón de Acerca de, donde encontrarás qué versión de Roundcube estás usando y al botón de Cerrar sesión. Pulsando en cada botón la interfaz principal cambiará para mostrarte otros elementos. También tendrás acceso al SPAM y a la papelera.
Lo ideal es que lo primero que hagas al usar Roundcube sea acceder a su configuración para controlar los ajustes de tu cuenta. Al hacer clic en Configuración, se te abre una nueva ventana con diferentes opciones:
| Sección de Configuración | Descripción |
|---|---|
| Preferencias | Aquí podrás configurar ciertas cuestiones básicas para intentar adaptar la interfaz a tu forma de trabajar para que te sea lo más cómoda posible. Incluye:
|
| Carpetas | Aquí podrás configurar las carpetas que quieres que se vean en tu interfaz de Roundcube e incluso cambiarles el nombre por uno más útil. Podrás también crear carpetas nuevas para tener organizado tu correo. Para ello pulsa en Crear y sigue los pasos. |
| Identidades | Aquí podrás crear tu firma para que se inserte en cada correo y gestionar múltiples direcciones de envío. |
| Respuestas | Puedes crear respuestas rápidas o plantillas para una gestión del correo más eficaz, insertándolas al redactar un mensaje. |
| Contraseña | Aquí podrás gestionar la contraseña de tu correo electrónico y añadir una nueva. Se sugiere usar contraseñas fuertes y habilitar la autenticación de doble factor. |
| Filtros | Aquí podrás añadir filtros y reglas de correo para una gestión más operativa de tu cuenta, como la clasificación automática de SPAM. |
Cómo solicitar confirmación de recibo en Roundcube
La capacidad de solicitar un acuse de recibo es una funcionalidad útil para saber si tu correo ha sido entregado y leído por el destinatario. En Roundcube, puedes configurar esta opción de forma global para todos tus mensajes o de manera individual al redactar un correo.
Configuración global para solicitar confirmación de recibo
Para activar la solicitud de confirmación de recibo de manera predeterminada para todos tus correos, sigue estos sencillos pasos:
- En Roundcube, lo único que tienes que hacer es acceder a la rueda dentada de la parte superior en la que pone Configuración.
- Después, en el bloque Sección, pulsar la opción Composición de mensajes.
- Y, por último, marcar el casillero donde pone lo siguiente: “Siempre solicitar confirmación de recibo”.
Solicitar confirmación de recibo al redactar un mensaje
Cuando crees un correo electrónico nuevo, tienes la opción de establecer que haya una confirmación de recibo de forma individual. Solo tendrás que pulsar en Redactar en el menú de la izquierda y completar el envío como es habitual. Dentro de las opciones de envío, podrás encontrar la posibilidad de solicitar esta confirmación específica para ese mensaje.
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Gestión diaria del correo electrónico en Roundcube
El funcionamiento de Roundcube para la gestión diaria del correo electrónico, una vez configurado es bastante sencilla. La gestión la harás desde el botón Correo.
Bandeja de entrada y organización de mensajes
- Podrás ver tus mensajes nuevos en la Bandeja de Entrada.
- Los mensajes que no hayas leído se mostrarán en negrita y los leídos no, para intentar diferenciarlos. Cada correo nuevo, por defecto, se entregará en la bandeja de entrada. Es la pantalla que muestra por defecto al entrar en Roundcube.
- En Borradores podrás guardar los correos que empezaste a escribir pero no terminaste.
- En Enviados, los correos que has enviado desde tu cuenta y en SPAM, la carpeta de correo no deseado.
- En Papelera verás los correos que has eliminado y aún son recuperados y en Archivo, aquellos mensajes que has archivado.
- Lógicamente si has creado una carpeta específica para mantener tus correos organizados, también la verás en la parte de Correo.
- La interfaz del correo se va a dividir en dos espacios.
Componer, responder y reenviar correos
- Para escribir un correo en Roundcube lo tienes fácil. Cuando inicias sesión, estarás directamente en tu bandeja de entrada. Ahí, verás un botón en la parte superior que dice “Redactar”, ese es el que buscas.
- Después, rellena todos los campos con la dirección de correo del destinatario, el asunto y eso que quieres decir. Y si necesitas enviar algún archivo adjunto, haz clic en el icono del clip. Como consejo, antes de que mandes el correo, asegúrate siempre de que esté bien redactado.
- En la parte superior tienes la opción de Respuestas, para incorporar una respuesta rápida y el Corrector ortográfico, muy útil para comprobar que no has metido la pata con la ortografía.
- Contestar y reenviar también son esenciales para la comunicación por correo electrónico. Esta acción en Roundcube se hace de maravilla. Abre el mensaje y haz clic en "Responder" o en "Reenviar".
Organización con carpetas y gestión de SPAM
- El orden es clave, sobre todo en tu bandeja de entrada. Lo primero es que ubiques el menú que está en el lateral, ahí busca la opción "Carpetas" y haz clic en "Nueva carpeta". Al organizar tus correos de esta forma, podrás encontrar lo que buscas sin perder tiempo.
- El spam puede ser terrorífico y, además, hace imposible encontrar algo en tu bandeja de entrada. Un plus es que Roundcube ya detecta muchos correos no deseados de forma automática. Ahora, si lo que quieres es que Roundcube lo haga por ti, puedes crear filtros personalizados para que los correos de ciertos remitentes vayan solos a la carpeta de spam.
- También te puede pasar que un correo que sí quieres leer acaba en la carpeta de spam.
Personalización con firmas e identidades
Para añadir un toque más profesional, es imprescindible que le añadas una firma a tus correos. En la sección Identidades podrás crear tu firma para que se inserte en cada correo. Deberás seleccionar tu correo y pulsar en crear. Puedes añadir imágenes como tu logotipo para hacerla más visual. Para personalizar la firma, simplemente escribe el texto que desees en el cuadro de "Firma".
Añadir imágenes a la firma
RoundCube permite adjuntar imágenes a la firma de manera sencilla, con un límite de 64 KB por imagen y sin requerir el uso de código HTML. Si tienes varias firmas, el total de las imágenes no puede superar a los 64 KB.
- Para añadir un logo o imagen a tu firma, solo necesitas seleccionar la opción HTML que aparece como un icono de "Imagen" en el cuadro de texto.
- A continuación, haz clic en el ícono de "Imagen".
- Haz clic en el icono de la "Carpeta" para abrir el menú de selección de imágenes.
- Luego, haz clic en el botón “Añadir imagen” para abrir el cuadro de diálogo e insertar las imágenes.
- Después, selecciona la imagen haciendo clic en ella.
- Al hacer clic en la imagen, esta se añadirá en la ventana “Insertar/editar imagen”, donde podrás modificar sus dimensiones.
- Una vez que hayas realizado los ajustes, haz clic en la opción “Guardar”.
- Una vez que hayas elegido la imagen, se incorporará a la firma. Desde allí, puedes modificar su ubicación o tamaño de forma sencilla seleccionando la imagen y arrastrando una de las esquinas. Para finalizar, haz clic en "Guardar" para aplicar los cambios realizados.
Gestión de múltiples identidades
Puede darse el caso de que gestiones varios correos desde tu Roundcube. Por eso, configurar identidades para enviar correos desde distintas direcciones es interesante. Después tienes que hacer clic en "Añadir identidad" y ahí poner la información de la nueva cuenta. Esta opción es útil, sobre todo, si gestionas correos de diferentes proyectos o departamentos.
Respuestas rápidas y plantillas
En la sección Respuestas, puedes crear respuestas rápidas para una gestión del correo más eficaz. Imagínate que una respuesta se repite mucho. Podrás crearla aquí, y a la hora de redactar un correo, solo tendrás que insertarla. Para ello, ve a la configuración de Roundcube, selecciona "Plantillas" y empieza a personalizar tus respuestas.
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Las respuestas automáticas son una herramienta genial para gestionar tu correo, especialmente si estarás fuera por vacaciones, en reuniones o simplemente necesitas organizar mejor tu bandeja de entrada. Escribe el mensaje que quieres que se envíe de forma automática cuando recibas correos. Eso sí, no abuses de las respuestas automáticas.
Gestión de contactos
Roundcube te facilita también la gestión de contactos para mantener al día tu agenda de direcciones. Para ello puedes dar de alta tus contactos desde el menú Contactos que encontrarás en el lateral izquierdo de la interfaz. Una vez dentro solo tendrás que darle a crear y rellenar los campos que te solicita la interfaz, como el correo electrónico, nombre, dirección y teléfono.
Pero si ya tienes todos tus contactos organizados en un archivo CSV o vCard, puedes importarlos usando el botón Importar de tu barra de herramientas. Lógicamente también podrás exportarlos, eliminarlos o buscar. Roundcube permite integrar otras herramientas, como la sincronización con tus dispositivos móviles. Esto, además, te va a asegurar que tus contactos estén actualizados en todas tus plataformas.
Organización de contactos en grupos
Para ahorrarte tiempo, una buena opción que te da Roundcube es crear grupos de contactos. Si lo que quieres es crear el grupo, tienes que entrar a la sección de contactos y hacer clic en "Nuevo grupo". Luego, selecciona los contactos que quieras añadir.
Calendario integrado
Roundcube incorpora un completo calendario que te permite gestionar tu agenda personal. Un punto muy útil que tiene Roundcube es su calendario integrado. Imagina que recibes un correo sobre la reunión que está por venir. Este, lo puedes marcar en el calendario y poner una notificación para que no se te pase. Los datos que tienes que introducir son tu cuenta de correo, la contraseña y la URL del servidor, que la encontrarás en la sección «Calendario y contactos» de cPanel.
Dentro de la configuración, la opción Calendario establece los ajustes generales de tu calendario (formato, horas laborables, categorías, eventos…), así como la posibilidad de habilitar el calendario de cumpleaños.
Seguridad y personalización avanzada
Roundcube ofrece un sistema de cifrado para proteger tus correos. Y como debería ser siempre, es compatible con protocolos de seguridad más avanzados (tal como el SSL y TLS). Roundcube también te da opciones para personalizar todo a tu gusto para ajustarse a tu estética, tu estilo de vida y más. Aquí puedes modificar el tema visual, ajustar las notificaciones o crear filtros para organizar los correos. Todo esto te permite tener todo más ordenado y adaptado a tu estilo. Eso sí, la personalización que te ofrece Roundcube no solo es para la apariencia.