Una de las limitaciones más importantes a nivel de las organizaciones es que, en muchas oportunidades, descartan la utilización de la información financiera como la base para la toma de decisiones, perdiendo de vista los datos generados que se constituyen en insumos para la construcción de información y apoyar decisiones tanto estratégicas como operativas en las empresas.
En función de ello, asumir la contabilidad administrativa como una opción en las empresas exige una perspectiva orientada hacia el emprendimiento de prácticas gerenciales acordes con la realidad del negocio, a la vez que plantea la necesidad de disponer de sistemas de información contables como medio para tomar decisiones. Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
Contabilidad Administrativa: Una Herramienta Clave
En consideración de lo anterior, esta investigación se plantea como objetivo central analizar la contabilidad administrativa, asumiéndola como una herramienta fundamental para ofrecer al tomador de decisiones información ajustada a sus necesidades.
Los estudios descriptivos permiten la descomposición del todo en partes, valiéndose del análisis que permita la comprensión e interpretación de la naturaleza actual de fenómenos particulares; para ello, la investigación se apoya en la revisión de documentos, entre los que resaltan textos y documentos científicos especializados en el área objeto de estudio; estos permiten sustentar la contabilidad administrativa, la cual, partiendo del reconocimiento de variables exógenas (entornas a ella) y de elementos o aspectos internos, genera reportes e información sobre procesos medulares del negocio.
También es de interés el conocimiento, no solo por parte de agentes externos de la información contable de la empresa, sino también la generación de información interna relativa a las operaciones medulares de la empresa; ésta coadyuva o soporta las decisiones tomadas y permite afrontar retos, riesgos y la incertidumbre presente, a nivel mundial y en particular en economías en desarrollo, características de la realidad latinoamericana con mayor confianza y seguridad.
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Mucho se ha discutido acerca de lo que se entiende por contabilidad. En nuestros días, la contabilidad se conceptualiza como un sistema de procedimientos de registro de las consecuencias económicas de las operaciones que realiza una empresa (Evia, 2005). Por ello, la contabilidad como disciplina técnica, ofrece información sobre las transacciones y movimientos económicos de una organización.
La contabilidad administrativa no está sujeta a ningún tipo de normatividad (Evia, 2005); es flexible y libre (Garrison et al., 2007) y define criterios objetivos que le permiten ofrecer reportes detallados sobre el sector en el que opera la organización, sus productos, servicios, clientes, empleados, es decir, realiza evaluaciones del negocio, proporcionando informes directivos que coadyuvan en el direccionamiento del negocio y en el control y evaluación del desempeño del mismo.
Según Evia (2005), los sistemas de contabilidad administrativa pueden ser creados a la medida de las organizaciones, respondiendo a las demandas específicas de cada una en particular. La contabilidad administrativa supera la visión tradicional manejada por la contabilidad financiera, orientando la información generada al soporte de decisiones estratégicas y operativas en las empresas.
Contabilidad de Costos: Un Sistema Híbrido
Bajo estos planteamientos, Hansen y Mowen (2007) y Ponce y William (2017) y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa.
Sobre este particular, Polimeni et al (2006) definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones. Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones.
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Como sistema de información, la contabilidad de costos se centra en la determinación de los costos de los productos, relacionándolos con los ingresos obtenidos por la venta de los mismos, y de esta forma genera información para la toma de decisiones (Rincón, 2005).
Sintetizando, la contabilidad de costos, se reconoce la como un área de la contabilidad que ha superado limitaciones identificadas por gerentes, en la contabilidad legal, financiera o tradicional, buscando satisfacer exigencias de organizaciones nacientes. Así, mientras la contabilidad de gestión incorpora elementos de gestión como la planificación, el control y la toma de decisiones, la contabilidad de costos, es parte de ella, y ofrece información útil para la reformulación de planes, el establecimiento de mecanismos de control y sin duda, para sustentar decisiones organizacionales.
En este sentido, no solo es de importancia la experiencia de quien toma las decisiones (elementos cualitativos), sino la interpretación de la información económica-financiera de la que disponga la empresa. De su calidad, oportunidad y veracidad dependerá el éxito de la organización en el futuro. Por ello, es fundamental considerar en el proceso de toma de decisiones las alternativas existentes o cursos de acción sobre los cuales se erige una decisión.
De allí que la contabilidad administrativa tiene un rol importante en la calidad de la información, facilitando la construcción de escenarios y sus análisis desde diferentes perspectivas, según el tipo de industria y actividad que se trate, para tomar decisiones en congruencia con los objetivos y estrategias empresariales.
El Control Interno como Soporte Contable
El control interno es un conjunto de procesos, políticas y procedimientos implementados dentro de una organización con el objetivo de salvaguardar sus activos, garantizar la confiabilidad de su información financiera y operativa, y promover el cumplimiento de leyes y regulaciones. Este sistema es clave para fortalecer la gestión empresarial y lograr los objetivos estratégicos de forma eficiente.
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El control interno es un sistema integral que abarca todas las actividades de una organización. Su finalidad es prevenir fraudes, errores y asegurar que las operaciones se realicen de acuerdo con los planes establecidos. Este sistema también es esencial para la auditoría interna y el cumplimiento de los estándares fiscales y regulatorios.
Las empresas avanzadas incorporan tecnología como inteligencia artificial, big data y automatización para fortalecer su control interno. Un buen control interno no solo protege los recursos y asegura el cumplimiento; también genera un entorno de trabajo más seguro, con reglas claras y justas.
El control interno no solo contribuye al crecimiento y la estabilidad de una empresa, sino que es fundamental para su correcto funcionamiento. Este sistema protege los activos, asegura la exactitud de los registros financieros y garantiza el cumplimiento normativo.
La implementación de un sistema de control interno requiere una planificación cuidadosa y un enfoque sistemático. Verificación y actualización constante: los entornos de negocios cambian, y los riesgos también.
Los controles internos suelen incluir la segregación de funciones, de modo que una persona no sea responsable de todas las etapas de una transacción financiera. Es esencial que se establezcan controles sobre la autorización de compras y la selección de proveedores. Puede enfocarse en la verificación de transacciones y la conciliación de ingresos con los registros contables.
El control interno debe ayudar a garantizar que los procesos de contratación, compensación, gastos corporativos y beneficios se realicen de acuerdo con las políticas establecidas y sin irregularidades. Aunque es esencial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa, esto depende del compromiso interno, desde la alta dirección hasta los empleados de todos los niveles.
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