SAP MM (Material Management) es uno de los módulos clave dentro de SAP ERP que se enfoca en la gestión de materiales y el control de inventarios dentro de la empresa. Este módulo está diseñado para optimizar y supervisar la cadena de suministro, desde la compra de materiales hasta su almacenamiento y distribución. La gestión de inventarios en SAP MM es fundamental para optimizar las operaciones logísticas, permitiendo a las empresas gestionar adecuadamente sus materiales, controlar costos y mantener niveles adecuados de stock. A través de una correcta configuración de los tipos de movimientos, almacenes y la determinación automática de cuentas, SAP MM ofrece una herramienta robusta e integrada para manejar inventarios de manera eficiente.
La gestión de inventarios permite a las organizaciones llevar un control detallado de todos los movimientos de materiales, ya sea en términos de cantidad o valor. Básicamente puede decirse que un “Stock” es una serie de productos que se encuentran almacenados.
Conceptos Fundamentales de Inventario en SAP MM
Para comprender la gestión de stock en SAP, es esencial conocer los siguientes conceptos:
Movimientos de Materiales
Son las acciones que reflejan cualquier cambio en la cantidad o el valor de los materiales en el almacén. Esto incluye la recepción, almacenamiento, transferencias internas y salidas de materiales. Los movimientos de material son registrados con códigos de movimiento que definen el tipo de operación. Estos son algunos de los códigos de movimiento más comunes en SAP MM:
- 101: Entrada de mercancía por compra.
- 102: Anulación de la entrada de mercancía.
- 201: Consumo para uso interno.
Tipos de Stock
Los tipos de stock se refieren al estado en el que se encuentran los materiales, indicando su disponibilidad y condiciones de uso:
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- Stock libre utilización: Material disponible para ser utilizado o vendido.
- Stock en control de calidad: Material que debe pasar por un proceso de revisión antes de ser utilizado.
- Stock bloqueado: Material no disponible para ser usado o vendido por razones específicas (defectuoso, etc.).
- Devoluciones: Productos devueltos.
- Traslado de existencias: Materiales inventariados, pero no disponibles físicamente porque se trasladan de un Centro a otro o de un Almacén a otro.
- Horario para la entrega: Reservado para la entrega, por lo tanto, listo para ser enviado al cliente. Por lo general, se trata de albaranes ya creados, pero de mercancías aún no expedidas físicamente (salida de mercancías aún no realizada).
- Reservado, Consignado, En Pedido: Todos estos indicadores se configuran en función de las necesidades de su empresa, indicando el material en stock, pero reservado para algún tipo de uso.
Valoración de Stock
SAP MM permite la valoración del inventario utilizando varios métodos de valoración, como:
- Precio estándar.
- Precio medio móvil.
Inventario Físico
SAP permite la realización de inventarios físicos, donde se cuentan físicamente los materiales en el almacén y se comparan con los registros del sistema.
Configuración y Componentes Clave en SAP
Una correcta configuración del sistema es vital para una gestión de inventario eficiente:
- Definición de Centros y Almacenes: Es esencial configurar los centros (plantas) y almacenes en SAP para gestionar correctamente el inventario.
- Definición de Tipos de Movimiento: Los tipos de movimiento son configurados para cada tipo de operación de inventario.
La información de stock y movimientos se almacena en diversas tablas clave de SAP:
| Tabla | Descripción |
|---|---|
| MSEG | Registros de movimientos de materiales |
| MKPF | Cabecera de documento de material |
| MARD | Datos de stock por almacén |
| MBEW | Información de valoración de materiales |
| MCHA | Datos de stock para lotes |
| MCWB | Datos de inventario |
| T156 | Tabla de tipos de movimiento |
| T001L | Definición de almacenes |
Consulta de Stock por Fecha de Contabilización
Una de las características especiales de un ERP es que se puede comprobar el stock de almacén en SAP casi inmediatamente. La nueva cantidad de inventario será inmediatamente visible al entrar en la pantalla del almacén. En este caso, lo que hacemos es configurar el sistema para que, a intervalos regulares (una vez al día, por ejemplo). La información actualizada estará entonces disponible “casi” inmediatamente, ya que se trata de un retraso de unas horas, pero no en tiempo real.
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Transacción MMBE: Visión General del Stock Actual
Existen numerosas transacciones que nos permiten acceder al almacén y obtener todo tipo de información. La transacción MMBE sólo nos permite controlar un artículo a la vez, por lo que es imprescindible seleccionar el material cuya situación de Stock quiero comprobar. Una vez que he indicado el material que quiero supervisar, puedo acotar más la búsqueda. Indicando si quiero supervisar el artículo en uno o varios centros de producción (Centro) y en uno o varios almacenes (Almacén). Permitiendo que el sistema lance una búsqueda ampliada de todos los centros de producción y almacenes en los que podría estar presente el material. Se puede seleccionar si se desea o no visualizar “existencias especiales“, qué tipos de existencias, si se desea utilizar valores decimales, unidades de medida, etc. Una vez que he introducido los valores de la búsqueda, pulse el icono del reloj, o función “ejecutar”, situado en la parte superior izquierda de la pantalla. En primer lugar, las acciones se presentan en una estructura jerárquica, o de árbol, en la que puedes entrar en cada nivel hasta llegar al que te interesa. Luego, por ejemplo, a nivel de Europa, posteriormente, a nivel de Italia o España, y después su almacén específico.
Informes SIL (Sistema de Información de Logística)
Si lo que queremos ver es el stock y su valor a final de un periodo (por ejemplo, a final del ejercicio, al final del periodo anterior, etc.), podemos recurrir a los informes del SIL (Sistema Información de Logística). El sistema info guarda información de los stocks por periodo, y nos permite acceder a la foto de al final de cada periodo. Al ejecutar las transacciones, tenemos disponible la opción de seleccionar el periodo de referencia. Al ejecutar el informe, tendremos el stock que había en ese momento del tiempo. Además, los sistemas info tienen muchísimas funcionalidades disponibles como permitir el guardado de fotos de los datos (que luego se pueden recuperar en un momento posterior), navegación en las diferentes características disponibles (material, centro, almacén, grupo de articulo, tipo de material, categoría de valoración, periodo, etc), agregar ratios al informe, comparación de dos ratios, comparación de periodos, funciones estadísticas, etc. El sistema info esta disponible por estándar (es posible que haya que retocar algo en la parametrización).
Transacción MB5B: Stock en una Fecha Concreta
Si lo que necesitamos es analizar el stock existente en una fecha concreta, fuera del final o principio de un periodo, podemos utilizar la transacción MB5B. Esta transacción es una clásica para analizar la situación de los stocks en un momento del pasado. La transacción MB5B se puede encontrar a través de la ruta de menú
Logistics -> Materials Management -> Inventory Management -> Environment -> Stock -> MB5B - Stock for Posting Date.
El informe de MB5B presenta la información de la siguiente manera:
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- Resumen de stocks: Muestra el stock y valor en la fecha inicial indicada, y el stock y valor en la fecha final indicada. Además, podemos ver el valor y cantidad de los movimientos realizados en el periodo.
- Detalle de movimientos: El informe, seleccionando esta opción de desglose, nos permite además ver los movimientos, material por material.
Muchas veces nos piden que obtengamos la información de movimientos agrupada por tipos de movimientos: entradas, salidas, consumos, desguaces. Esto se puede solucionar con la transacción MB51, realizando totales, agrupaciones por clase de movimiento, etc. Igualmente, en la MB5B tenemos disponible una opción interesante para organizar los movimientos cuando usamos la transacción con detalle de movimientos. En el customizing (ruta Gestión de materiales -> Gestión de stocks e inventario -> Reporting -> Agrupar clases de movimiento para listas de stocks), tenemos la opción de indicar una etiqueta de clasificación a las diferentes clases de movimiento. Posteriormente, cuando utilizamos la MB5B con la opción de detalle de movimientos, tenemos disponible la columna «Grupo clases de movimientos» que lee esa parametrización y nos muestra la etiqueta asignada a cada movimiento. Con la etiqueta podremos realizar ordenaciones, clasificación, filtrado, subtotales y ver la información desde un punto de vista más lógico.