Crear o dar de alta tipos de pólizas te permite organizar tus registros contables desde el inicio, definiendo cómo clasificar cada operación dentro de tu sistema. Esto es útil para mantener un control claro y agilizar la captura de información en tu día a día. Generalmente lo realizas cuando configuras tu sistema por primera vez o cuando necesitas adaptar la forma en que registras tus operaciones.
Creación de Tipos de Pólizas
El sistema Aspel COI ofrece la posibilidad de definir hasta 12 tipos de pólizas diferentes para una organización contable óptima.
Para crear un tipo de póliza, ingresa a Cuentas y pólizas, selecciona Tipos de pólizas y haz clic en Agregar. Al ingresar, se mostrará la siguiente ventana.
Pólizas Dinámicas
Una póliza dinámica, en el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión.
La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.
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Integración de Pólizas en Aspel COI
Realizar el proceso de integración de pólizas te permite concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Esta opción es útil cuando necesitas mantener actualizados tus registros contables y asegurar que las operaciones de tu empresa se reflejen de forma correcta y organizada en la información financiera.
Pasos para la Integración
Para realizar la integración de pólizas, dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas. Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente ventana, donde debes completar los siguientes campos:
Campos para la Integración de Pólizas
Para una correcta integración, es necesario completar los siguientes campos:
- Conexión: selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas que deseas integrar.
- Empresa, mes, ejercicio: selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas.
- Importar desde una hoja de Excel: selecciona esta opción si deseas integrar las pólizas mediante la importación de una hoja de Excel.
- Tipo de pólizas: selecciona el tipo de póliza que deseas integrar. Puedes elegir la opción Todas las pólizas o una en específico.
- Número de pólizas: indica un rango considerando el número de póliza o, si lo prefieres, permite que se integren todas las pólizas.
- Fecha de la póliza. Inicial / Final: selecciona la fecha correspondiente a las pólizas que deseas integrar.
- Atributos: aquí puedes filtrar con mayor detalle las pólizas, ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Por ejemplo, si seleccionas integrar únicamente las pólizas auditadas, el sistema considerará las pólizas auditadas, no contabilizadas y no pendientes.
- Crear tipo de póliza: si activas esta opción, al concluir el proceso el sistema verificará en los parámetros si el tipo de póliza existe y, si no existe, lo creará automáticamente. Solo en caso de no contar con espacio disponible no se creará y las pólizas no se integrarán.
- Crear bitácora de proceso: si activas esta opción, el sistema mostrará automáticamente un resumen o una lista de posibles errores por los cuales alguna póliza no pudo integrarse. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde se encuentra tu base de datos.
Consideraciones Importantes durante la Integración
Para una correcta importación de los datos, a partir del último reinstalable, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» se encuentran actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura. La integración de las pólizas se realizará únicamente si cumplen con cada uno de los atributos seleccionados; en caso contrario, el proceso no podrá llevarse a cabo.
Cuando la planilla se importa pero no se reflejan movimientos en la balanza, revisa que la póliza esté contabilizada, que la fecha corresponda al periodo consultado y que las cuentas contables estén correctas. Te sugiero revisar que todos los campos cumplan con el formato correcto y que no haya valores inconsistentes en las nuevas filas.
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Válida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas. Si después de realizar estas verificaciones el mensaje persiste, te sugiero generar un archivo de prueba con solo un par de movimientos para validar si se repite.
Te sugiero revisar si, aunque no manejes departamentos, hay algún campo o configuración asociada a esta opción. A veces, el sistema puede requerir especificar un departamento, aunque no lo utilices activamente. En este campo de departamento se puede poner 0 (cero) para integrar las pólizas.
Al momento de realizar la integración de pólizas, a través de Excel, en la fecha de generación del CFDI y la información de pago, el sistema arroja que «Es necesario indicar una fecha válida para el UUID» y «Es necesario indicar una fecha válida para el movimiento», respectivamente; el formato de las fechas esta como lo indica el manual de ayuda en formato dd/mm/aaaa; las pólizas se integran bien, no se integra la información del CFDI y la información de pago respectiva, cabe señalar que esta actualizado con el último reinstalable.
Beneficios de los Sistemas Aspel y sus Pólizas
Las interfaces de los sistemas de Aspel facilitan la integración de los procesos administrativos a la vez que a la disminución de los errores y los tiempos de captura. En el caso de ventas y compras, las pólizas pueden ser generales o pueden desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, proveedor o incluso por documento. Las estadísticas de los inventarios también pueden ser generales o detalladas.
Aspel-BANCO genera las pólizas correspondientes a los cargos y abonos de las cuentas bancarias.
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