CONTPAQi Prepoliza es una herramienta clave de CONTPAQi Contabilidad que permite generar pólizas contables de forma automática a partir de los archivos CFDI (XML). Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa.
Configuración Previa Esencial
Antes de comenzar el proceso de contabilización, es necesario realizar algunas configuraciones fundamentales para asegurar la correcta clasificación y registro de los movimientos.
- Primero, es necesario configurar las cuentas contables para cada catálogo.
- Los Tipos de operación son fundamentales para clasificar correctamente tus CFDI.
- En la sección "Asignar cuentas", selecciona el tipo de operación. Por ejemplo, se muestra una lista de proveedores con la cuenta provisión asignada.
Preparación y Resguardo de la Información
Es de vital importancia: Antes de cargar asientos, se recomienda hacer un respaldo de la empresa. Esta precaución te protegerá ante cualquier eventualidad durante el proceso.
Guía Paso a Paso para Generar Pólizas con Prepoliza
Paso 1: Selección y Detalle de CFDI
El sistema muestra los CFDI seleccionados para contabilizar. Para gestionar esta selección inicial, utiliza la pestaña "1. Pestana 1.".
Si deseas contabilizar a nivel de detalle por cada producto o clave SAT, usa la pestaña "3. Pestana 3.". En esta sección, puedes ver la lista de claves SAT utilizadas en tus CFDI.
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Paso 2: Configuración y Elección del Asiento Contable
El Configurador es donde defines exactamente cómo se generarán las pólizas. El sistema incluye 10 plantillas predefinidas que puedes usar como base para crear tus asientos contables, lo que agiliza el proceso.
Importante: Seleccionar el asiento correcto es fundamental, ya que el asiento contable define cómo se registrarán automáticamente los movimientos. Puedes añadir una Descripción del asiento (ej. Prefijo de la referencia).
Tip: Para usar una cuenta fija (que no cambie según el proveedor), escribe el número de cuenta entre comillas simples.
Precaución: Modificar un asiento afectará todas las futuras contabilizaciones que lo utilicen, por lo que se recomienda revisar cuidadosamente antes de realizar cambios.
Paso 3: Gestión de Segmentos de Cuenta
Durante el proceso, es posible que el sistema muestre un mensaje como "Existen segmentos de cuenta sin completar: PR01". Esto significa que hay productos sin cuenta asignada.
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Para resolverlo, el asiento contable debe estar configurado para usar los segmentos de producto, asegurando que cada elemento tenga su correspondiente registro.
Paso 4: Verificación Final y Generación
Una vez configurados los CFDI y los asientos, ve a la pestaña "2. Pestana 2." para continuar. Antes de proceder a generar las pólizas, siempre verifica antes de generar: revisa la pestaña "4. Pestana 4.". Esta verificación final es vital para asegurar que todos los datos y configuraciones son correctos.
Cumplimiento de Pólizas Contables Electrónicas Según el SAT
Pólizas contables electrónicas: ¿Cómo estructurarlas según el SAT? En el entorno fiscal de 2025, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT.
Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten.
Estos errores pueden derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas. Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica.
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Afortunadamente, el proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología. CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México, diseñada para facilitar este cumplimiento.
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