¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
Importancia de la Contabilidad para Pymes
Comenzar y emprender una pequeña o mediana empresa puede parecer un proceso largo y complicado, sobre todo por el tema de la contabilidad. Sin embargo, la contabilidad para Pymes es necesaria para entender el estado real del negocio; incluyendo información comercial, contable, económica y financiera.
Asimismo, llevar una correcta contabilidad en las Pymes te brinda la información suficiente sobre la situación financiera para conocer la forma en que tu negocio está creciendo y evolucionando, teniendo todos los datos sobre utilidades, pérdidas, inversiones, obligaciones financieras e ingresos ordinarios a la mano.
Sin duda, es indispensable contar con los balances y conocer los estados financieros de la empresa, debido a que con ello se pueden facilitar muchos procesos.
Aspectos Legales y Obligaciones Fiscales
Ahora bien, la contabilidad es un área de la empresa que debe llevarse con mucho cuidado y evitar que por algún error se deban enfrentar problemas con la autoridad fiscal.
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Según el artículo 33 del Código de Comercio (CC) y el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es una obligación fiscal llevar los libros de contabilidad de forma correcta.
Los libros contables son archivos que contienen registros de información financiera, permitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Dentro del marco jurídico está definido como: una obligación contar con los libros contables, ello lo estipula los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio; Además son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contable o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa.
Tipos de Libros Contables
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios.
Libros Obligatorios
- Libro Diario: En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. “El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” Y “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.”
- Libro Mayor: Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. “El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” Y “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante.”
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.
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- Libro de proveedores: Se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Procesos Contables y la Importancia de la Precisión
Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil. Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones.
Dentro de la importancia contabilidad que debe tener una empresa, mantener un orden en cuanto a los gravámenes como ISR o IVA, los libros de contabilidad, nómina, CFDI, cancelaciones de facturas y cumplir con los impuestos que apliquen según las actividades del negocio son otros de los puntos que debes considerar para tu Pyme.
Para evitar errores, duplicados u omisiones, es necesario llevar una segunda comprobación. Con estos factores presentes, hay que recalcar que los procesos contables se deben hacer por profesionales del área. Incluso, si apenas vas empezando con tu pyme, puedes apoyarte de un despacho contable que te ayude con esa tarea.
Contabilidad como Herramienta para la Toma de Decisiones
Es de vital importancia la contabilidad, es una herramienta importante para la toma de decisiones, los diferentes comportamientos de los costos son los que hacen que aquellas sean lo más útiles posibles, por tal motivo se analizan las clasificaciones de los costos, el costo de manufactura que incluye latería prima directa y costos indirectos de fábrica, dentro de los costos de manufactura hay dos sub-clasificaciones de costos; costos primos y costos de conversión.
El gerente de finanzas debe aprovechar toda la información de los registros contables para tomar decisiones, así como de factores económicos externos, como el mercado cambiario. Sin el registro contable de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, nunca sabrías si tu negocio está obteniendo utilidades y si es realmente rentable.
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La información que se presenta en la contabilidad es tan útil para llevar el control de los ingresos y los egresos, como para hacer planes en el futuro y tomar decisiones inteligentes y acertadas con datos del pasado.
Manejo de Registros Contables
Llevar registros contables es un pilar clave de cualquier empresa exitosa, pues dan seguimiento de las finanzas del negocio y su continua rentabilidady con base a estos datos se toman decisiones estratégicas.
Es de vital importancia hacer seguimiento de todos los registros de las empresas: permitirá administrar correctamente el efectivo, inventario, cobros y pagos, costos y gastos e ingresos.
La contabilidad es un proceso consistente y no se termina después de un cierto periodo de tiempo. No se debe hacer durante un mes y después omitirse en el mes siguiente. Siempre tenga en cuenta que la contabilidad se debe hacer de manera continua para el éxito de la empresa.
Los registros contables son la base de la contabilidad en esta se registra todas la actividad financiera de la empresa, la actividad financiera se registra mediante asientos contables en los libros de la contabilidad. La mayoría de los ingresos de las empresas es el resultado de las ventas, la venta puede ser de un producto o de un servicio, la venta es reconocida como una transacción comercial la cual debe ser autenticada por la factura comercial.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. El manejo de los registros contables constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
Sistema Contable Eficaz
La contabilidad es una herramienta importante para el negocio, un buen sistema contable ayuda a reducir los costos operacionales y un mercado más eficaz. Muchos empresarios no reconocen estas ventajas y no le dan importancia que merece a su sistema contable. Un buen sistema de registro es una obligación legal y puede reducir contribuciones. La falta de un buen sistema contable puede llevar al negocio al fracaso.