Los vales de despensa en México son una prestación adicional que las empresas pueden ofrecer a sus empleados para mejorar su poder adquisitivo y bienestar. Los vales de despensa se han convertido en una de las prestaciones superiores a la ley más valoradas por los trabajadores, especialmente porque pueden otorgarse de forma física o mediante monederos electrónicos para comprar alimentos, medicamentos y demás artículos de primera necesidad.
¿Qué son los Vales de Despensa?
Los vales de despensa son un beneficio laboral incluido dentro de la previsión social, otorgado por las empresas para fortalecer el poder adquisitivo de sus colaboradores y ayudarlos a adquirir artículos de primera necesidad como:
- Alimentos y medicinas.
- Ropa y otros artículos básicos.
- Compras en supermercados, farmacias y tiendas de conveniencia.
Pueden entregarse en formato físico o electrónico, siendo este último el más práctico gracias a las tarjetas de vales de despensa. Algo fundamental que debes saber es que estos vales deben ser entregados a través de proveedores de vales de despensa autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), quienes emiten los denominados monederos electrónicos.
Marco Legal de los Vales de Despensa
Según la Ley Federal del Trabajo, los vales de despensa forman parte de las prestaciones que las empresas pueden otorgar de manera voluntaria como beneficio social, siempre que su entrega no sustituya el salario. La Ley Federal del Trabajo (LFT) no establece la obligatoriedad de otorgar vales de despensa; es decir, su entrega es voluntaria y queda a discreción del empleador. Sin embargo, si se deciden otorgar, deben proporcionarse de manera periódica.
Además, la LFT indica que los vales de despensa no se consideran parte del salario del empleado, por lo que no deben incluirse en el cálculo de prestaciones como aguinaldo, prima vacacional o fondo de ahorro. No, los vales de despensa son prestaciones laborales superiores a la ley, es decir, las empresas no están obligadas a otorgarlos.
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Tratamiento Fiscal del ISR
La Ley del ISR establece que los vales de despensa otorgados a los trabajadores no son considerados como ingresos gravables, siempre y cuando no excedan del 40% del salario mínimo general diario vigente en el área geográfica del beneficiario. Este mismo artículo también refiere que los vales de despensa exentos de ISR no pagan impuestos, siempre y cuando sean entregados en monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Al igual que ocurre con otras prestaciones, los vales de despensa pueden ser deducibles de impuestos, siempre que se cumplan con los requisitos y lineamientos establecidos por la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) y del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), por lo que es importante saber cómo calcularlos.
¿Cuándo son deducibles los vales de despensa?
En México, la deducción de los vales de despensa está regulada por la Ley del ISR, la cual señala en su artículo 27, fracción XI, que estos pueden ser considerados como parte de la previsión social y, por lo tanto, son deducibles en la declaración anual. Según la Ley Federal del Trabajo (LFT), esta prestación forma parte del sueldo y, por lo tanto, no puede ser inferior al salario mínimo. Además, los empleadores deben cumplir con los requisitos establecidos por la ley para otorgarlos a sus trabajadores.
Requisitos para Deducir Vales de Despensa
Para poder deducir los vales de despensa, es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
- Este gasto debe estar comprobado mediante una factura.
- Tiene que registrarse en la contabilidad de la empresa.
- Corresponder al mismo año fiscal.
- Debe ser coherente con los precios del mercado.
- Si se trata de un gasto de previsión social, debe favorecer a los empleados.
- Acorde con la ley, los trabajadores tienen que estar inscritos en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Toma en cuenta que la ley prohíbe canjear los vales por dinero, ya sea en efectivo o mediante títulos de crédito, así como utilizarlos para comprar bebidas alcohólicas o tabaco.
¿Cuánto está exento en vales de despensa para ISR?
Si consideramos que el salario mínimo en México es de 207.44 pesos diarios en este 2023, así como lo establecido en las leyes del ISR, el monto máximo mensual deducible para vales de despensa para este año debe ser de 3 mil 153.70 pesos mensuales. En cuanto al porcentaje de deducción, una ventaja que tienen las empresas es que pueden deducir entre el 46 y el 53 por ciento de esta prestación, dependiendo de si es el primer año en el que otorga los vales o si la cantidad distribuida se mantiene igual al año anterior.
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¿Cómo se calcula el tope de vales de despensa para ISR 2023?
Para calcular la cantidad deducible de los vales de despensa exentas de ISR debemos echar un vistazo al artículo 93 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, la cual establece que:
Si la suma de los ingresos (sueldo y prestaciones) más el conjunto de previsión social, incluyendo los vales de despensa, no supera 7 veces el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) al año, esta prestación estará completamente exenta de impuestos.
En este sentido, si el valor de la UMA para 2023 es de $103.74 (3 mil 153.70 pesos mensuales), el límite fiscal de 7 veces la UMA equivaldría a: $3,153.70 X 7 = $22,075.9 Si divides ese total entre los 12 meses del año (ciclo anual) podrás saber cuál es el mínimo mensual según esta norma: $22,075.9 / 12 = $1.839,58
En caso de que la suma de ingresos supere los 7 UMAS, los vales estarán exentos solo hasta 1 UMA.
Recuerda que el valor de la UMA se actualiza cada año, de manera que su periodo de vigencia abarca desde febrero hasta enero del siguiente año.
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Cálculo de Vales de Despensa en 2025
En México, el cálculo de los vales de despensa se realiza a través de dos modalidades principales que son:
- Según el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS): Este establece en el artículo 27 de la Ley del Seguro Social que los vales de despensa están excluidos del salario base de cotización, siempre y cuando la suma total de los vales de despensa no supere el 40 % de una Unidad de Medida y Actualización (UMA) mensual. Es decir, el monto máximo mensual no debe exceder los $1,375.78 MXN.
- Impuesto Sobre la Renta (ISR): Bajo este esquema se pueden otorgar un tope de vales de despensa de hasta $3,439.46 MXN por mes a cada empleado y un máximo anual equivalente a siete UMAs.
¿Cuál es y cómo calcular el tope de vales de despensa para ISR?
El tope mensual de vales de despensa en México para 2025 es de $3,439.46 MXN, equivalente a 7 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) vigente. Este monto corresponde al límite deducible para las empresas, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
Para que los vales de despensa estén exentos de ISR para el trabajador, el artículo 93 de la Ley del ISR establece un límite mensual menor de $2,006.35 MXN, calculado multiplicando el valor diario de la UMA por 7 y considerando los días del año trabajado.
En caso de seguir el esquema del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el tope mensual de vales de despensa es de $1,375.78 MXN.
Requisitos para Deducir los Vales de Despensa para ISR
Los requisitos necesarios para poder realizar la deducibilidad de los vales de despensa para el ISR son:
- Las tarjetas de vales de despensa deben respaldarse por una factura electrónica (CFDI) que cumpla los requisitos del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- El monto otorgado en vales debe ser registrado en la contabilidad de la empresa, siguiendo los principios de contabilidad.
- Los vales de despensa deben corresponder al mismo año fiscal en que se realizó la erogación.
- El valor de los vales debe ser coherente con los precios del mercado.
- Los trabajadores deben estar inscritos en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Requisitos para Ofrecer Vales de Despensa en tu Empresa
Para implementar un programa de vales de despensa, las empresas deben cumplir con ciertos requisitos legales y administrativos. A continuación, se detalla lo necesario:
- Contratar a un proveedor autorizado por el SAT. Este debe emitir facturas electrónicas (CFDI) que cumplan con los lineamientos del organismo. Estas facturas son necesarias para que la empresa pueda hacer la deducción de impuestos de los vales de despensa en su declaración fiscal. Además, asegúrate de que tu proveedor ofrezca atención personalizada, flexibilidad y una amplia cobertura para el uso de las tarjetas de vales de despensa.
- Contar con los siguientes documentos:
- Acta constitutiva
- Poder notarial
- Registro patronal
- Constancia de situación fiscal
- Identificación oficial del representante legal
- Comprobante de domicilio
- Carátula bancaria sin movimientos.
¿Dónde Usar los Vales de Despensa?
En México, los vales de despensa pueden usarse desde supermercados y tiendas de conveniencia hasta restaurantes y farmacias en la Ciudad de México y a nivel nacional. Se estipula que este tipo de prestaciones sean utilizadas para la adquisición de bienes de consumo que ayuden a la calidad de vida del colaborador, tales como alimentos o productos de higiene personal. Por ende, no pueden comprarse productos nocivos como las bebidas alcohólicas o el tabaco.
Beneficios de los Vales de Despensa
Los vales de despensa ofrecen ventajas fiscales tanto para las empresas como para los empleados, siempre que se otorguen en cumplimiento de las normativas establecidas:
Para las empresas
- Deducibilidad fiscal: los vales de despensa son deducibles de impuestos al ser considerados parte de la previsión social, lo que permite reducir la base gravable del Impuesto Sobre la Renta (ISR) en hasta 53%.
- Reducción de cargas sociales: al otorgarse como un beneficio no integrado al salario, no generan cuotas adicionales en aportaciones al IMSS o al INFONAVIT, disminuyendo costos asociados a la nómina.
- Sin incremento de la carga operativa: la gestión de vales se hace a través de una plataforma, donde podrás hacer la dispersión de saldo en línea con horarios amplios.
- Incentivo para los empleados: los vales pueden ser usados como incentivo para alcanzar metas o para premiar el buen desempeño. Esto puede ayudar especialmente a trabajadores con salario mínimo.
- Atracción y retención de talento: ofrecer vales de despensa como parte de los beneficios puede ser un diferenciador a la hora de atraer y retener talento.
- Mejora del clima laboral: los vales de despensa contribuyen a mejorar el ambiente de trabajo, ya que demuestran que la empresa se preocupa por el bienestar de los empleados.
Para los empleados
- Exención del ISR: los vales de despensa están exentos del Impuesto Sobre la Renta siempre que se otorguen a través de monederos electrónicos autorizados por el SAT y cumplan con los topes establecidos por la Ley del ISR.
- Incremento del poder adquisitivo: al no ser gravados, los empleados reciben el beneficio completo, lo que mejora su capacidad económica para cubrir necesidades básicas y ahorrar en gastos de productos de primera necesidad.
En muchos países, incluido México, los montos destinados a vales de despensa son deducibles de impuestos para las empresas. Al proporcionar vales de despensa, puedes mejorar la satisfacción y el bienestar de los empleados.
Los colaboradores pueden utilizar los vales de despensa en una variedad de establecimientos, incluyendo supermercados, tiendas de conveniencia, farmacias e incluso en compras en línea. El fin principal de esto es el tratamiento fiscal asimétrico, ya que el trabajador no paga ISR por los ingresos, aunque la empresa puede deducir en su totalidad el pago. La UMA tiene dos objetivos, no depender de la inflación y beneficiar a los contribuyentes.
El objetivo principal de los vales de despensa es poder apoyar a tus empleados a comprar los productos de canasta básica y con ello, darle un aumento a su salario fijo.
Consideraciones Adicionales
Es crucial que los empleados comprendan cómo funcionan los vales de despensa y cómo pueden beneficiarse de ellos. Sin embargo, es fundamental estar al tanto de las regulaciones fiscales locales y nacionales y educar a los empleados sobre cómo utilizar estos vales de manera efectiva.
No te arriesgues. Haz el pago de impuestos en tiempo y forma siempre, esto con la finalidad evitar pérdidas financieras y afectar la operación del negocio al tener que pagar recargos. Calcula el monto que será deducido para tener una mejor planeación de tus finanzas. Los vales de despensa al ser una prestación de previsión social son deducibles hasta en un 53% en ISR, IVA acreditable, exentan sobre impuesto sobre nómina y se excluyen del salario base de cotización (siempre y cuando el monto no rebase el 40% de una UMA).