Los vales de despensa son una prestación adicional que los empleadores otorgan a sus trabajadores con el objetivo de mejorar sus condiciones de vida. Estos vales pueden ser canjeados por alimentos, productos de primera necesidad y, en algunos casos, servicios relacionados con la alimentación.
En México, los vales de despensa son una prestación adicional que las empresas pueden ofrecer a sus empleados para mejorar su poder adquisitivo y bienestar. Según la Ley Federal del Trabajo (LFT), los vales de despensa forman parte de las prestaciones que las empresas pueden otorgar de manera voluntaria como beneficio social, siempre que su entrega no sustituya el salario.
¿Es Obligatorio Otorgar Vales de Despensa?
No, la entrega de vales de despensa no es obligatoria según la LFT. Su otorgamiento es una decisión que depende de las políticas internas y la capacidad financiera de cada empresa. Sin embargo, si se deciden otorgar, deben proporcionarse de manera periódica.
Además, la LFT indica que los vales de despensa no se consideran parte del salario del empleado, por lo que no deben incluirse en el cálculo de prestaciones como aguinaldo, prima vacacional o fondo de ahorro.
Aunque la LFT no establece un monto mínimo obligatorio, sugiere que el valor de los vales de despensa no sea menor al 40% del salario mínimo general vigente en la zona geográfica correspondiente. Este porcentaje es una referencia adoptada por diversas empresas que brindan este beneficio.
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Tratamiento Fiscal en el ISR
La Ley del ISR establece que los vales de despensa otorgados a los trabajadores no son considerados como ingresos gravables, siempre y cuando no excedan del 40% del salario mínimo general diario vigente en el área geográfica del beneficiario.
Ofrecer vales de despensa como beneficio laboral puede significar no solo un apoyo importante para tus colaboradores, sino también una ventaja fiscal para tu empresa. Sin embargo, es esencial cumplir con ciertos requisitos para asegurar la deducibilidad de este gasto y maximizar los beneficios fiscales.
¿Son Deducibles los Vales de Despensa para tu Empresa?
Sí, los vales de despensa pueden ser deducibles en México siempre que se cumplan con las normativas establecidas en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). Para que este beneficio sea deducible, la empresa debe:
- Contar con la factura electrónica emitida por el proveedor autorizado de monederos electrónicos por el concepto de vales de despensa.
- Asegurarse de que los vales sean entregados a todos los empleados de manera equitativa.
- Registrar la factura en la contabilidad de la empresa, restarla solo una vez y presentarla adecuadamente para su deducción.
¿Cuánto se Puede Deducir de Vales de Despensa?
El porcentaje de deducción de los vales de despensa varía según el monto otorgado en comparación con el año anterior:
- 53% de deducción: Si la empresa mantiene o aumenta el monto otorgado en vales de despensa respecto al año anterior.
- 47% de deducción: Si la cantidad entregada disminuye.
Para empresas del sector manufacturero, esta deducción puede llegar hasta un 100%, lo que convierte a los vales de despensa en una herramienta fiscalmente atractiva.
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Recuerda que, para poder hacer efectiva la deducción, el monto máximo deducible anual por empleado es de siete veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), lo cual equivale a aproximadamente $23,103.69 para 2024.
¿Qué Pasa si la Empresa se Excede del Tope Máximo?
Si una empresa en México excede el tope máximo exento de vales de despensa, el monto que supera el límite se considera parte del salario del trabajador y, por lo tanto, se vuelve gravable. Esto significa que el excedente está sujeto a pago de impuestos como el ISR (Impuesto Sobre la Renta) y a aportaciones de seguridad social (IMSS e INFONAVIT), aumentando los costos fiscales tanto para la empresa como para el empleado.
Para evitar estos cargos adicionales, es recomendable que las empresas se mantengan dentro del límite exento o revisen regularmente sus políticas de beneficios para asegurar que aprovechan al máximo los beneficios fiscales de los vales de despensa sin incurrir en gastos innecesarios.
Requisitos para que los Vales de Despensa Sean Deducibles
A continuación, se detallan los requisitos que debe reunir tu empresa para deducir los vales de despensa de forma adecuada:
- Proveedores autorizados: Es fundamental trabajar con proveedores autorizados por el SAT. Recuerda que los vales en formato de papel no son deducibles, por lo que es indispensable optar por monederos electrónicos de vales de despensa.
- Plan de previsión social: Los vales de despensa deben formar parte de un plan de previsión social registrado ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria), diseñado para mejorar el bienestar de los empleados.
- Entrega equitativa: La entrega de los vales debe ser uniforme y equitativa para todos los empleados de la empresa, sin distinción alguna, con el fin de asegurar su deducibilidad.
- Cumplimiento contable: La empresa debe llevar un registro contable preciso de los vales de despensa y asegurar que los montos otorgados no excedan los límites de deducción fiscal establecidos.
- Cumplir con los límites de deducción: El porcentaje de deducción permitido depende de si la empresa mantiene o incrementa el monto de los vales año con año. Asimismo, el monto otorgado a cada colaborador no debe exceder los límites de deducción establecidos por el IMSS y el ISR. El monto máximo mensual es de 1,925.308 pesos mexicanos.
- Facturación electrónica (CFDI): Es necesario contar con facturas electrónicas emitidas por el proveedor autorizado para cumplir con los requisitos fiscales.
Recomendaciones para Pymes
Para las Pymes los vales de despensa también son deducibles. De acuerdo con la LISR, los vales de despensa califican a estar exentos del ISR al ser considerados como una prestación social que fomenta el bienestar del empleado, por lo que son deducibles.
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Este recurso le permite a las empresas de cualquier tamaño mantener en orden la contabilidad del negocio y cumplir con las obligaciones fiscales, evitando así auditorías y penalizaciones que pudieran derivar en mayores problemas legales o grandes pérdidas de dinero y tiempo, que sin lugar a dudas ante el panorama financiero que se vive a nivel mundial es algo que se quiere evitar.
Por lo anterior se comparten algunas recomendaciones básicas que los pequeñas y medianas empresas deben considerar si planean deducir los vales:
- Contar con la factura electrónica que emita el proveedor de los monederos electrónicos: tener los CFDI de todas las transacciones que hagas es requisito indispensable para que la deducción sea válida y sea un comprobante de las operaciones realizadas.
- Brindar mayores prestaciones a tus empleados: esto no solo permite acceder al mejor capital humano y conservarlo, mejora la calidad de vida de las personas, tanto empresarial como personal, a través de sus productos financieros que les ayudan en sus finanzas personales.
- Calcular el porcentaje de deducibilidad: las tarjetas de despensa al ser una prestación de previsión social son deducibles en un 47% si no se ha dado esta prestación o es un monto menor que el año anterior, o hasta 53% en caso de elevar la cantidad o se repita el ejercicio año con año.
- Además, para calcular el porcentaje correspondiente se tomará con base en el monto vigente de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), que al mes sería 3,153.70 pesos, y que el saldo no rebase el 40% de una UMA.
- Realizar los pagos de tus impuestos a tiempo: es esencial que la contabilidad de tu negocio esté en regla y sean contempladas las fechas de pago para evitar recargos, así se evitará una afectación en la operación y pérdidas económicas.
Cálculo del Tope de Vales de Despensa para ISR
Para calcular la cantidad deducible de los vales de despensa exentas de ISR debemos echar un vistazo al artículo 93 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, la cual establece que:
Si la suma de los ingresos (sueldo y prestaciones) más el conjunto de previsión social, incluyendo los vales de despensa, no supera 7 veces el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) al año, esta prestación estará completamente exenta de impuestos.
En este sentido, si el valor de la UMA es de $103.74 (3 mil 153.70 pesos mensuales), el límite fiscal de 7 veces la UMA equivaldría a:
$3,153.70 X 7 = $22,075.9
Si divides ese total entre los 12 meses del año (ciclo anual) podrás saber cuál es el mínimo mensual según esta norma:
$22,075.9 / 12 = $1.839,58
En caso de que la suma de ingresos supere los 7 UMAS, los vales estarán exentos solo hasta 1 UMA.
Recuerda que el valor de la UMA se actualiza cada año, de manera que su periodo de vigencia abarca desde febrero hasta enero del siguiente año.
Beneficios Adicionales y Recomendaciones
- Deducir hasta un 100% en ISR: Esto significa que una parte significativa de los vales otorgados puede deducirse de tu Impuesto Sobre la Renta. Para asegurar que puedas acceder a estos beneficios, es imprescindible que los vales sean distribuidos mediante un monedero electrónico autorizado por el SAT.
- Si los vales de despensa no se distribuyen a través de un emisor autorizado por el SAT, no podrás disfrutar de los beneficios fiscales mencionados. No te arriesgues.
- ✓ Haz el pago de impuestos en tiempo y forma siempre, esto con la finalidad evitar pérdidas financieras y afectar la operación del negocio al tener que pagar recargos.
- ✓ Calcula el monto que será deducido para tener una mejor planeación de tus finanzas. Los vales de despensa al ser una prestación de previsión social son deducibles hasta en un 53% en ISR, IVA acreditable, exentan sobre impuesto sobre nómina y se excluyen del salario base de cotización (siempre y cuando el monto no rebase el 40% de una UMA).
- Consultar a un Experto Fiscal: Antes de implementar un programa de vales de despensa, es fundamental hablar con un asesor fiscal que comprenda las regulaciones locales.
- Definir el Programa: La empresa debe determinar la cantidad de vales que se proporcionarán a los empleados, así como las reglas para su uso.
- Educación a los Empleados: Es crucial que los empleados comprendan cómo funcionan los vales de despensa y cómo pueden beneficiarse de ellos.
Sin embargo, es fundamental estar al tanto de las regulaciones fiscales locales y nacionales y educar a los empleados sobre cómo utilizar estos vales de manera efectiva. Al incorporar estratégicamente los vales de despensa en la gestión financiera de la empresa, las organizaciones pueden lograr un equilibrio entre el crecimiento empresarial y el bienestar de sus empleados.
Entregar vales de despensa a tus colaboradores les brinda un ingreso adicional, pero también puede significar importantes ahorros fiscales para tu empresa.