Un activo diferido está relacionado con gastos que se pagan por anticipado. Primero, se realiza un desembolso y, luego, a medida que se emplean o consumen los recursos correspondientes, se anota el gasto. Los activos diferidos representan gastos realizados por una empresa que serán reconocidos como un beneficio en estados financieros futuros. Estos activos incluyen gastos anticipados como seguros pagados por adelantado, costos de investigación y desarrollo, y gastos de publicidad, entre otros. Los activos diferidos son una parte importante de la planificación financiera y la estrategia corporativa.
Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan en la inmediatez. Su objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos. Un punto muy importante sobre este recurso financiero, que hay que tener en cuenta es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro.
Los gastos diferidos, a pesar de estar clasificados como un activo, no son otra cosa que gastos ya pagados pero que aún no han sido utilizados, cuyo objeto es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado dichos gastos. Una característica básica de estos pagos es la expectativa de la Empresa de recibir en el futuro beneficios. Al hacer el pago, no se transfieren a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a las partidas que esta por adquirir o recibir.
El activo diferido, primeramente, habrá implicado un pago. Podemos entender el pago en un sentido amplio de cumplimiento de una obligación. Los pagos realizados se han tenido que proporcionar bienes, derechos u otros recursos. Por ejemplo, compramos una máquina, la pagamos y ahora tenemos un bien que debe contribuir a generar ingresos en el futuro. Lo mismo pasa cuando, realizado un pago, tenemos un derecho de crédito frente a quien todavía no ha cumplido con todas sus obligaciones. No es raro que una empresa realice pagos para que un tercero pueda colaborar mejor en el futuro en sus relaciones con la empresa.
El activo debe resultar de sucesos pasados. Con el pago anticipado debe ser posible esperar mayores beneficios o rendimientos económicos en el futuro. ¡Y, aunque no lo creas, también puedes incluir los activos diferidos como bienes, dentro de lo que es el patrimonio de la organización!
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Principios Contables de los Activos Diferidos
Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. Básicamente, se sustentan en un total de dos principios contables, los cuales son:
1. Principio de Devengo
Según el principio de devengo, los efectos de las transacciones o hechos económicos se registran cuando ocurren. Por lo tanto, se atiende a la corriente real de bienes y servicios y no solo a la financiera de cobros y pagos. Este principio contable establece que los efectos de las transacciones deben registrarse cuando ocurren, no cuando se paga o se recibe el efectivo. Al realizarse un pago se registra el activo diferido, pero dicho gasto se anota cuando es consumido.
2. Principio de Correlación de Ingresos y Gastos
Según el principio de correlación de ingresos y gastos, tendremos en cuenta para elaborar las cuentas anuales los gastos realizados para generar los ingresos del ejercicio. Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión. De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido. Estas inversiones serán anotadas cuando el activo diferido suministre los beneficios para los que fueron obtenidos.
Características de los Activos Diferidos
Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:
- Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo.
- En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata (incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto).
- Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
- Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.
- En general, en muchos casos, el gasto se materializa en el ejercicio siguiente. Sin embargo, es perfectamente posible que los activos diferidos lo sean a largo plazo.
- Los gastos anticipados propiamente dichos afectan a los contabilizados en el ejercicio que se cierra y que corresponden al siguiente.
- El importe puede ser el total, pero también puede darse un consumo parcial del recurso. Por ejemplo, la amortización de una máquina se irá produciendo progresivamente.
- Ahora bien, entre medias puede suceder que observemos que el activo por el que hemos pagado no vaya a dar las ventajas esperadas.
- Estos elementos deben ser controlados por la empresa.
Requisitos para Contabilizar un Activo Diferido
Para que se puedan contabilizar, un activo de estas características tiene que cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal. Estos son los tres requisitos que deben cumplirse para que pueda ser considerado como un activo diferido:
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1. Debe Encajar con la Definición de Activo
En primer lugar, los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad. Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía. El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago. Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.
2. El Cumplimiento de los Criterios de Registro y Reconocimiento
Ya sabemos que de un activo diferido se esperan beneficios futuros. Sin embargo, más allá de eso, también este valor debe poder ser valorado de forma fiable. ¿Qué significa esto? Sencillo: la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista. Además de que sean esperables beneficios futuros del activo diferido, este ha de poder valorarse de manera fiable.
3. Los Intangibles Deben ser Identificables
En el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones: Que sea separable, es decir, que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma; o que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales. Un activo intangible es un activo identificable de carácter no monetario y sin apariencia física. Se definen los intangibles como el conjunto de bienes no materiales, representados por derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en el ingreso o utilidades por medio de su empleo; estos derechos se compran o desarrollan en el curso normal de los negocios. Los activos intangibles son parte importante del valor de mercado de las empresas, su análisis corresponde a la necesidad de la contabilidad de revelar la información suficiente en relación con la medición y valuación de dichos recursos.
En este punto, no pueden ser activados aquellos gastos en los cuales hayas podido incurrir, con la intención de producir algunos intangibles. Por ejemplo, en el caso de que hayas gastado en publicidad, aunque esto pueda traer beneficios a futuro para la empresa, debes contabilizar ese pago ahora y no mientras ves que la mejora en la imagen adquiere impacto en las ventas. De este modo, no se pueden activar gastos para programas de responsabilidad social. Puede que se hayan desembolsado pagos para que los beneficiarios obtengan ventajas para el futuro. También es de destacar que no se pueden activar como intangibles los gastos de primer establecimiento. Son aquellos no relacionados con las operaciones jurídicas de la constitución que se realizan al echar a andar la empresa. No hay un derecho concreto que surja a partir de estos gastos y tampoco los podemos transmitir a terceros.
Clasificación de Activos Diferidos
Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:
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1. Gastos Prepagados
Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado. Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año. Los gastos prepagados tienen el derecho legal de recibir el servicio por el que están pagando. Por ejemplo, cuando las empresas pagan por adelantado el alquiler/renta o algún otro gasto.
Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra. Lifeder, en su rama de administración y finanzas, nos da un ejemplo muy claro de los gastos prepagados: "Si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado. En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales."
2. Gastos Diferidos
Los gastos diferidos, en comparación de los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido. Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos. Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles. Pueden ser la compra de un seguro de propiedad y accidentes (de inmueble o de los vehículos de la empresa, por ejemplo) que servirían como protección de los activos de la empresa para cualquier eventualidad que se pudiera llevar a cabo en el futuro. Los gastos diferidos no tienen el derecho a recibir el servicio, ya que el goce del mismo se da a largo plazo.
Ejemplos de Activos Diferidos
Sabiendo que con los gastos diferidos también se busca obtener beneficios para el futuro como ingresos y/o utilidades, debemos distinguir que estos se pueden clasificar en pagos anticipados y activos intangibles, por lo que podemos enlistar los siguientes ejemplos de ambos:
Pagos Anticipados
- Renta de propiedades o instalaciones.
- Renta de equipos de trabajo.
- Publicidad.
- Primas de seguros y fianzas.
- Insumos de papelería.
- Regalías.
Activos Intangibles
- Conocimiento científico o tecnológico.
- Diseño e implementación de sistemas nuevos o procesos nuevos.
- Adquisición de licencias o concesiones.
- La propiedad intelectual.
- Registro de marcas y patentes.
- Costos en las fases de investigación y desarrollo.
- Erogaciones en etapas preoperativas.
- Seguros.
- Fondos de inversión.
- Plan de pensiones.
- El nivel de costo por mantenimiento del activo para obtener los beneficios económicos futuros.
- Observación y control sobre el activo.
- El uso esperado del activo por parte de la empresa, independientemente de si el activo puede ser usado por otra administración.
- Obsolescencia técnica.
- La estabilidad de la industria en que opera o vaya a operar el activo y cambios en la demanda en el mercado para los productos o servicios resultantes del mismo.
- Acciones esperadas de los competidores actuales o potenciales.
- El nivel de costo por mantenimiento requerido para obtener los beneficios económicos futuros esperados del activo y la capacidad de la entidad para mantener el nivel.
- El periodo de control sobre el activo, incluyendo los límites, ya sean legales o de otro tipo, impuestos sobre el uso del activo, tales como fechas de caducidad de los arrendamientos relacionados.
- Que la vida útil del activo dependa de la vida útil de otros activos de la entidad.
Según el Artículo 32 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), se consideran activos intangibles aquellos bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral. También se consideran gastos diferidos los activos intangibles que permitan la explotación de bienes del dominio público o la presentación de un servicio público concesionado.
¿Cómo se Registra un Activo Diferido?
Ahora es momento de llevar a la práctica lo que sabes sobre los activos diferidos. Te enseñamos cómo funciona de forma rápida y simple, a través de un ejemplo práctico.
Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año. El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes. En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Activo diferido | 1.000 x 100 = $100.000 | |
| Efectivo | $100.000 |
Entonces digamos que, en 1 mes, gastaste cerca de 200 cajas. En ese caso, debes amortizar y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos generales | 200 x 100 = $20.000 | |
| Activo diferido | $20.000 |
Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000). Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.
En ese caso, cargaremos la cuenta de gasto que corresponda en el momento del pago con abono a tesorería o la cuenta que corresponda. Al cierre del ejercicio, haremos un ajuste para que solo figure la parte del año en curso en las cuentas anuales. Al año siguiente, lo que haremos es cargar la cuenta de gastos que corresponda con abono a la de gastos anticipados. En otros activos, el diferimiento se produce a largo plazo, abarcando más allá del siguiente ejercicio. En ese caso, en el primer momento, cargaremos la cuenta correspondiente al activo diferido y abonaremos una de tesorería. Posteriormente, llegará el momento en el que la empresa utilice ese recurso. En ese momento, anotará un gasto y abonará el activo diferido.
Es importante recordar que cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.
Activos Diferidos vs. Pasivos Diferidos e Ingresos Diferidos
Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado. Por ejemplo, esto puede incluir intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, servicios técnicos, transportes como fletes y acarreos, mercancías en tránsito ya vendidas, cuotas de administración o ventas a plazos, entre otros. Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido.
Los ingresos diferidos se registran cuando has recibido un pago, pero aún no has entregado los bienes o servicios correspondientes. Una vez que los bienes o servicios se proporcionan, esos ingresos diferidos se convierten en ingresos obtenidos. Por otro lado, los ingresos devengados son lo opuesto: son ingresos que ya has ganado por la prestación de bienes o servicios, pero que aún no has recibido. Estos se registran como un activo en el balance. Cuando finalmente recibes el pago, el activo se convierte en ingresos reconocidos.
Estos conceptos ayudan a mantener la integridad de tus estados financieros, ya que permiten asociar los ingresos y gastos con los períodos en los que realmente se generan o se incurren, en lugar de simplemente registrar el momento en que se realiza el intercambio de dinero.