En el entorno empresarial moderno, el concepto de un Código de Ética ha evolucionado significativamente. No se trata de un concepto nuevo; de hecho, ha sido una herramienta que durante décadas ha contribuido en la construcción de un ambiente laboral positivo y sano en las empresas. Lo que sí es un hecho, es que en los últimos años el Código de Ética se ha convertido en más que una herramienta, ahora se trata de una estrategia organizacional más ajustada y pensada en las necesidades y objetivos de cada organización.
Un código de ética es un documento institucional que se integra de la misión, visión, valores empresariales, principios, conductas y objetivos éticos en los que se sustenta y rigen en una empresa. El código ético y de conducta es un documento en el que se recogen los principios básicos, estándares y comportamientos necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa y promover sus valores. Nuestro Código de Ética es la base de la conducta empresarial, que se caracteriza por nuestro actuar con respeto, honestidad e integridad. El código establece los principios fundamentales y las normas que nos guían en nuestro comportamiento ético en relación con nuestros accionistas, clientes, proveedores, autoridades, organizaciones de la sociedad civil, medio ambiente, comunidad y todo aquel con el que interactuamos.
Aunque no es un documento obligatorio, es muy recomendable tener un código ético. Hoy en día, vivimos en un mundo laboral muy exigente, en él se espera que las empresas muestren su compromiso con el medio ambiente, transparencia y su responsabilidad social. Además, es una guía a la que los/las trabajadores/as pueden recurrir para tomar decisiones diarias.
El Compromiso Individual con el Código de Ética
El Código de Ética significa el compromiso de cada uno de nosotros por vivir y hacer vivir los lineamientos que determinan la forma en que debemos proceder; es el documento que marca la línea para comportarnos de manera íntegra y reflejar así la cultura de la organización.
El ingreso y la permanencia de las personas en una entidad debe implicar el conocimiento de este Código de valores y principios, así como el compromiso de apegarse a normas de comportamiento idóneas que tiendan a fomentar una cultura de respeto y profesionalismo tanto al interior del centro de trabajo como en todos los ámbitos de la vida social y cultural. Es obligación de la asociación proporcionar el Código de Ética a todo el personal de nuevo ingreso, a través de medios físicos o electrónicos y, de acuerdo con las políticas de austeridad, a fin de que éstos tomen conocimiento de su contenido y, posterior a su estudio, suscriban una carta compromiso ratificando el cumplimiento del presente código en el desempeño de su empleo.
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El colaborador deberá actuar de buena fe con el fin de respetar las obligaciones suscritas en el contrato de trabajo y todo lo previsto por el Código de Ética, garantizando las prestaciones requeridas; y deberá indicar, a través de los canales pertinentes, cualquier violación de las reglas de comportamiento establecidas por los procedimientos internos.
Beneficios de un Código de Ética Empresarial
Un Código de Ética Empresarial sirve para que todos los colaboradores tengan una guía para prepararse a ese tipo de situaciones en su vida profesional, además de ser el complemento que refuerza las legislaciones empresariales y laborales. Esto garantizará visibilidad y continuidad del propósito de una empresa, pues de esta manera los colaboradores entenderán la verdadera esencia de la organización de la que forman parten, dirigiendo sus propósitos e interesas hacia la misma dirección.
La incorporación de un Código de Ética se ha convertido en el camino más viable y fácil para reforzar la cultura organizacional y formar liderazgos conscientes y responsables que vivan los valores de la organización en su día a día. Otras de las notables ventajas de este Código empresarial es que trae beneficios tanto de manera interna como externa, impactando positivamente a la organización en la que se aplicada, por ejemplo:
- Mayor transparencia: La transparencia es ahora uno de los valores más relevantes y exigidos para las empresas. El Código de Ética brindará una ruta práctica que facilitará evidencias sobre la Responsabilidad Social Empresarial y el nivel de transparencia en los procesos.
- Cumplimiento a los valores y normativas internas: El principal objetivo del Código de Ética se basa en difundir los valores y normativas alineadas y congruentes con la misión y visión de la empresa de una manera clara y práctica, garantizando que estos sean cumplidos, respetados y difundidos por los integrantes de la organización.
- Mejora de imagen y reputación corporativa: Al comprobar que la empresa está comunicando y formando un ambiente de trabajo respetuoso, sano y comprometido con la seguridad y bienestar de los colaboradores, esto reforzará la cultura organizacional y posicionará a la organización a través de una imagen comercial positiva y buena reputación corporativa. La buena reputación en las relaciones externas favorece las inversiones de los accionistas, la fidelidad de los clientes, la atracción de los mejores recursos humanos, la confianza de los proveedores y la fiabilidad frente a los acreedores.
- Aumento de Productividad: La mejoría de un ambiente laboral va más allá de la convivencia interna. Difundir valores éticos, misión y visión de manera clara genera una identificación y arraigo entre los colaboradores con sus propios valores individuales, creando mayor compromiso y profesionalismo.
- Mayor seguridad: El Código de Ética empresarial es una de las herramientas de prevención utilizadas para las áreas jurídicas o de Cumplimiento (Compliance), ya que facilita la garantía de cumplimiento normativo interno, pero además proporciona los datos necesarios para dar seguimiento a este rubro.
Características y Contenido Fundamental de un Código de Ética
Elaborar un Código de Conducta o Ética es una tarea que requiere mucha atención y una mirada integral. Este Código empresarial se caracteriza por integrar una visión profunda de la organización, pero, además, una de las características más importantes es que debe ser muy claro, conciso y contener una comunicación o lenguaje simple que sea entendido por todos los colaboradores sin importar su área o profesión. En otras palabras, debe evitarse usar tecnicismos jurídicos o términos rebuscados que compliquen la comunicación.
Algunas características y elementos importantes del Código de Ética son:
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- Explicación de los valores éticos de la empresa, la misión y visión: Permite que los colaboradores se sientan identificados con la esencia, la historia y las metas de la organización, sumándose a la búsqueda y fomento de estos.
- Protocolo de Conducta: El Código de Conducta o Ética explica detalladamente cuáles son las conductas, comportamientos y prácticas prohibidas, profundizando tanto en el uso de las herramientas que proporciona la empresa como en acciones corruptas o ilícitas, tales como actos de soborno o de acoso sexual, por ejemplo. También explica la importancia de respetar la seguridad y cumplimiento de calidad en el trabajo.
- Resolución de Conflictos de Interés: Los conflictos de interés son otros de los problemas más comunes que obstaculizan o limitan los objetivos y procesos internos, por lo que es importante que el tema sea considerado y proponga un plan de prevención o resolución para este tipo de situaciones. Los empleados deben evitarse los conflictos de intereses o la mera apariencia de este conflicto. Los conflictos de intereses surgen si los empleados se dedican a actividades o intereses personales en detrimento de los intereses de la empresa.
- Planes de acción: Este Código empresarial también debe explicar cuáles podrían ser las sanciones o consecuencias en caso de no respetar o incumplir con las conductas y valores comunicados. Es importante que todos entiendan qué sucederá y porqué es importante cumplir las normativas internas.
- Canal de denuncias y protección de la información: Uno de los pasos claves del Código de Ética es facilitar y volver más accesible la comunicación entre los colaboradores y las figuras internas de autoridad, para ello es recomendable y necesario crear un canal de comunicación para denuncias internas. Debe detallarse su uso y función, así como la protección de datos de la persona que realiza la denuncia.
Cualquier código de conducta para una empresa hará referencia, entre otras cosas, a los derechos fundamentales, laborales, medioambientales y prácticas contra la corrupción y el soborno. Los principios éticos son preceptos filosóficos morales que se aplican a todas las actuaciones y describen el comportamiento esperado de cada uno de nosotros, en el desarrollo de nuestras actividades tanto dentro como fuera de la empresa. Los valores éticos son cualidades que otorgamos a formas de ser y de actuar, que las hacen deseables como características nuestras y de los demás.
Ejemplos de Principios y Normas de Conducta Específicas
Las organizaciones establecen pautas de conducta que caracterizan su funcionamiento y las interacciones con sus diversas partes interesadas.
Regalos, Obsequios y Favores
No se admite ningún tipo de regalo que pueda ser interpretado como algo que excede las prácticas comerciales o de cortesía normales o, de cualquier forma, destinado a recibir un trato de favor en la realización de cualquier actividad que se pueda vincular a la compañía. En cualquier caso, la empresa se abstiene de prácticas no permitidas por la legislación aplicable, por los usos comerciales o por los códigos éticos - si se conocen - de las empresas o de las entidades con las que mantiene relaciones. En caso de que las personas servidoras públicas, con motivo de sus funciones, reciban un obsequio, regalo o similar, deberán informarlo inmediatamente al Órgano Interno de Control o Unidad de Responsabilidades, y procederán a ponerlo a disposición del Servicio de Administración y Enajenación de Bienes, conforme a las disposiciones que para tal efecto se emitan. Los reconocimientos de cualquier naturaleza que sean otorgados a las personas servidoras públicas por instituciones públicas y académicas, podrán aceptarse en tanto no impliquen compromiso alguno del ejercicio del empleo, cargo o comisión y no contravengan disposiciones jurídicas o administrativas aplicables. Los obsequios de la empresa se caracterizan porque están destinados a promover la imagen de marca. Los regalos ofrecidos - salvo aquellos de un valor módico - deberán gestionarse y autorizarse conforme a las políticas establecidas por la compañía.
Confidencialidad
El cumplimiento con las obligaciones internas, legales y contractuales de confidencialidad es fundamental para la protección de los intereses y la información reservada de la empresa, así como para su reputación como empresa digna de confianza y fiable. Cualquier divulgación no autorizada de información confidencial puede causar un perjuicio importante a la empresa y a sus socios comerciales. El colaborador debe conocer y aplicar todo lo previsto por las políticas establecidas por la empresa en tema de seguridad de la información para garantizar su integridad, su confidencialidad y disponibilidad.
Competencia Justa
La empresa está comprometida con el fomento de la competencia libre y justa, sin restricciones ilegales ni acuerdos restrictivos de la competencia. Cualquier infracción de la normativa sobre competencia puede tener graves consecuencias para la compañía, para su reputación y para el empleado que la cometa. Por lo tanto, cada empleado debe cumplir, en todo momento, con toda la normativa sobre competencia de los países en que opera y competir en el mercado exclusivamente basándose en los excelentes precios, productos, calidad y servicio de la empresa.
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No Discriminación y Respeto a la Dignidad Humana
Las Personas integrantes de esta asociación se conducirán procurando una igualdad de condiciones entre compañeros y compañeras, así como un ambiente de equidad, rechazando cualquier conducta de hostigamiento, acoso sexual o laboral y en general cualquier manifestación de violencia o acoso que atente contra la dignidad y los derechos humanos. Asimismo, las Personas integrantes de esta asociación se abstendrán de realizar cualquier conducta de hostigamiento, acoso sexual o laboral, así como cualquier tipo de violencia o conducta que atente contra la dignidad y los derechos humanos de las personas, mismas que serán rechazadas por la asociación.
Probidad en la Gestión y Servicio al Cliente
En la empresa se prohíben los sobornos a autoridades y funcionarios públicos y se prohíbe a sus empleados dar a terceros o recibir de terceros pagos indebidos de cualquier tipo, ni regalos, dádivas o favores que estén fuera de los usos del mercado o que, por su valor, sus características o sus circunstancias, razonablemente puedan alterar el desarrollo de las relaciones comerciales, administrativas o profesionales. Nuestros Clientes son la razón fundamental de nuestras actividades. La atención a ellos es esencial para seguir contando con su preferencia. Nuestros Clientes deben ser atendidos con respeto, esmero y procurar su más amplia satisfacción.
Elaboración e Implementación del Código de Ética
Comúnmente, el área responsable de elaborar el Código de Ética o Conducta es el comité o área de Cumplimiento (Compliance), considerando que para algunas empresas esta área puede ser el equivalente al área de riesgos o al área jurídica. Para elaborarlo, es importante tomar en cuenta una perspectiva y visión desde el área de Recursos Humanos, siendo esta otra área clave para reforzar las nuevas prácticas y estrategias necesarias.
Los pasos para elaborar un Código de Ética se pueden entender y resumir así:
- Creación del área o comité responsable: Designar a un área responsable que se dedique no solo a la elaboración del contenido, sino también al seguimiento y cumplimiento.
- Identificación de conductas riesgosas y planes de acción: Tener muy claros los límites del Código para identificar conductas riesgosas y los planes de acción o actuación en caso de incumplimiento. Escuchar al equipo también permitirá entender el tipo y los canales de comunicación más indicados.
- Consulta Referencias: Consultar referencias de otras empresas del mismo sector para comprender tendencias y actualizaciones.
- Revisión del Contenido: Consultar el criterio y la opinión de un Profesional de Compliance para una revisión concisa y evitar errores.
- Elaboración de Canales de Comunicación: Una vez aprobado y revisado el contenido, formar y disponibilizar los canales de comunicación.
- Divulgación e incorporación del código de ética: Difundir el Código de manera interna y externa en los canales más adecuados, incluyendo la concientización y capacitación necesaria a los colaboradores.
Para la promoción de la ética en el servicio público, como una tarea y un compromiso asumidos personal y colectivamente, las dependencias, entidades y empresas productivas del Estado, contarán con Comités de Ética o figuras análogas que promoverán la transversalización de las políticas de integridad pública a través de la sensibilización, la divulgación y la capacitación, así como la promoción de un liderazgo ético que reconozca a todas las personas como factores centrales en la consolidación de la nueva ética pública. Para asegurar una correcta comprensión del Código Ético a todos los colaboradores, la dirección de Gestión Humana prepara e implementa un plan anual de formación destinada a favorecer el conocimiento de los principios y de las normas éticas.
Código de Ética y Gobierno Corporativo
Aunque un Código de Ética es una herramienta imprescindible para todo tipo de empresas, la incorporación del Gobierno Corporativo puede ser un paso clave que facilite la incorporación o actualización del Código de Ética. El Gobierno Corporativo se ha convertido en la metodología que influye e impacta en el desarrollo y crecimiento de las empresas. Básicamente consiste en la serie de normativas y políticas internas que guían a las directrices y, en consecuencia, a toda la empresa ocupando la transparencia como uno de los principales principios. El Gobierno Corporativo asegura que la transparencia y el cumplimiento de normativas o políticas sea una realidad en las organizaciones.
Es por esto que, cuando hablamos de Gobierno Corporativo, es necesario que también hablemos de Compliance y cómo una complementará a la otra para crear una organización ordenada y con gobernanza. Para efectos de lo dispuesto en los artículos 15 y 17 de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, los Comités de Ética o análogos, en coordinación con los Órganos Internos de Control, aplicarán anualmente la metodología que al efecto desarrolle la Secretaría, para la determinación del indicador de la idoneidad del Código de Conducta y del Indicador de riesgos éticos.
Consecuencias del Incumplimiento
La empresa impondrá medidas disciplinarias que se adapten a la naturaleza y las circunstancias de cada violación al presente Código. Las violaciones de naturaleza grave conllevan al despido del colaborador. Las actividades ilícitas y la falta de ética enmarcadas en actos de corrupción de los cuales la empresa tenga conocimiento deben ser sancionadas y penalizadas según resultado del estudio de los hechos. A continuación, se presenta una tabla con los tipos de sanciones que pueden aplicarse:
| Tipo de Sanción |
|---|
| Sanciones administrativas |
| Sanciones pedagógicas |
| Llamados de atención |
| Terminación del contrato |
| Acciones legales |
| Sanciones penales |
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