Para comprender el funcionamiento del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) desde la perspectiva empresarial, es esencial comenzar por adquirir un conocimiento sólido sobre cómo utilizar su plataforma. El propósito del IDSE es brindar una herramienta en línea a las empresas que les permita interactuar de manera directa con el IMSS, simplificando así el cumplimiento de sus responsabilidades. Este sistema digital representa una apuesta por la incorporación de tecnologías avanzadas para agilizar procesos que solían ser más lentos. Además, el IDSE posibilita la gestión remota de todos los procedimientos, eliminando la necesidad de que los empleadores se desplacen a las oficinas del Instituto.
Antes de acceder al IDSE, es necesario cumplir con ciertos requisitos. La empresa debe estar registrada en el RFC y tener una situación fiscal regular. Asimismo, la empresa debe tener a sus empleados correctamente afiliados al IMSS. Esto incluye registrarlos con sus datos personales y laborales, así como asegurar su pago de cuotas y aportaciones correspondientes al IMSS. La FIEL es una clave electrónica que permite a las empresas y personas físicas realizar trámites fiscales y laborales en línea de manera segura. Debe realizar una solicitud de acceso al IDSE a través del portal del IMSS. Una vez que se le otorgue el acceso al IDSE, deberá configurar el sistema según las necesidades de su empresa.
Una vez que dispongas de tu certificado digital, dirígete a la página web oficial del IDSE y busca la opción “Accede a IDSE aquí”. En la siguiente página, selecciona tu Certificado Digital y clave privada, y completa el proceso ingresando tu nombre de usuario y contraseña. Al ingresar a esta plataforma, te encontrarás con una pantalla principal que muestra los diversos servicios disponibles en el IDSE, siendo los principales de ellos: Movimientos afiliatorios, Emisión, Confronta, DAPSUA y SATIC.
Servicios Clave del IDSE
Indudablemente, una de las funciones más cruciales del IDSE en relación con las obligaciones de los empleadores es la gestión de los movimientos de afiliación. El propósito de esta medida es que las empresas informen sobre todos los cambios en la afiliación de su personal al régimen del Seguro Social. En este servicio, las empresas tienen la capacidad de consultar y descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA). La EMA es mensual y contiene los datos y cálculos correspondientes a un mes.
Otro servicio de suma importancia para los empleadores es la función denominada “Confronta”. Este apartado permite cotejar la información en posesión de la empresa con la que recibe el IMSS, con el fin de evitar discrepancias. La finalidad de esta herramienta es identificar errores, de ahí su nombre, ya que confronta la información en busca de posibles fallas.
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La Determinación Anual de la Prima de Riesgo de Trabajo (DAPSUA)
Al comienzo de cada año, las empresas deben llevar a cabo el proceso de Determinación de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo (DAPSUA). Este es un servicio especializado destinado a un tipo específico de empleador. Los registros patronales, pueden llegar a tener la prima mínima para la determinación de riesgo de trabajo. Si en 2017 se cotizo con la prima mínima y durante ese ejercicio no se reportó algún siniestro que modificara la prima de riesgo del registro patronal, la prima que resultara es la mínima (0.0050). Cuando se dan de alta los registros patronales, se asigna una prima media de acuerdo con las actividades de los trabajadores. Solo se considerarán las incidencias que impliquen riesgo de trabajo terminado. Dentro de la aplicación del IDSE, se encuentra la sección de Riesgo de Trabajo Terminado.
Excepciones para la Determinación de la Prima
- Si el registro patronal se creó por ejemplo en 2017, en 2018 no se está obligado a enviar la determinación al IMSS.
Problemas Comunes en la Presentación de la Declaración DAPSUA
Recientemente se ha detectado que los empresarios están teniendo problemas en la presentación de la declaración de siniestralidad a través de la plataforma IMSS desde su Empresa (IDSE). Esto porque cuando se intenta “subir” el archivo con extensión .DAP (generado por el Sistema Único de Autodeterminación -SUA-), aparece un error en donde se solicita al interesado comunicarse con el área de soporte del Instituto. Una de las problemáticas es la configuración del JAVA del explorador (el IMSS recomienda utilizar Internet Explorer).
Soluciones y Procesos Previos al Envío de la Declaración
De ahí que enseguida se den a conocer los procesos a observar por los empleadores previo al envío de la declaración.
- Cierre su navegador, ábralo y dentro del menú de Internet Explorer de clic en el botón Herramientas y posteriormente en la opción Configuración de Vista de Compatibilidad, en el apartado Agregar este sitio web ingrese la siguiente dirección: imss.gob.mx. Posteriormente de clic en Agregar y después en Cerrar.
- De clic en el icono de Java.
- De clic en continuar en caso de que el sistema muestre una alerta que hace referencia a la inclusión de una ubicación http. En este último caso, el sistema enviará una Advertencia de seguridad, pulsar Continuar.
- Si la URL es encontrada omitir los pasos siguientes y de clic en Aceptar.
- Una vez realizada la actividad anterior de clic en el botón Cerrar.
La Importancia del Acuse de Envío y el Acuse de Respuesta
Considere que es imprescindible para los patrones imprimir el acuse respectivo a efectos de tener el documento que respalde la presentación de la declaración anual de la prima del Seguro de riesgos de Trabajo para cualquier aclaración ante el IMSS. Es importante entender que un acuse de recibo únicamente confirma la recepción del trámite. Muchos contribuyentes consideran que una vez enviado el trámite ya no necesitan guardar documentación adicional.
Tipos de Acuses en IDSE
Existen dos tipos principales de acuses relacionados con los movimientos en el IDSE:
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- Acuse de Envío: Es un documento que se genera inmediatamente después de recibir un lote de movimientos, y permite confirmar que el IDSE recibió este lote correctamente. Esto no garantiza que los movimientos enviados fueron procesados correctamente.
- Acuse de Respuesta: Es un documento que emite el IDSE luego de procesar el lote de movimientos enviados y permite conocer qué movimientos fueron aceptados o rechazados. El archivo contiene principalmente información de resultado por cada movimientos, el motivo del rechazo (si aplica) y la fecha de procesamiento, también su correspondiente Sello Digital.
Cómo Visualizar y Descargar los Acuses en la Plataforma IDSE
Para visualizar y descargar sus acuses, siga los siguientes pasos:
- Ingrese al módulo IDSE. Se debe ingresar a la sección “Acuses”.
- Al hacerlo, se desplegarán dos pestañas: una para los acuses de envío y otra para los acuses de respuesta. Cada pestaña permite visualizar y descargar los documentos correspondientes.
- Para descargar un documento de acuse, solo debemos dar click al ícono de descarga disponible en cada fila del listado.
Una vez realizada la descarga, se obtiene un archivo comprimido con extensión .zip que contiene los documentos solicitados. El archivo tendrá un nombre con el formato acuses_idse_<día>_<mes>_<año>.zip. Al descomprimir el archivo, se accede a archivos en formato PDF, nombrados según el tipo de acuse y número de lote, por ejemplo: envio_123456.pdf o respuesta_654321.pdf. En situaciones donde ocurren errores durante la descarga, se obtendrá un archivo llamado <envio|respuesta>_con_errores.txt.
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