La extinción del contrato de trabajo y su consecuente finalización de la relación laboral deben seguir un proceso determinado y acompañarse de la documentación necesaria para cumplir con todas las garantías legales. Del mismo modo que el proceso de contratación requiere rigurosidad, así sucede también cuando se trata de la finalización del contrato. En este post respondemos a la gran pregunta: ¿cuáles son los papeles de fin del contrato? Te contamos todo sobre los pasos a seguir y la documentación imprescindible para el fin de la relación laboral.
Causas y Formas de Extinción de la Relación Laboral
En el ámbito de los contratos laborales, existen diversas razones que pueden llevar a su terminación, y es importante conocer sus implicaciones para las empresas. Una de las situaciones más comunes es cuando el contrato concluye de acuerdo con las disposiciones establecidas en el mismo. Por ello, la extinción de la relación laboral puede darse por:
- Voluntad propia del trabajador
- Fin del contrato (llegada a término)
- Despido (colectivo, objetivo, disciplinario)
En los casos de extinción durante el período de prueba, no se requiere indemnización para el empleado. En situaciones de mutuo acuerdo, la empresa debe negociar el finiquito sin necesidad de pagar indemnización. Lo mismo aplica a contratos temporales o de obra y servicio. Por otro lado, si la terminación del contrato es decidida por el trabajador, como en una dimisión, es crucial considerar el período de preaviso estipulado en el contrato; si este no se cumple, el empleado podría perder el derecho a indemnización. Además, si las condiciones laborales cambian sustancialmente o hay una reubicación geográfica, el trabajador tiene derecho a rescindir el contrato y recibir una compensación. En el caso de terminación por decisión de la empresa, los despidos disciplinarios ocurren por incumplimientos graves y culpables del empleado, pudiendo llevarse a una conciliación o vía judicial. Los despidos objetivos, relacionados por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, también pueden desencadenar en consideraciones de procedencia, improcedencia o nulidad, al igual que los despidos colectivos. En estos escenarios, las indemnizaciones y opciones de readmisión varían según la situación.
Documentos Esenciales para la Finalización de una Relación Laboral
Al finalizar una relación laboral, existen tres documentos básicos esenciales que deben ser considerados y manejados adecuadamente:
1. La Carta de Despido y su Acuse de Recibo
La carta de despido es el documento formal que entrega el empleador al trabajador para comunicarle su voluntad de extinguir la relación laboral por decisión unilateral. En ella debe constar la fecha y lugar del despido, el tipo de despido y las causas que lo justifican. Al tratarse de un documento redactado con valor legal, es fundamental prestar atención a sus detalles. En este sentido, es importante considerar las siguientes preguntas:
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- ¿Qué pasa si no se entrega la carta de despido? El despido puede declararse como despido improcedente. El empleador deberá pagar los días de preaviso que no haya dado en aquellos casos en los que procediera el preaviso.
- ¿Y qué pasa si existen errores en la estructura, contenido o períodos de notificación? Entonces la notificación de la extinción de la relación laboral no será válida y el despido puede ser calificado como improcedente. Todo lo que no se haya detallado en la carta, carece de relevancia alguna.
- ¿Debe el empleador demostrar los hechos que se describen en la carta? No, pero si el empleado presenta una demanda de impugnación de despido, entonces sí tendrá que acreditar las pruebas ante el juez.
Estos puntos son de suma importancia ya que, como se establece en el artículo 105.2 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social: "2. Para justificar el despido, al demandado no se le admitirán en el juicio otros motivos de oposición a la demanda que los contenidos en la comunicación escrita de dicho despido”. Por último, es imprescindible que en la carta consten la firma de ambos, empleador y empleado. Si la carta se enviase por burofax o telegrama habrá que contar con acuse de recibo y certificación del contenido. Si el trabajador se negase a recibir la carta, la empresa puede dejar constancia de que ha intentado hacerlo. De este modo, el despido queda efectivo. En el caso del despido disciplinario, el Estatuto de los Trabajadores establece lo siguiente en su artículo 55: “El despido deberá ser notificado por escrito al trabajador, haciendo figurar los hechos que lo motivan y la fecha en que tendrá efectos”. Para la extinción del contrato laboral por un despido por causas objetivas (art. 53 ET) se requiere una comunicación escrita al trabajador expresando la causa y dar un preaviso de 15 días. Si se trata de un despido colectivo, habrá que entregar una copia del preaviso a la representación legal de los trabajadores. En caso de los contratos temporales, tanto si su duración es superior como inferior a los 12 meses, se requiere de una comunicación por escrito detallando las causas que motivan dicha extinción contractual.
2. El Finiquito: Liquidación de Saldo y su Firma
El finiquito o documento de liquidación es el recibo de saldo y liquidación. Esto es, se trata de un documento escrito con el que se pone fin a la relación laboral, y se liquidan todos los devengos pendientes de abono, de manera que tiene que ser firmado tanto por el empleador como por el empleado. De esta manera se acredita formalmente la extinción del contrato de trabajo. Tendrá que entregarse siempre que finalice la relación laboral, independientemente de cuáles hayan sido las causas de extinción del contrato de trabajo. Es un documento -la última nómina- en el que se incluyen las deudas pendientes que la empresa tiene con el trabajador en el momento en el que finaliza la relación laboral. Lo habitual es que el finiquito sea entregado el mismo día de la carta de despido. No existe un plazo exacto, pero lo habitual es que el finiquito se entregue el último día que el empleado preste sus servicios a la empresa. Aunque hay ocasiones en las que la finalización del contrato es conocida por ambas partes con mucha antelación (en contratos temporales, por ejemplo), el empleador debe entregarlo el último día de trabajo para ajustar la cantidad al tiempo trabajado, calculando todos los conceptos que el finiquito debe incluir. De no entregarse el último día, la empresa debe hacerlo lo antes posible. El empleado tiene derecho a estar acompañado por un representante de los trabajadores en el momento de la entrega del documento. Antes de firmar, también es conveniente fijarse en que todas las cantidades son correctas, así como las fechas y datos que figuren en el mismo. Sí, todos los trabajadores tienen derecho al finiquito, aunque sean ellos los que pongan fin a la relación laboral. El finiquito laboral es un derecho del trabajador y una obligación para el empleador. El CFDI de nómina por finiquito es el comprobante fiscal que debe emitirse a cada trabajador cuando se realiza el pago final de la relación laboral.
¿Qué debe constar en el documento de finiquito?
- Salarios pendientes de pago hasta el día del cese del contrato.
- Parte proporcional de las pagas extra siempre que no se reciban de forma prorrateada en las 12 mensualidades.
- Vacaciones laborales devengadas y no disfrutadas. Se abonarán las devengadas hasta la fecha de extinción y que no se hayan disfrutado.
- Horas extraordinarias.
- Indemnización por despido, cuando corresponda.
- Cualquier cantidad que la empresa deba al empleado y que haya generado a su favor en los últimos doce meses (incentivos, comisiones, bonus, etc.).
Es muy habitual que se confundan los términos “finiquito” e “indemnización”, pero designan realidades distintas. Tiene que quedar muy claro que el finiquito no es lo mismo que la indemnización, sino que son dos conceptos distintos. Como el finiquito, la indemnización también hace referencia a la finalización del contrato. Sin embargo, esta no se produce siempre, a diferencia del finiquito. La indemnización es la compensación que la empresa abona al trabajador cuando la extinción del contrato se produce por voluntad del empleador o causas objetivas, o finalización del contrato temporal, pero nunca cuando se debe a la voluntad del trabajador. La indemnización por despido, por el contrario, es una compensación ligada a determinados supuestos de despido, concretamente: el objetivo y el colectivo.
3. El Certificado de Empresa
El último de los papeles de fin del contrato es el certificado de empresa. Este es el documento que acredita a una persona su situación legal de desempleo. El certificado de empresa es el documento que detalla las bases de cotización de los últimos 180 días, así como la causa de finalización de la relación laboral. Este certificado se envía de forma telemática al SEPE. El plazo para enviar este documento al SEPE es de 10 días desde la extinción de la relación laboral.
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¿Qué debe constar en el certificado de empresa?
- Fecha de alta y de baja del empleado que cesa su relación contractual.
- Tipo de contrato y jornadas de trabajo.
- Causa del cese de la extinción de la relación laboral.
- Cotización por contingencias comunes y desempleo (base de cotización de los últimos 180 días precedentes a la fecha de la suspensión/extinción de la relación laboral).
- Vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas.
Pasos Clave en la Gestión Documental de la Finalización del Contrato
El proceso de manejar los papeles al finalizar un contrato laboral implica varios pasos clave para garantizar una transición adecuada y legalmente conforme. A continuación, te describimos los pasos a seguir en relación con los documentos de fin de contrato:
- Preparación y notificación: En primer lugar, la empresa y el empleado deben comunicarse de manera formal sobre la finalización del contrato laboral.
- Revisión del contrato: Es importante revisar detenidamente el contrato laboral para comprender las cláusulas relacionadas con la finalización. Esto incluye aspectos como el período de preaviso requerido, las condiciones de terminación y cualquier disposición relacionada con indemnizaciones, beneficios y obligaciones posteriores a la finalización.
- Acuerdo de finiquito: En algunos casos, se puede establecer un acuerdo de finiquito entre el empleador y el empleado.
- Liquidación y pagos finales: Se deben calcular y realizar los pagos finales correspondientes al empleado, como salarios pendientes, bonificaciones, comisiones y cualquier otro pago acordado.
- Certificados y referencias: Proporcionar al empleado certificados de empleo que confirmen la duración y la naturaleza de su trabajo en la empresa. Si el empleado lo solicita, también se pueden emitir referencias laborales que destaquen sus habilidades y contribuciones.
- Entrega de documentos relevantes: El empleado debe devolver cualquier propiedad de la empresa, como tarjetas de acceso, equipos, uniformes, etc.
- Dar de baja en la Seguridad Social: El empleador tiene que comunicar la baja del trabajador en la Seguridad Social dentro de los 3 días naturales desde la extinción del contrato.
En resumen, la gestión de los documentos al concluir un contrato laboral requiere una cuidadosa planificación y ejecución para asegurar una transición fluida y conforme a la normativa. Siguiendo los pasos mencionados, tanto la empresa como el empleado pueden garantizar un cierre laboral ordenado y justo.
Consideraciones al Firmar el Finiquito: El Acuse de Recibo en la Práctica
No es obligatorio firmar el finiquito. En todo caso, el trabajador puede firmar el finiquito pero, para mayor seguridad jurídica, firmarlo como “recibí, no conforme”, “recibido, no conforme” o similar. Esto facilita una posterior reclamación judicial, ya que, aunque reconoce haber recibido el documento, también hace constar que no está de acuerdo con su contenido. Sí es muy importante, ante la más mínima duda, no firmar el finiquito como “conforme”, ya que este acto tiene, en principio, valor liberatorio (es decir, libera a la empresa de las obligaciones económicas reflejadas en el documento). Entonces, firmar como “conforme” puede complicar la reclamación del finiquito, aunque no siempre impedirá que prospere. El trabajador tiene un plazo de 1 año para interponer la reclamación de cantidad, si considera que no es correcto. No obstante, hay que tener en cuenta que, aunque se suela hablar de “reclamar el finiquito”, no se reclama el finiquito exactamente, sino aquella partida concreta que se considera que no se ha pagado en la cantidad debida (el salario, las horas extraordinarias, etc.). El trabajador podrá solicitar la presencia de un representante legal de los trabajadores en el momento de proceder a la firma del recibo del finiquito, haciéndose constar en el mismo el hecho de su firma en presencia de un representante legal de los trabajadores, o bien que el trabajador no ha hecho uso de esta posibilidad.
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