Al emitir facturas electrónicas, es importante añadir toda la información necesaria para informar al SAT sobre el tipo de actividad que ampara el comprobante. Estamos hablando de las addendas, y a continuación te contaremos qué son, para qué sirven y cómo se utilizan.
En facturación electrónica, se conoce como addenda un formato que proporciona información adicional a la incluida en la factura electrónica, requerida muchas veces por empresas a sus proveedores de productos y servicios. Estas empresas comúnmente suelen ser grandes cadenas comerciales pertenecientes al sector de ventas al público, manufactureras, aseguradoras, entre otras. Las empresas que facturan sus productos añaden contenido de interés para quienes les ha solicitado dicho documento por sus compras.
Como su nombre en latín lo indica, la Addenda (plural del vocablo ‘Addendum’) son las “cosas por añadir”; es decir, en este caso se trata de un agregado a una factura comercial. Y no obstante que se trata de datos complementarios, este documento no debe confundirse con el Complemento de CFDI, pues su propósito y estructura son muy distintos.
¿Qué es la Addenda en una factura?
Cuando elaboras una factura electrónica, sus campos de llenado te solicitan cierta información obligatoria que sirven para rendir cuentas de forma transparente sobre tus movimientos. Pero hay ciertos datos que no son relevantes para la autoridad tributaria y, en cambio, sí le ayudan mucho a las empresas a llevar una organización administrativa más eficiente.
¿Para qué sirve una Addenda de CFDI?
En otras palabras, al incorporar la Addenda al Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de forma posterior a su emisión, se brinda la información específica de interés para contextualizar la operación.
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¿Por qué son útiles las Addendas?
La utilidad de las Addendas puede entenderse si las comparas con la manera en que administras tu negocio. Con una Addenda sería más fácil trasladar esto a las facturas con fines de un resguardo documental en completa organización. Para las compañías de gran tamaño es mucho más fácil llevar su contabilidad con ayuda de las Addendas que solicitan.
Las addendas son complementos del CFDI que contienen información comercial, no fiscal, por lo que no forman parte de los requerimientos del SAT. El rubro IIID del anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) especifica las reglas a seguir en la emisión de las addendas.
Datos que pueden incluir las Addendas:
- Comercial: Datos como nombre de la empresa, correo electrónico, dirección, sucursales, tipo de productos, cantidades, dimensiones, forma y medios de pago.
- Operativa: Información sobre la cantidad de productos, número de lote y serie, tipo de almacenaje, ente otros datos.
- Logística: Los elementos que se agreguen al archivo XML pueden incluir especificaciones que deben ser acordadas entre el cliente y el proveedor, ya que les servirán como medio de control interno de la mercancía.
Las addendas permiten añadir información indispensable sobre la mercancía a la factura emitida, de modo que sea más fácil el transporte, el almacenamiento y control logístico de los productos.
Ejemplo de Addenda
Para mencionarte una Addenda de ejemplo podríamos elegir supuestos de muy distinta naturaleza.
¿Cómo agregar la Addenda al XML?
Como sabes, los archivos XML se acompañan de sus respectivas versiones en PDF. Facturama, la plataforma que ayuda a crecer tu negocio, optimiza tu proceso de facturación mediante la facturación automatizada.
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Las addendas en las facturas electrónicas son una modalidad de facturación adoptada en México y permitida por el SAT.
Esta Addenda se adquiere a través de una suscripción mensual o anual. Una vez adquirido se tiene que configurar el artículo con el RFC y sucursal que se estará utilizando.
Para otorgar los permisos al RFC emisor que usará la Addenda Constructora, realiza lo siguiente:
- Ingresa al apartado de Administración y selecciona “Mis suscripciones”.
- Ingresa a la pestaña “Configuración” y selecciona sucursal y empresa a la que se otorgaran los permisos de la suscripción.
- Una vez seleccionados, da clic en el botón agregar para que se agreguen los valores al recuadro de la derecha “Valores aplicados”.
- Autoriza que se aplique la suscripción a la empresa y sucursal.
- Confirma que los valores aplicados (empresa y sucursal) ya se encuentren en el recuadro de la derecha y da clic en el botón GUARDAR.
Una vez que se finalice con el registro de los datos de tu cliente y de las mercancías ( conceptos) en el apartado de catalogos, puedes proceder a la elaboración de tu factura.
Puedes hacer la búsqueda por descripción, clave del producto o servicio y clave interna, solo activa la opción desde el engrane que se encuentra a la derecha de la casilla del concepto.
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- Tipo de comprobante: Ingreso.
- Método de pago: Una sola exhibición (si el cliente pagará de inmediato o dentro del mes en curso en un solo pago). -En parcialidades y/o diferido (si el cliente pagará por partes o después del mes en curso).
- Forma de pago: manera en que tu cliente pagará.
Pestaña 1. Esta pestaña se colocó en un inicio para colocar texto adicional en el formato de su factura con addenda constructora, sin embargo está inactiva ya que para agregar texto de una manera más organizada y presentable se anexó la pestaña Tabla y Registro tabla.
Pestaña 2. Aquí nos permite introducir información que irá desglosada en una tabla. Los rubros que se anexen aquí, darán apertura a las columnas que se mostrarán en tu archivo PDF.
- Título: colocaremos el título que llevará esa tabla.
Pestaña 3. Es donde va recabada la información que se colocará en cada cabecera (columna), es decir, son las filas.
Pestaña 4. Para agregar nuestras cantidades a desglosar, primeramente debemos marcar si se trata de un resultado, una retención o bien si colocaremos una cantidad de manera informativa no se marca ninguna, todo es de acuerdo al caso.
- Nombre: colocamos el nombre que representara esa cantidad.
- Porcentaje: si deseamos que se vea el porcentaje al que equivale ese monto, lo colocamos. Si vamos a agregar otra cantidad volvemos a realizar el procedimiento anterior (llenar los campos y clic en guardar).
Una vez que ya tenemos la información plasmada del lado izquierdo que es la información que requerimos salga en nuestra factura damos clic en a la siguiente pestaña: firmas.
Pestaña 5. Esta última pestaña también es opcional, en caso de usarla, aquí describiremos el puesto y nombre de la persona que firmará el documento.
- Línea uno: pondremos el puesto o cargo que ocupa la persona.
- Línea dos: Podemos colocar la profesión o departamento al que pertenece.
- Línea tres: nombre de la persona.
Una vez que la información está plasmada del lado izquierdo podemos dar clic en guardar (botón inferior). No olvides seleccionar una plantilla: CONSTRUCTORA (la cual da formato; color y diseño a la factura) y verifica que el emisor seleccionado es el correcto.
- Exportar: Podrás guardar el comprobante dentro de tu computadora. Podrás acceder a otras opciones si seleccionas los pequeños triángulos color blanco debajo de cada botón.
- Enviar a otra dirección de correo diferente a la que registraste en la información de tu cliente.
- Exportar XML o PDF de tu comprobante .
Una vez timbrada tu factura, podrás consultarla en el apartado Facturación, CFDI emitidos.