La contabilidad es una parte fundamental de la buena administración de un negocio y sus esfuerzos por construir una empresa fuerte. Su importancia no radica solamente en la función que desempeña en el cumplimiento del pago de impuestos, pues además es una forma de llevar el registro de las finanzas de la empresa, permitiéndole a su dueño o a sus socios medir objetivamente el desempeño de su negocio y dándoles la información necesaria para tomar decisiones en el presente y hacer planeaciones para el futuro. Debes tener siempre en mente que por muy bueno que seas como emprendedor, en las áreas de ventas o de administración, si no tienes un manejo apropiado de la contabilidad de tu negocio podrías estar en problemas sin darte cuenta.
La Importancia de una Contabilidad Rigurosa
La información que se presenta en la contabilidad es tan útil para llevar el control de los ingresos y los egresos, como para hacer planes a futuro y tomar decisiones inteligentes y bien informadas en el presente. Por muy pequeño que un negocio sea debe conocer cuánto gana, cuál es la utilidad o en su defecto la pérdida que tienen sus actividades, cuáles son las deudas que tiene y cuáles son sus acreedores, en qué gasta y/o se invierte el dinero, entre otra información de gran importancia que es accesible y comprensible gracias a la labor de un contador.
Toda esta información además de estar disponible para ti como dueño o socios de un negocio, puede estar al alcance de otros departamentos, dándoles también información relevante para la realización y planeación de actividades, de forma que al mismo tiempo que llevan a cabo su trabajo procuren la salud financiera del negocio.
Opciones para la Gestión Contable
Hay diversas formas en las que puedes comenzar a administrar la contabilidad de una empresa. En México ya existen diferentes startups que se encargan de ayudar a las pequeñas y medianas empresas con su contabilidad, como Dashboard, que te permite escoger el plan que se ajuste a tus necesidades de negocio y así cumplir con tus obligaciones fiscales y contables. Otra startup en México que te puede ayudar es Konta, que es una app que te permite automatizar tus impuestos y tener asesoría contable. La app de Konta te permite conectar tu cuenta de banco y tu RFC del SAT para calcular y declarar impuestos en minutos. Y por supuesto, la otra opción es que contrates a un contador directamente para que administre los impuestos de tu empresa.
¿Por qué llevar la contabilidad con un profesional?
Más que llevar libros y registros de ingresos y egresos, un contador utiliza esta información para elaborar y analizar reportes y estados financieros, y así monitorear el estado financiero de la empresa y proveerla de la información necesaria para la toma de decisiones.
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Operaciones Financieras entre Socios y Empresa: Préstamos y Aportaciones
En el marco de las pequeñas y medianas empresas, especialmente en sociedades de responsabilidad limitada (SL), es frecuente que los socios realicen aportaciones económicas a la empresa más allá del capital social formalmente suscrito o, por el contrario, que sea la sociedad quien preste dinero a sus socios. Estas aportaciones suelen adoptar la forma de préstamos. En este artículo vamos a ver cómo se contabilizan estos préstamos entre socios y empresa, cuál es su tratamiento jurídico y fiscal, y qué precauciones se deben tomar para evitar conflictos o inspecciones por parte de la Agencia Tributaria.
¿Qué son los préstamos de los socios a la empresa?
Un préstamo de un socio a la empresa es una operación financiera mediante la cual uno o varios de sus socios entregan dinero a la sociedad a título de préstamo, es decir, con obligación de devolución. Además, estas operaciones tienen implicaciones contables, fiscales y jurídicas. Sí, es legal que un socio preste dinero a su empresa, ya sea una sociedad limitada (SL) o una sociedad anónima (SA).
Características de los préstamos de socios
Las características de los préstamos por parte de los socios son las siguientes:
- Son préstamos que se rigen por el Código Civil o, en su caso, por el Código de Comercio y la Ley de Sociedades de Capital, ya que se trata de préstamos entre particulares (socio) y persona jurídica (empresa).
- Pueden ser remunerados (con intereses) o gratuitos (sin intereses).
- Aunque no es obligatorio, es recomendable formalizar un contrato de préstamo con las condiciones pactadas entre las partes. Además, debe reflejarse contablemente en la empresa.
- En cuanto al plazo de devolución, debemos estar a lo especificado en el contrato o en acuerdo de junta. Puede ser a corto o largo plazo.
- No altera el capital social; es decir, la empresa no adquiere más capital, pero sí contrae una deuda con el socio.
¿Y si es la empresa la que presta dinero a un socio?
En este caso, se debe tener mucho más cuidado, ya que el préstamo de una empresa a uno de sus socios puede ser objeto de inspección por parte de Hacienda, pues podría interpretarse como una forma encubierta de distribuir beneficios o retribuir al socio. Es importante justificar de forma adecuada este tipo de préstamos. Además, si el socio es administrador de la empresa, este tipo de operaciones deben declararse en el Impuesto sobre Sociedades, si superan determinados importes.
Contabilización de Préstamos entre Socios y Empresa
Desde el punto de vista contable, los préstamos entre los socios y la empresa deben reflejarse correctamente en los libros contables, ya que tienen naturaleza financiera. Cuando el socio es el que presta dinero a la empresa, esta operación se contabiliza como una deuda (pasivo) que la empresa tiene con el socio. Se trata de una operación financiera en la que el socio presta dinero a la sociedad de manera formal, ya sea para afrontar tensiones de tesorería, financiar proyectos o evitar acudir a financiación externa. Para formalizar este tipo de préstamo, es muy recomendable redactar un contrato de préstamo donde se reflejen los siguientes datos:
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- Importe del préstamo
- Fecha de entrega del dinero
- Plazo de devolución
- Tipo de interés pactado (si lo hubiera)
- Forma de amortización (plazos, cuotas, vencimientos)
- Garantías
La contabilización de los préstamos realizados por los socios depende principalmente del plazo de devolución previsto y de si devengan o no intereses.
Plazo de devolución
En cuanto al plazo, nos encontramos dos posibles escenarios:
- A corto plazo (menos de un año): Se utiliza la cuenta 551. “Cuenta corriente con socios y administradores” si no se formaliza como préstamo, o bien la cuenta 523. “Deudas a corto plazo con partes vinculadas” si hay contrato.
- A largo plazo (más de un año): Se utiliza la cuenta 1635. “Deudas a largo plazo con partes vinculadas” o la cuenta 175. “Obligaciones y bonos a largo plazo” si se emiten títulos valores.
Asiento contable de un préstamo sin intereses (socio a empresa)
Esto significa que la empresa recibe dinero y tiene la obligación de devolverlo, pero no tiene que pagar nada extra por él. Cuando el dinero entra en la cuenta bancaria de la empresa, hay que dejarlo registrado. En este sentido, el día que el socio hace la transferencia a la empresa:
- Se anota en el DEBE-572 Bancos (porque el dinero entra en la cuenta bancaria de la empresa).
- Se anota en el HABER-1635 Deudas a largo plazo con socios (o 523 si es a corto plazo). Se anota así porque la empresa tiene ahora una deuda con el socio.
Asiento contable de un préstamo con intereses (socio a empresa)
Si el préstamo devenga intereses, esos intereses son un gasto para la empresa y un ingreso para el socio. Se deben contabilizar conforme a su devengo, y también tienen implicaciones fiscales (IRPF para el socio e Impuesto sobre Sociedades para la empresa).
Cuando la empresa presta el dinero al socio
En este caso, estamos ante un derecho de cobro que tiene la empresa, por lo que se registra como un activo financiero. Este tipo de préstamo debe estar perfectamente justificado, documentado y realizarse en condiciones de mercado, es decir, como si fuera una operación con una entidad externa. Al igual que en el caso anterior, es fundamental contar con un contrato de préstamo donde se detallen los siguientes datos: condiciones del préstamo (importe, interés y plazo), las obligaciones del socio de devolver el dinero y garantías.
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En cuanto al plazo de los préstamos, se utilizarán unas cuentas u otras:
- Si es a corto plazo: se utiliza la cuenta 551 "Cuenta corriente con socios y administradores".
- Si es a largo plazo: se utiliza la cuenta 252 "Créditos a largo plazo a partes vinculadas".
En cuanto al asiento contable, se contabiliza de la siguiente manera:
Debe: 551 Cuenta corriente con socios y administradores (la empresa entrega el dinero)
Haber: 572 Bancos (salida de dinero de la empresa)
Tratamiento Fiscal de los Préstamos de Socios
Cuando el socio presta dinero a la empresa
- Para el socio: si el préstamo es remunerado, los intereses percibidos tributan como rendimientos del capital mobiliario en el IRPF y están sujetos a retención del 19%. Por el contrario, si el préstamo es sin intereses, no hay tributación para el socio, pero la AEAT podría cuestionar la gratuidad si se trata de un préstamo continuo o elevado.
- Para la empresa: Los intereses pagados al socio son gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, siempre que estén justificados, reflejados contablemente y no superen los límites de vinculación establecidos en la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS). Además, en operaciones vinculadas, se deben cumplir las condiciones del principio de libre competencia, es decir, que los intereses no sean superiores a los de mercado. La empresa debe practicar una retención a cuenta del IRPF del 19% sobre los intereses abonados al socio y declararlos mediante el modelo 123. Luego se informa en el modelo 193 (resumen anual).
Cuando la empresa presta dinero al socio
- Para el socio: Si el préstamo es sin intereses, o con un tipo inferior al de mercado, Hacienda puede imputar un rendimiento en especie por la diferencia. Este rendimiento se declarará en el IRPF del socio.
- Para la empresa: Solo podrá deducirse el ingreso financiero generado por los intereses si estos están debidamente contabilizados y pactados en contrato.
Consecuencias de una Contabilización Incorrecta
Si no se retienen los impuestos o no se declaran los intereses, Hacienda puede imponer sanciones. Además, si no se documenta de forma adecuada, puede haber conflictos entre socios en caso de disolución o venta. Y, en situaciones de insolvencia, los préstamos de socios pueden considerarse subordinados en la prelación de créditos. Las cuentas por pagar a socios deben tratarse con precaución. Para abordarlas se debe atender la naturaleza real de la transacción, tener en cuenta las definiciones y principios conceptuales de las Normas Internacionales de Información Financiera. “Esencia sobre forma.” El literal b) del párrafo 2.15 del Estándar para Pymes define un pasivo como una obligación presente derivada de hechos pasados, al vencimiento de la cual, y en aras de cancelarla, la entidad debe desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
Desde Legálitas Negocios te podemos ayudar a gestionar correctamente los préstamos entre socios y empresa, asegurando que se formalicen de manera legal, clara y sin riesgos fiscales.
Otras Formas de Retribución y Gestión de Fondos con Socios
1. No distinguir el dinero de la sociedad del propio (del socio)
Hacer uso del dinero como si no existiera distinción entre el patrimonio de la sociedad y el del socio. A priori se evita tributar por el mismo y si no hay inspección de por medio (que la habrá) es la opción más económica. Desde aquí desaconsejamos totalmente esta práctica, que es ilegal.
2. Salarios
Por el trabajo prestado en favor de la sociedad, el socio/administrador puede recibir una nómina, un sueldo. La normativa fiscal y de Seguridad Social limita las ocasiones en las que un socio/administrador puede ser empleado por cuenta ajena (trabajador) ya que se considera que para ser empleado no debe poseer control sobre la sociedad ni realizar funciones de gerencia (la casuística es más compleja y dependerá del porcentaje de capital, las funciones y el concepto de cobro).
Si el socio es administrador de la sociedad o se cumplen las condiciones de dependencia y ajenidad para que las funciones realizadas por el socio en la misma no sean consideradas por cuenta propia, la retribución se consideraría rendimiento del trabajo, gasto deducible para la sociedad que debe ser objeto de retención según tablas (o al tipo fijo del 35% por el desempeño como administrador) que ingresará la sociedad a través del modelo 111. La tributación final para el socio dependerá del importe total incluido en la base imponible general del IRPF cuyo tipo marginal es del 45% para rentas superiores a los 60.000 euros y del 49% para rentas superiores a 300.000 euros.
3. Cobro de facturas
En los casos en los que la normativa impide considerar el régimen laboral, el socio administrador deberá emitir facturas por los servicios prestados a favor de la sociedad y proceder a su cobro. Si el socio presta servicios profesionales a la sociedad, el importe facturado se considerará un rendimiento de actividades económicas, gasto deducible para la sociedad con una retención al tipo fijo del 15% que ingresará la sociedad a través del modelo 111. La tributación final para el socio dependerá del importe total incluido en la base imponible general del IRPF, a lo que hay que añadir el IVA si no se trata de actividades exentas (el IVA repercutido que ingresar para el socio a través del modelo 303, hecho a considerar aun cuando el efecto conjunto sea neutro por el aumento en el IVA deducible para la sociedad).
4. Dividendos
El socio puede recibir dividendos por su participación en el capital social, siempre que la Junta de Socios o Accionistas acuerden su reparto. Estas cantidades son independientes de cualesquiera de los servicios prestados, ya que retribuyen exclusivamente en la condición de socio de la mercantil. Para el socio es un rendimiento de capital mobiliario con lo que ello conlleva: retención del 19% que la sociedad deberá ingresar a través del modelo 123 y tributación final en la base imponible del ahorro del IRPF del socio a un tipo marginal del 23% si se superan los 50.000 euros. Para la sociedad este desembolso no es deducible, teniendo que cumplirse que como consecuencia del reparto el patrimonio neto no se quede inferior al capital social ni las reservas disponibles inferiores a los gastos en Investigación y Desarrollo. Cumpliéndose estos requisitos se puede repartir dividendos incluso si la empresa tiene pérdidas.
5. Préstamo (de la sociedad al socio)
Un préstamo como tal deberá ser devuelto a la sociedad. Para la realización de estos préstamos en la SL se requiere un acuerdo expreso de la Junta (art. 162 LSC), que literalmente dispone “…mediante acuerdo concreto para cada caso, podrá anticipar fondos, conceder créditos o préstamos, prestar garantías y facilitar asistencia financiera a sus socios y administradores.” Se trata de una operación sujeta pero exenta de IVA y por tanto no sujeta a ITP, por lo que no es necesario presentar el modelo 600 si se documenta en contrato privado. Para el socio no conlleva carga fiscal, aparte de su devolución en el plazo pactado (de lo contrario se considerará un dividendo encubierto y por tanto sancionable). Para la sociedad la tributación viene determinada por el interés que debe incluir el préstamo al tratarse de una operación entre partes vinculadas (como mínimo el interés legal del dinero, un 3% actualmente), un interés que incluirá como cualquier otro ingreso financiero en el resultado del ejercicio. Este interés sólo será objeto de retención por parte del socio si afecta el importe recibido a su actividad económica.
6. Cuenta corriente con socios y administradores (Cuenta 551)
Si la sociedad ha prestado al socio dinero de forma puntual y a corto plazo puede utilizar la cuenta corriente con socios y administradores (cuenta 551) sin necesidad de formalizar un contrato de préstamo ni considerar intereses. Es conveniente guardar justificante de los importes devueltos por el socio. Es cierto que como acabamos de ver el contrato de cuenta corriente debería entrar dentro del ámbito de aplicación del art. 162 y que requeriría acuerdo de Junta, pero en la práctica habitual se suele contabilizar en dicha cuenta sin tan acuerdo. El contrato de cuenta corriente se define como aquel contrato mercantil por el que se concede un crédito recíproco temporal por el que quedan obligadas ambas partes a ir apuntando en cuenta sus retiradas e ingresos sin exigirse el pago inmediato sino el saldo (que por tanto puede ser favorable a la sociedad, pero también al socio) a una fecha. El Plan General Contable (Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad) lo incluye en la cuenta contable 551, figurando en el activo corriente la suma de saldos deudores y en el pasivo corriente la suma de saldos acreedores.
La correcta gestión y regularización de la cuenta 551 es fundamental para evitar problemas fiscales y garantizar la transparencia en la contabilidad empresarial. Exploraremos en detalle esta cuenta contable esencial para registrar las transacciones financieras entre una empresa y sus socios o administradores:
- Controlar los movimientos de dinero.
- Determinar la situación financiera.
- Cumplir con las obligaciones fiscales.
Para la regularización y gestión de la cuenta 551:
- Revisar los movimientos registrados.
- Identificar el saldo final.
- Determina si el saldo es deudor o acreedor.
- Hacer cuentas con los socios y administradores y liquidar los saldos pendientes.
Para regularizar este saldo, la empresa puede acordar con el socio un pago parcial o total, una devolución del dinero, una ampliación de capital, la formalización de un préstamo o una compensación con beneficios. La gestión meticulosa y una regularización periódica de la cuenta 551 ayuda a:
- Evitar problemas fiscales.
- Garantizar la transparencia.
- Cumplir con la normativa contable.
Justificación de Aportaciones de Socios para Adquisición de Activos
Compramos un local, mobiliario y demás, con las aportaciones de los socios. Pero ahora llega la hora de justificar el pago. Queremos justificar el pago de las compras con las aportaciones de los socios. Las facturas de adquisición de los bienes, ¿a nombre de quién están? ¿Cómo se ha realizado el pago, y desde dónde? Esos bienes en concepto de aportación de capital social, ¿están reconocidos en la Escritura? Me cuesta creer que una compra de local se haya hecho en efectivo, y que deba ser reconocido como efectuado desde Caja. Detalla el circuito exacto y concreto de la adquisición de los bienes. A nombre de quién figuran las facturas. Quién las ha pagado y de qué forma. Y sobre todo, qué es lo que consta en la Escritura de constitución como aportación de capital social, y de qué forma. Después se podrá dar una contestación coherente.
No se trata de justificar ninguna subvención ni nada parecido. La facturación se ha realizado a sus correspondientes acreedores. Pero los pagos todavía no se han contabilizado. Se quieren contabilizar mediante aportaciones de los socios que es como se han pagado realmente.
Contabilización de pagos directos de socios a acreedores de la empresa
Si los pagos a los acreedores han sido realizados directamente por los socios, es decir, a través de sus cuentas bancarias particulares (descartamos el efectivo por los importes supuestamente elevados), y si el documento de pago ha sido mediante transferencia o talón de los propios socios, no es conveniente hacer pasar el pago por Caja. El asiento sería:
DEBE:
- 21*.-Inmovilizado material
- 472.- IVA
HABER:
- 551.- Socios
Posteriormente, esa aportación de los socios, podrá ser restituida a los socios (dentro de un plazo prudencial). El apunte señalado anteriormente es, única y exclusivamente, para aquellos bienes que hayan sido pagados directamente por los socios a los acreedores, según facturas a nombre de los mismos. Pagos satisfechos a través de sus cuentas particulares o de su bolsillo, conforme yo lo interpreto. Si las facturas de esos bienes están a nombre de los socios, el registro sería en Inmovilizados, conforme a la naturaleza de cada uno de ellos. No en gastos. Las facturas serían pagadas en su momento por los socios, por cuyo motivo, cara a los Proveedores, en cuanto al pago no hay que hacer nada. Ya lo hicieron los socios.
Aportaciones para capital social vs. deuda
Entonces la 551 quedaría como una deuda de la empresa hacia los socios. Pero no quiero que quede como una deuda. ¿No pueden figurar el inmovilizado como aportaciones de capital social? Esa posibilidad ya ha quedado contestada anteriormente. En un principio puede figurar como aportación de socios en el Patrimonio Neto, debiendo ser aprobado por la Junta General, y liquidación por ITP. Lo que tenemos que justificar es que se ha hecho un ingreso en caja mediante una aportación de los socios (aportación con la que se adquiere el local y equipos informáticos) y que dicha aportación no quede como deuda de la sociedad porque realmente el local y equipos informáticos son elementos que forman parte del capital social de la empresa (sin embargo la cuenta 100 aún no la hemos definido, es decir, no tenemos el asiento de constitución hecho). Es decir, lo que ha pasado es que se ha facturado porque empezamos de correprisas por junio (con el local y todo comprado), entonces nos dedicamos a facturar y ahora queda pendiente el asiento de constitución.
Se puede hacer:
570 a 551 (desde la 570 se realiza el pago a los proveedores de inmovilizado)
y a final de ejercicio para saldar la 551:
551 a 100 (para reflejar esa aportación de los socios).
La cuenta 102 no es de utilización en sociedades. En su lugar, debería ser la 100.
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