La responsabilidad fiscal de administradores de empresas es un asunto de gran importancia en el ámbito del derecho tributario y mercantil. Un error en la contabilidad, una falta de información o un incumplimiento de pagos pueden acarrear sanciones personales para el directivo, incluso poniendo en riesgo su propio patrimonio. La responsabilidad fiscal aparece cuando el administrador de una empresa no cumple bien con lo que debe ante la Agencia Tributaria. Conocer los deberes, las funciones y las responsabilidades de una empresa es fundamental, especialmente si eres el administrador. Derivadas de las funciones de los administradores de la empresa se generan sus responsabilidades, las cuales pueden alcanzar todo el patrimonio personal. En este artículo vamos a tratar cuándo se va a considerar al administrador responsable tributario a efectos de poder exigirle la deuda tributaria.
La Representación Legal de la Sociedad por parte del Administrador
En primer lugar, analizaremos a quién corresponde la representación legal en la Ley General Tributaria. En las sociedades de capital, la representación de la sociedad corresponde a los administradores en la forma que se determina en los estatutos, conforme a las siguientes reglas:
- Administrador único: El poder de representación corresponde necesariamente a éste.
- Administradores solidarios: El poder de representación corresponde a cada administrador.
- En la sociedad de responsabilidad limitada, si hubiera más de dos administradores mancomunados, el poder de representación se ejercerá mancomunadamente al menos por dos de ellos.
- En el consejo de administración, el poder de representación corresponde al consejo. No obstante, los estatutos podrán atribuir el poder de representación a uno o varios miembros del consejo.
Declaración de Responsabilidad de los Administradores por Deuda Tributaria
¿Se pueden declarar responsables de la deuda tributaria a los administradores? La ley podrá configurar como responsables solidarios o subsidiarios de la deuda tributaria, junto a los deudores principales, a otras personas o entidades, entre ellos a los administradores. La Agencia Tributaria clasifica la responsabilidad en dos tipos: solidaria y subsidiaria. La responsabilidad alcanza el montante de la deuda tributaria que puede exigirse al responsable tributario. En el caso de los administradores, Hacienda les podrá derivar la responsabilidad y reclamarles el montante de la deuda. Estos organismos públicos, cuando vean que no pueden cobrar derechos de crédito, iniciarán el correspondiente expediente de derivación de responsabilidad. Además, diferenciaremos cuándo se va a considerar una responsabilidad solidaria y cuándo subsidiaria ante la derivación de la misma.
Responsabilidad Solidaria vs. Responsabilidad Subsidiaria
La aplicación de un tipo de responsabilidad u otra estará en función de la participación o no en la comisión de la infracción. A continuación recogemos una serie de supuestos que nos ayudarán a diferenciar el tipo de responsabilidad y alcance de la misma.
Responsabilidad Solidaria
La responsabilidad solidaria (artículo 42.1ª de la LGT), conlleva una implicación más activa y directa en la comisión de la infracción. Los administradores de la sociedad serán responsables solidarios si fueran los causantes o colaboradores activos en la comisión de la infracción. El administrador se hace responsable junto con la empresa cuando ha estado involucrado directamente en la infracción o ha obtenido beneficios de ella. La responsabilidad solidaria ocurre en aquellos casos en los que el administrador no solo tiene conocimiento de la infracción, sino que también participa o colabora activamente en la misma. La responsabilidad ascenderá a la cuota e intereses de demora vinculados con la infracción en la que el administrador participó más la sanción que corresponda.
Lea también: ACSC: Funciones Clave
En materia fiscal, los administradores son solidariamente responsables junto con la sociedad cuando esta última:
- Cambie su domicilio y este cambio no fuera notificado a las autoridades.
- Se encuentre ilocalizable.
- Omita enterar contribuciones retenidas.
- Realice una transmisión indebida de pérdidas fiscales (fusión, escisión, adquisición).
- Emita comprobantes que amparen o deduzca operaciones simuladas.
- No lleve contabilidad, la oculte o la destruya.
Cuando una empresa se encarga de recaudar impuestos a terceros, como el IVA o las retenciones que se aplican a los empleados, y no realiza el ingreso correspondiente de esos montos, el administrador de la empresa asume la responsabilidad de manera directa.
Responsabilidad Subsidiaria
La responsabilidad subsidiaria (artículo 43.1.a) de la LGT) va relacionada con la simple negligencia del correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias. Se presenta esta situación cuando la empresa no cumple y el administrador no actúa con la debida atención. Por otro lado, la responsabilidad subsidiaria se aplica en situaciones donde el administrador, debido a una falta de diligencia o cuidado, permite que la empresa incumpla con sus obligaciones fiscales o no realice el pago de sus impuestos. Para que haya una derivación de la acción administrativa, se requerirá que previamente sean declarados fallidos el deudor principal y, en su caso, los responsables solidarios, y será entonces cuando la Administración dictará acto de declaración de responsabilidad, que se notificará al responsable subsidiario.
A continuación, recogemos algunos supuestos en los que se considera al administrador responsable subsidiario:
- Administradores de hecho o derecho que, habiendo éstas cometido infracciones tributarias no hubiesen realizado los actos necesarios que sean de su incumbencia para el cumplimiento de las obligaciones y deberes tributarios, hubiesen consentido el incumplimiento por quienes de ellos dependan o hubiesen adoptado acuerdos que posibilitasen infracciones. La responsabilidad alcanzará las obligaciones tributarias y las sanciones.
- Administradores de hecho o derecho que hayan cesado en sus actividades, por las obligaciones tributarias que se encuentren pendientes en el momento del cese, siempre que no hubieran tomado medidas para su pago. La responsabilidad alcanzará las obligaciones tributarias pero no sanciones ni recargos.
- Administradores de hecho o derecho de personas jurídicas obligadas a efectuar declaración e ingreso de deudas tributarias derivadas de tributos que deban repercutirse o de cantidades que deban retenerse a trabajadores, profesionales u otros empresarios.
Un ejemplo es el caso de Martín, administrador único de una Sociedad Anónima que permanece inactiva desde 2015 y no presenta declaraciones del IS ni el Modelo 347.
Lea también: ¿Qué hace un Administrador Contable?
A continuación se presenta una tabla comparativa de los tipos de responsabilidad:
| Característica | Responsabilidad Solidaria | Responsabilidad Subsidiaria |
|---|---|---|
| Implicación | Más activa y directa en la comisión de la infracción. Causal o colaborador activo. | Simple negligencia. Permite el incumplimiento por falta de diligencia. |
| Requisitos Previos | No requiere declaración de fallido del deudor principal. | Requiere que el deudor principal y solidarios (si los hay) sean declarados fallidos. |
| Alcance | Cuota, intereses de demora vinculados a la infracción + sanción. | Obligaciones tributarias y, en algunos casos, sanciones (no recargos en cese de actividad). |
| Normativa Principal | Artículo 42.1ª LGT | Artículo 43.1.a) LGT |
Funciones y Deberes del Administrador
Las obligaciones de los administradores tienen distinta naturaleza: fiscal, en materia de seguridad social, financiera, mercantil y, en general, económica. Hay una máxima que debe cumplir todo administrador que es la de actuar de forma ordenada, ejemplar y con arreglo a las normas de la buena fe y el mejor interés para la sociedad. Los deberes de los administradores de las empresas vienen regulados en el Capítulo III del Título VI de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante, “LSC”). De manera general, los órganos de administración están sujetos a dos deberes fundamentales: el deber de diligencia y el deber de lealtad.
Los deberes principales incluyen:
- Deber general de diligencia.
- Deber de lealtad: Los administradores deberán desempeñar el cargo con la lealtad de un fiel representante, obrando de buena fe y en el mejor interés de la sociedad.
- Deber de evitar situaciones de conflicto de interés.
Los Administradores tendrán la responsabilidad inherente a su mandato y la derivada de las obligaciones que la ley y los estatutos les imponen. Dichos Administradores deberán guardar confidencialidad respecto de la información y los asuntos que tengan conocimiento con motivo de su cargo en la sociedad, cuando dicha información o asuntos no sean de carácter público, excepto en los casos en que la información sea solicitada por autoridades judiciales o administrativas. Las funciones de los administradores de la empresa son principalmente la planificación, la organización, la dirección y el control. La planificación tiene el objetivo de analizar de forma anticipada y teórica los objetivos, acciones, métodos y recursos necesarios para conseguir los resultados que se desean para la empresa. En primer lugar, se hace un análisis de la situación. Tras ello, se fijan los objetivos que se pretenden alcanzar y se definen las estrategias que van a llevarse a cabo para conseguirlos. La planificación es fundamental porque en ella se establecen los objetivos a alcanzar por la empresa en el futuro, lo cual constituye el punto central de cualquier organización. La dirección consiste en asignar a las personas que se responsabilicen de determinadas acciones. El control consigue que se utilicen eficientemente todos los recursos para lograr los objetivos. El administrador tiene la importante obligación de garantizar que la empresa cumpla con todas las normas tributarias, tanto en su aspecto formal como en el material.
En general, el consejo como órgano colegiado tiene el deber de supervisar las operaciones de la sociedad y el establecimiento y cumplimiento de políticas en materia de prevención de lavado de dinero, en materia ambiental y de protección al medio ambiente, protección de datos personales, condiciones generales de trabajo, seguridad e higiene y, en general, cumplimiento de obligaciones patronales, entre muchas otras materias.
Lea también: Importancia de la Contabilidad
Consecuencias del Incumplimiento Fiscal
Las sanciones fiscales no solo impactan negativamente en el balance financiero de la empresa, sino que también pueden acarrear serias consecuencias económicas y legales para el administrador. Cuando hay intención maliciosa o fraude tributario, la acción puede ser considerada un delito con penas de cárcel y multas elevadas. A los administradores se les puede fincar responsabilidad penal siendo de especial relevancia los delitos fiscales por presentar declaraciones, informes y/o avisos falsos, omisión de entero de contribuciones retenidas, simular operaciones o deducir operaciones simuladas, el registro de operaciones inexistentes entre otras.
Medidas Preventivas y Defensa del Administrador
Existen diversas medidas preventivas que permiten a los administradores no solo minimizar los riesgos fiscales, sino también actuar con total seguridad jurídica. A pesar de que el administrador tiene la capacidad de delegar, no queda libre de responsabilidad. Una estrategia de prevención constante, respaldada por servicios de gestión de patrimonio y optimización fiscal, asegura un cumplimiento más eficaz y seguro. La Hacienda tiene la obligación de comunicar de manera formal y por escrito el inicio del procedimiento correspondiente, así como los motivos que justifican la derivación del caso. Es completamente factible demostrar que el administrador actuó con la debida diligencia en el ejercicio de sus funciones, o incluso que la deuda en cuestión no le corresponde. Si la decisión no es favorable, se puede apelar ante el Tribunal Económico-Administrativo o por la vía contenciosa.
Normativa Aplicable
Las principales normativas que rigen las responsabilidades fiscales de los administradores incluyen:
- Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
- Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
- Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos.
- Real Decreto 520/2005, de 13 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento general de desarrollo de la LGT.
- TEAC, Resolución 4391/2014 de 23 junio 2016.
- TEAC, Resolución 2288/2016 de 21 julio 2016.