Al contratar un acompañante o un asistente de salud a domicilio (HHA) para cuidar a un adulto mayor en casa, hay dos opciones principales: puede trabajar con una empresa de atención domiciliaria o puede contratar un cuidador independiente.
Ventajas de Contratar a Través de una Agencia de Cuidados a Domicilio
Contratar cuidadores a través de una empresa de atención domiciliaria con licencia significa que las personas mayores y sus familias no tienen que preocuparse por aspectos como las consideraciones fiscales, los problemas de nómina, la fianza y el seguro de compensación laboral.
Las empresas de atención domiciliaria gestionan el lado del empleador en estos asuntos para sus cuidadores profesionales y sus clientes.
Esto incluye determinar si una persona puede trabajar legalmente en los Estados Unidos, retener el impuesto sobre el empleo, llevar registros y realizar pagos de impuestos.
Implicaciones Fiscales al Contratar un Cuidador Independiente
Contratar un cuidador a domicilio independiente que no esté afiliado a una empresa puede tener un impacto significativo en su factura fiscal.
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En estas situaciones, el cuidador es considerado un “empleado doméstico”, usted es considerado su “empleador doméstico” y, por lo tanto, es responsable de pagar sus impuestos de desempleo, Seguro Social y Medicare.
Si prefiere optar por esta vía en lugar de contratar un asistente de salud a domicilio a través de una empresa de atención domiciliaria, es fundamental comprender las implicaciones fiscales de esta decisión.
Definición de Empleados Domésticos y Empleadores Domésticos
Para fines fiscales, alguien se considera su empleado doméstico si usted dicta qué trabajo realiza en su hogar y sus alrededores y cómo se hace.
Un asistente de salud a domicilio independiente es su empleado doméstico si recibe instrucciones sobre cómo cuidar a su ser querido de usted o de otro miembro de la familia y usted le proporciona el equipo que necesita.
A diferencia de los empleados domésticos, los trabajadores autónomos (incluidos los contratistas independientes) determinan cómo realizan su trabajo y proporcionan su propio equipo y suministros.
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La mayoría de los cuidadores independientes no son contratistas independientes.
Los cuidadores independientes (también conocidos como cuidadores privados) entran en la categoría de empleados domésticos a menos que sean su padre, su cónyuge, su hijo (menor de 21 años) o un empleado menor de 18 años.
Verificación de Elegibilidad de Empleo para Cuidadores Independientes
Una vez que haya determinado que su cuidador independiente funcionará como empleado doméstico, lo primero que debe hacer es asegurarse de que pueda trabajar legalmente en los Estados Unidos.
Todas las formas aceptables de documentación para establecer su identidad y autorización de empleo se enumeran en la tercera página de este formulario.
El formulario completado no tiene que ser presentado formalmente ante ninguna agencia gubernamental, pero usted, como su empleador, debe guardarlo para sus registros.
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El gobierno puede pedirle que presente este documento en cualquier momento.
También deberá solicitar un Número de Identificación de Empleador (EIN) y mantener un registro del número de Seguro Social de su empleado doméstico en archivo.
Obligaciones Tributarias de un Empleador Doméstico
El monto del impuesto que debe contribuir por un cuidador independiente que sea un empleado doméstico variará, dependiendo del estado en el que viva y de cuánto pague por sus servicios.
Es vital que mantenga cuentas detalladas de toda la documentación relacionada con sus salarios e impuestos.
Debe conservar los registros de impuestos de empleo de un año determinado durante al menos cuatro años después de la fecha que sea posterior: la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos o la fecha en que se pagaron realmente los impuestos.
Cada vez que pague al cuidador, asegúrese de anotar la fecha de la transacción y detallar lo siguiente:
- Salarios del empleado, tanto en efectivo (por ejemplo, dinero en efectivo, cheque, giro postal) como en especie (por ejemplo, comida, ropa, alojamiento);
- Impuesto federal sobre la renta retenido;
- Impuesto estatal sobre el empleo retenido;
- Impuesto del Seguro Social retenido o pagado por su empleado; y
- Impuesto Medicare retenido o pagado por su empleado.
Cómo se Pagan los Impuestos Laborales
Retención del Impuesto Federal sobre la Renta
Los empleadores domésticos no están obligados a retener el impuesto federal sobre la renta de los empleados domésticos, pero pueden hacerlo si el empleado lo solicita.
Si su cuidador a domicilio independiente desea que usted retenga el monto de su impuesto sobre la renta de su cheque de pago, simplemente pídale que complete un Formulario W-4 (Certificado de Retención del Empleado) para sus registros.
Solo recuerde, si retiene su impuesto federal sobre la renta, usted es responsable de pagar el monto total el día de los impuestos.
También debe informar al asistente sobre el Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo (EITC), que puede reducir el monto que un trabajador de bajos ingresos debe en impuestos.
Tasas de Impuestos para Empleadores/Empleados Domésticos
Si los salarios de un empleado doméstico ascienden a menos de $2,400 en 2022, ni usted ni el empleado son responsables de pagar los impuestos de Medicare y del Seguro Social sobre esos salarios.
Si pagó al cuidador $2,400 o más, entonces usted es responsable de retener y pagar los impuestos de Medicare y del Seguro Social por su empleo, que es el 15.3 por ciento de sus salarios totales en efectivo.
En una situación laboral típica, las dos partes dividen este costo por la mitad, con el empleador pagando el 7.65 por ciento (6.2 por ciento para el impuesto del Seguro Social y 1.45 por ciento para el impuesto Medicare) de su propio bolsillo y reteniendo el 7.65 por ciento restante de los salarios de su empleado.
Considerando esto, aquí hay un resumen de las tasas y umbrales clave:
| Concepto | Umbral de Salario (2022) | Tasa del Impuesto | Notas |
|---|---|---|---|
| Seguro Social y Medicare | Menos de $2,400 | No aplicable | Ni empleador ni empleado pagan |
| Seguro Social y Medicare | $2,400 o más | 15.3% del total de salarios en efectivo | Empleador paga 7.65%, retiene 7.65% del empleado |
| Impuesto Medicare | Todos los salarios una vez alcanzado el umbral de $2,400 | 1.45% (0.0145) | |
| Impuesto de Seguro Social | Salarios hasta $147,000 | 6.2% (0.062) | |
| Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) | $1,000 o más en cualquier trimestre calendario del año fiscal | 6% de salarios hasta $7,000 | Debe ser pagado con fondos del empleador, ayuda a compensar trabajadores sin empleo |
Una vez que se alcanza el umbral de $2,400, todos los salarios se consideran al calcular el monto en dólares del impuesto Medicare de un empleado.
El monto del impuesto Medicare será el monto total de los salarios del cuidador para el año multiplicado por .0145.
Cuando se trata de calcular el impuesto del Seguro Social para un empleado doméstico, solo se gravan los salarios hasta $147,000.
El monto del impuesto del Seguro Social será todos los salarios hasta $147,000 multiplicados por .062.
Si paga a todos sus empleados domésticos un total de $1,000 o más durante cualquier trimestre calendario del año fiscal, entonces también debe cubrir el monto del impuesto federal de desempleo (FUTA) del seis por ciento, que ayuda a compensar a los trabajadores que pierden sus empleos.
Una vez que se cumple la calificación de $1,000 en un solo trimestre, se aplica un impuesto FUTA del seis por ciento a los salarios hasta $7,000.
El impuesto FUTA debe ser pagado con sus propios fondos.
Ciertos estados también requieren que los empleadores domésticos paguen un impuesto estatal de desempleo.
No envíe el Formulario W-2 a la SSA si no retuvo el impuesto federal sobre la renta y los salarios de Seguro Social y Medicare fueron inferiores a $2,400 para 2022.
Plazos y Recursos Útiles
Presente el Anexo H (Formulario 1040 o 1040-SR) Impuestos sobre el Empleo Doméstico.
Presente su propia declaración de impuestos sobre la renta personal (Formulario 1040, 1040-SR, 1040NR, 1040-SS o 1041), si es necesario, o presente el Anexo H por sí mismo.
La Publicación 926 del IRS (Guía de Impuestos para Empleadores Domésticos 2022) ofrece información más detallada sobre la presentación de impuestos como empleador doméstico y contiene una tabla de retención de impuestos para ayudarle a calcular cuánto deberán usted y su empleado en impuestos.
Una Manera Más Sencilla de Contratar Cuidado a Domicilio
Si gestionar y pagar impuestos como empleador doméstico no es algo para lo que se sienta preparado, considere contratar un cuidador a través de una empresa de atención domiciliaria con licencia.
La empresa se encargará de todas las obligaciones fiscales, el seguro de compensación laboral y los problemas de nómina, dejándole una tarifa por hora sencilla para los servicios de atención domiciliaria.
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