Las sociedades que se dedican a la comercialización de productos deben llevar un control exhaustivo de existencias en el almacén. La gestión de inventario es un proceso complejo que no está exento de errores, los cuales requieren ajustes de inventario. En todo almacén se pueden producir pérdidas, roturas, robos de artículos o errores al fijar la cantidad de artículos recibidos, lo que da lugar a un desajuste entre lo que refleja el software de gestión y la realidad del almacén. El conteo preciso de inventario afecta al valor que luego se incluye en el balance de situación.
Tipos de incidencias en el almacén
Como resultado del conteo, pueden detectarse diferentes situaciones:
- Pérdida de productos: un producto o lote puede perderse por mala ubicación o durante el transporte.
- Roturas: se pueden producir durante la manipulación tras la recepción o en el picking. Un producto estropeado es una pérdida porque no se puede entregar.
- Productos defectuosos: pueden recibirse de fábrica sin haber sido detectados a tiempo.
- Robo o pérdida: inventario que desaparece debido a hurtos o errores administrativos.
Tratamiento contable de las mercancías deterioradas
Es importante distinguir entre las pérdidas reversibles y las irreversibles. Las pérdidas o deterioros reversibles son aquellas donde estimamos que el valor de mercado está por debajo de su coste, pero el mercado puede cambiar. Por el contrario, en cuanto a las pérdidas irreversibles, debemos hacer la baja de las existencias en nuestra contabilidad. Se pueden contabilizar de dos maneras: registrar la pérdida en el momento en que ocurra o esperar al ajuste de existencias al cierre del ejercicio.
Si el valor contable está por encima del razonable, se deben seguir ciertas pautas. En general, procede anotar una pérdida cuando el valor neto realizable es inferior al precio de adquisición o coste de producción. Si se produce un deterioro del valor, deberá abonar la cuenta que corresponda del subgrupo 39 con cargo a la cuenta “693. Pérdidas por deterioro de existencias”.
Diferencias entre baja de inventario y depreciación
Es fundamental no confundir una baja con una depreciación, tal como se muestra en la siguiente tabla:
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| Concepto | Impacto contable |
|---|---|
| Baja de inventario | Elimina por completo el valor de un artículo cuando ya no es vendible. |
| Depreciación | Reduce el valor del inventario sin eliminarlo, ajustando su precio de venta. |
Procedimiento de ajuste y gestión
Al cierre de un periodo económico, se contabilizan las diferencias de inventario comparando los bienes en el sistema con la inspección física. Una vez realizado el asiento de ajuste, se procede a calcular el valor de los productos restantes. El registro de una baja implica realizar una entrada de débito en la cuenta de gastos de baja de inventario y la correspondiente entrada de crédito en la cuenta de inventario.
Las empresas suelen utilizar el método de las provisiones para crear una reserva para la obsolescencia del inventario, ajustando en consecuencia sus deducciones fiscales. Es necesario mantener registros precisos tanto para fines contables como fiscales, ya que si los registros incluyen artículos que deberían haber sido dados de baja, podría parecer que su empresa tiene más activos de los que realmente tiene.
Utilizar un software de gestión de inventarios es fundamental para prevenir errores y automatizar estos procesos. El uso de tecnología facilita la identificación de artículos invendibles y garantiza una visión realista de la salud financiera de la empresa, evitando una visión sesgada que pueda influir negativamente en las decisiones de negocio.
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